פעולות לסוכן

בקצרה

פעולות מאפשרות לחבר את סוכן הוואטסאפ למערכות של העסק: בדיקת מצב הזמנה, חיפוש פרטים ב-CRM, רישום פניות, או הפעלת תהליכים שבניתם ב-Make, ב-Zapier או ב-n8n. כאשר לקוח שואל על נושא שהוגדרה עבורו פעולה, הסוכן מבקש ממנו את הפרטים הדרושים, פונה למערכת החיצונית בזמן השיחה ומקריא לו אך ורק את השדות שאישרתם מראש.

לפני שמתחילים

• מי יכול להגדיר: רק «בעלים» ו«ניהול» יכולים להגדיר פעולות.
• מסלולים: פעולות לסוכן זמינות במסלולי «פשוט» ו«מתקדם» של «התותח בוואטסאפ», וכן בחבילת «משפחה מנצחת».
• מה צריך להכין: כתובת אינטרנט ציבורית ב-https שאליה המערכת תפנה, ומפתח גישה אם המערכת החיצונית דורשת אימות.
• להכרת שאר ממשקי החיבור במערכת, ראו כל החיבורים.

שלב אחר שלב

1. נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט. בתפריט הצדדי בוחרים בקבוצה «חיבורים» את «פעולות לסוכן». (בתצוגת «פוקוס»: לוחצים על לשונית «העסק», עוברים אל «הגדרות» ובוחרים בשורה «פעולות לסוכן»).
2. לוחצים על כפתור «פעולה חדשה».

3. ממלאים את פרטי הפנייה:
   • «שם הפעולה»: שם מזהה (למשל: «בדיקת סטטוס הזמנה»).
   • «מתי הסוכן משתמש בה»: כותבים במילים פשוטות מתי להפעיל את הפעולה (למשל: «כשלקוח שואל איפה ההזמנה שלו»).
   • «שיטה»: בוחרים «GET (קריאה)» לשליפת מידע בלבד, או «POST (שליחה)» לשליחת מידע ורישום פעולות.
   • «הכתובת»: מזינים את כתובת ה-https של המערכת שלכם.
   • «כותרת המפתח (לא חובה)» ו«המפתח»: אם נדרש אימות, מזינים את שם הכותרת באנגלית (למשל Authorization או X-Api-Key) ואת המפתח.
4. מגדירים את הנתונים תחת «הפרטים שהסוכן שולח»:
   • לוחצים «הוספת פרט» עבור כל נתון שהסוכן צריך לשלוח.
   • ממלאים «שם במערכת» באנגלית (למשל order_number) ו«מה לשאול» (למשל «מספר ההזמנה»). משאירים את «חובה» מסומן אם הפעולה אינה יכולה לרוץ בלי הנתון.
   • אם המערכת שלכם מאתרת לקוחות לפי מספר טלפון, סמנו «לשלוח גם את מספר הוואטסאפ של הלקוח (בשם customer_phone), למערכת שמוצאת לקוחות לפי טלפון».
5. לוחצים על «שמירת הפעולה». שורת הפעולה תתווסף לרשימה ותיפתח.
6. בודקים את החיבור: תחת «בדיקה», מזינים ערכים לדוגמה בשדות ולוחצים «שליחת בדיקה». מוודאים שמתקבלת ההודעה «המערכת ענתה תוך N שניות (קוד 200).» אם סימנתם שליחה של מספר הוואטסאפ של הלקוח, הבדיקה אינה שולחת אותו (היא שולחת רק את פרטי הדוגמה), ולכן ייתכן שהמערכת תענה בבדיקה אחרת מאשר עבור לקוח אמיתי.

7. בוחרים מה מותר לחשוף: תחת «מה הסוכן רשאי לספר ללקוח», מסמנים רק את השדות שחזרו מהבדיקה שהסוכן רשאי להקריא ללקוח. בשדה «איך הסוכן קורא ל-...» כותבים שם ברור (למשל «סטטוס»). לוחצים «שמירת הבחירה».
8. לוחצים על כפתור «פרסום לסוכן» בראש המסך. שמירה או הפעלה של פעולה יוצרות טיוטה חדשה בהגדרות הסוכן, ולכן הפעולה מגיעה לסוכן רק בגרסה המפורסמת הבאה ולא בגרסה שפעילה כרגע. ראו עוד במדריך פרסום הסוכן.

מה קורה אחר כך

• כשהלקוח פונה בוואטסאפ ושואל שאלה מתאימה, הסוכן מבקש ממנו את הפרטים החסרים.
• לאחר קבלת הפרטים, המערכת פונה לכתובת שהגדרתם, ממתינה עד 8 שניות ומעבדת את התשובה.
• הסוכן מקבל אך ורק את השדות שסימנתם, ומנסח תשובה טבעית ללקוח.
• בתוך שיחת הוואטסאפ נרשמת הערה פנימית לעיני הצוות: «הסוכן השתמש בפעולה «<שם>» וקיבל: <labels>.» (או הודעת שגיאה אם הפנייה נכשלה).
• כל שימוש נרשם ביומן «השימושים האחרונים» בשורת הפעולה (עד 50 השימושים האחרונים), כולל קישור «לשיחה» לבדיקת ההקשר. תוכן הנתונים עצמו אינו נשמר ביומן.

שאלות נפוצות

כמה פעולות אפשר להגדיר?

ניתן להגדיר עד 10 פעולות שונות במערכת. בכל פעולה אפשר להגדיר עד 8 פרטים שהסוכן שולח, ולסמן עד 12 שדות תשובה שהסוכן רשאי להקריא.

למה מופיע הכיתוב «מחכה לפרסום לסוכן»?

הפעולה שמורה ומופעלת, אך שינויים בפעולות מגיעים לסוכן רק לאחר לחיצה על «פרסום לסוכן» בראש המסך.

האם הסוכן יכול גם לעדכן נתונים במערכת שלי?

כן. אם בוחרים בשיטה «POST (שליחה)», המערכת שלכם יכולה לקלוט את הנתונים ולבצע פעולה (כמו פתיחת פנייה או עדכון רשומה). לקריאת נתונים בלבד, מומלץ לבחור ב-«GET (קריאה)».

מה קורה אם המערכת החיצונית לא עונה בזמן?

המערכת ממתינה עד 8 שניות לתשובה. אם המערכת שלכם אינה זמינה או מחזירה שגיאה, הסוכן מקבל הודעה שהפעולה נכשלה ומשיב ללקוח בהתאם, ובשיחה תופיע הודעה מתאימה לצוות.