חיבור Fireberry

בקצרה

מחברים את ה-CRM של העסק, וכל ליד שהסוכן רושם, כל תור שהוא קובע וכל שיחה שעוברת אליכם נכנסים ל-Fireberry באופן אוטומטי, יחד עם קישור ישיר חזרה לשיחה.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול» בלבד. חברי צוות («חבר צוות») אינם מורשים לחבר או לשנות את הגדרות הסנכרון.
• מסלולים תומכים: החיבור זמין במסלולי הוואטסאפ «פשוט» ו«מתקדם» (וכן בחבילה המשולבת «משפחה מנצחת»). הוא אינו נכלל במסלול טלפוני בלבד.
• הכנת הטוקן ב-Fireberry: נכנסים לחשבון שלכם ב-Fireberry, לוחצים על סמל גלגל השיניים בחלק העליון, בוחרים Integration ולאחר מכן API Forms. מעתיקים את כל התווים מתוך השדה My Token (טוקן תקין מכיל בין 8 ל-200 תווים, ללא רווחים).

שלב אחר שלב

חיבור המערכת

1. פותחים את «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט (תחת «ניהול והתאמה»), ובוחרים בקבוצה «חיבורים» את «Fireberry». בתצוגת «פוקוס» עוברים ללשונית «העסק», פותחים את אריח «הגדרות» ובוחרים «Fireberry». אפשר להגיע למסך גם דרך עמוד «כל החיבורים».
2. מדביקים את מפתח הגישה בשדה «הטוקן מ-Fireberry».

3. לוחצים על הכפתור «בדיקת חיבור ושמירה» (או מקישים Enter). הכפתור יציג את הכיתוב «בודקים מול Fireberry…». המערכת תוודא שהטוקן תקין באמצעות קריאת חשבון מול ה-CRM.
4. עם הצלחת הבדיקה, תופיע ההודעה «החיבור עובד. מעכשיו כל ליד חדש נכנס גם ל-Fireberry.». הטוקן נשמר במערכת באופן מוצפן ומאובטח, ולאחר השמירה מוצגים רק ארבעת התווים האחרונים שלו.

השהיה והפעלה מחדש

כדי לעצור זמנית את העברת המידע מבלי למחוק את החיבור:

• מכבים את המתג «כל ליד חדש נכנס ל-Fireberry». תוצג ההודעה «הסנכרון כבוי. מה שיקרה עד שתדליקו אותו לא יישלח.».
• כאשר מדליקים את המתג שוב, תוצג ההודעה «הסנכרון פועל שוב, מעכשיו והלאה.».

בדיקת החיבור

בכל שלב ניתן ללחוץ על «בדיקת חיבור» (בזמן הבדיקה יוצג «בודקים…»). המערכת תאמת מחדש את תקינות המפתח מול Fireberry, ובמידה שהיו עדכונים שהמתינו בתור לשליחה, הם ישלחו מיד.

החלפת טוקן בעת תקלה

אם תוקף המפתח פג או שהוא השתנה ב-Fireberry, תופיע שורת התראה אדומה המציינת ש-Fireberry אינו מכיר את הטוקן. במקרה כזה:

1. מעתיקים טוקן עדכני מתוך Fireberry (גלגל השיניים › Integration › API Forms › My Token).
2. מדביקים אותו בשדה «טוקן חדש מ-Fireberry».
3. לוחצים על «שמירת הטוקן החדש». כל העדכונים שהמתינו בתור יישלחו כעת אוטומטית.

ניתוק Fireberry

1. גוללים למטה אל אזור «ניתוק» ולוחצים על «ניתוק Fireberry».
2. בחלונית האישור («לנתק את Fireberry? הטוקן יימחק מהמערכת, ועדכונים חדשים לא יישלחו. מה שכבר נשלח נשאר ב-Fireberry.») מאשרים בלחיצה על «ניתוק».
3. תוצג ההודעה «Fireberry נותק והטוקן נמחק.», ומסך ההגדרות יחזור למצבו ההתחלתי.

מה קורה אחר כך

• קצב הסנכרון: בדיקת עדכונים מתבצעת ברקע בערך כל 20 שניות ושולחת בכל סבב עד 50 עדכונים הממתינים בתור.
• סנכרון ראשוני: בפעם הראשונה שמחברים את המערכת, הלידים הקיימים מועברים פעם אחת ל-Fireberry (עד 500 לידים קיימים שלא הוסרו; אנשי קשר לבדיקה אינם מועברים).
• מניעת כפילויות: המערכת מחפשת תחילה חשבון לקוח קיים (Account) ב-Fireberry לפי מספר הטלפון (הן במבנה 05 והן במבנה 972). רק אם לא נמצא לקוח תואם, נוצר כרטיס לקוח חדש בסטטוס ליד עם התיאור «נוצר אוטומטית על ידי סוכן הוואטסאפ של אוטומציות AI.».
• תיעוד פעולות כהערות ב-CRM:
  • פנייה ראשונה: «פנייה חדשה בוואטסאפ. הסוכן רשם את הלקוח כליד.».
  • פגישות ותורים: «הסוכן קבע תור», «התור הוזז» או «התור בוטל».
  • פנייה לנציג: «הלקוח ביקש לדבר עם אדם. השיחה עברה אליכם.» בצירוף סיכום מה שהסוכן רשם.
  • שיחות טלפון: תיעוד של «שיחה נכנסת» או «שיחה יוצאת» יחד עם תוצאת השיחה («נענתה», «הסתיימה», «לא נענתה», «תפוס», «תא קולי», «לא הצליחה»).
  • הערות ידניות שנכתבו על הליד במערכת.
  • כל הערה נפתחת בשורה «סוכן הוואטסאפ · אוטומציות AI», יכולה לכלול מועד ומספר טלפון, ומסתיימת בקישור «פתיחת השיחה ב-Agent OS».
• התמודדות עם תקלות תקשורת: אם Fireberry אינו זמין או מבקש להאט את קצב הפניות, המערכת ממתינה ומבצעת ניסיונות חוזרים אוטומטיים (לאחר 5 שניות, 30 שניות, 2 דקות, 10 דקות, שעה, 6 שעות וכל 24 שעות). שום מידע אינו הולך לאיבוד.

שאלות נפוצות

מה קורה אם הלקוח כבר קיים ב-Fireberry?

המערכת תאתר אותו לפי מספר הטלפון ותצמיד אליו את ההערות והפעולות החדשות מבלי לפתוח לקוח כפול. שדות של לקוח שהיה קיים ב-Fireberry מראש אינם נדרסים בעת עדכון שם או פרטים.

האם הסנכרון מעביר לידים שכבר היו במערכת לפני החיבור?

כן. בחיבור הראשוני מתבצעת העברה חד-פעמית של עד 500 לידים קיימים. אם ללקוח כבר יש כרטיס קיים ב-Fireberry, הוא ישויך אליו ללא פתיחת כרטיס כפול וללא כתיבת הערה על הכרטיס.

מה קורה אם Fireberry לא מגיב זמנית?

במסך תופיע התראה («Fireberry לא ענה כרגע. ננסה שוב בעוד כמה דקות, ושום דבר לא ילך לאיבוד.»). המערכת שומרת את כל הפעולות בתור ומנסה לשלוח אותן שוב במרווחי זמן מדורגים עד שהשירות חוזר לפעול.

האם חברי צוות יכולים להגדיר את החיבור?

לא. האפשרות לחבר, לבדוק, להשהות או לנתק את Fireberry שמורה לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. משתמש בתפקיד «חבר צוות» שיפתח את הקישור הישיר יוכל רק לראות את פרטי המצב הקיימים, ללא כפתורי פעולה או עריכה.