העוזר: כסף, מסמכים, משימות וקבצים

בקצרה

העוזר מאפשר לבדוק נתונים ולבצע פעולות בנושאי כספים, הצעות מחיר, גבייה, מסמכים מלקוחות, משימות צוות וקובצי ידע. קריאת מידע ושינויים שוטפים מתבצעים מיד, בעוד שפעולות כספיות, שליחת הודעות ללקוחות, מחיקות ודחיית מסמכים נעצרות בכרטיס וממתינות ללחיצה שלכם על הכפתור.

הרשאות ומסלולים

• תפקידים והרשאות: כל מה שקשור בכסף («הצעות מחיר»פתיחה במערכת, «גבייה»פתיחה במערכת והגדרות «תשלומים»), עדכון המחירון, חיבורים חיצוניים וקבצים שהסוכן שולח מותרים לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. חבר צוות שיבקש פעולות אלו ייענה שהפעולה פתוחה ל«בעלים» ול«ניהול». מנגד, טיפול במסמכים ששלחו לקוחות, ניהול משימות וטיפול בהודעות ממתקשרים פתוחים גם לבעלי תפקיד «חבר צוות».
• מסלולים במערכת: העוזר פעיל במסלולי «פשוט», «מתקדם» ובחבילה המשולבת של אוטומציות AI. בעסק שבו מופעל מסלול טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים»), העוזר אינו פעיל ומסכים אלה אינם קיימים.
• איפה פותחים: לוחצים על כפתור «העוזר» בסרגל העליון או מקישים במקלדת Ctrl J (או Cmd J במחשבי Mac). במסך טלפון נייד העוזר נפתח כחלונית מלאה. כשפותחים את העוזר במסכי «הצעות מחיר», «גבייה», «מסמכים», «ידע» או «מענה טלפוני», כלי העבודה המתאימים נפתחים אוטומטית.

כסף: הצעות מחיר, מחירון, גבייה ותשלומים

• קריאת נתונים מיידית: העוזר קורא נתוני הצעות מחיר (מספר הצעה, שם הלקוח, מצב וסכום כולל), פריטים במחירון, תמונת מצב של גבייה (חובות פתוחים, באיחור, בהבטחה, בדיווח ובשולמו), תזכורות שנשלחו, ותשלומים שדיווחו לקוחות וממתינים לבדיקה.
• עדכון המחירון וטיוטות: הוספה או עריכה של שורת מחירון (שם פריט, יחידה כגון «לשעה» או תיאור) מתבצעות מיד. ניתן גם להשבית פריט בלי למחוק אותו. טיוטת הצעת מחיר פנימית נוצרת ומתעדכנת מיד כטיוטה בלבד ואינה נשלחת ללקוח. תנאי ההצעה המודפסים מוגדרים במסך ההצעות בלבד.
• פעולות הדורשות כרטיס אישור:
  • פעולות על הצעות מחיר: לכל פעולה יש כרטיס נפרד משלה עם משפט הסבר וכפתור ייעודי לצד כפתור «ביטול» (הן אינן אפשרויות שונות באותו כרטיס):
    • אישור ושליחה ללקוח: כרטיס עם כפתור «אישור ושליחה ללקוח». אם הלקוח לא כתב ב-24 השעות האחרונות, ההצעה תצא רק בתבנית הצעות מאושרת.

- אישור ללא שליחה: כרטיס נפרד עם כפתור «אישור ההצעה». - ביטול הצעה: כרטיס נפרד עם כפתור «ביטול ההצעה», המבטל את ההצעה ומשבית את הקישור שלה.

• הוספת חוב חדש: מציג את כרטיס השער «חוב חדש לגבייה» עם השדות «הליד», «הסכום», «על מה» ו«עד מתי», וכפתורי «אישור» ו«ביטול».

• סימון חוב או ביטולו: מציג כרטיס עם כפתור «שולם» (לעצירת תזכורות) או «ביטול החוב».
• דיווח תשלום מלקוח: מציג כרטיס עם כפתור «הכסף הגיע» לסגירת החוב, או «לא התקבל» להמשך תזכורות כרגיל.
• ייבוא קובץ חובות: מצרפים קובץ CSV או אקסל באטב. העוזר מציג תחילה תצוגה מקדימה של הנתונים, ולאחר מכן כרטיס עם כפתור «ייבוא».
• מחיקת פריט מהמחירון: מציג כרטיס עם כפתור «הסרה».
• סליקה: העוזר אינו מחבר ספק סליקה כמו «SUMIT». הזנת מפתחות מתבצעת תמיד ידנית במסך «תשלומים» שבהגדרות.

מסמכים של לקוחות

• מעקב ומצב מסמכים: העוזר מציג אילו מסמכים חסרים לכל ליד («חסר», «ממתין לבדיקה», «אושר», «לא מתאים») וקבצים שעדיין לא תוייקו.
• הגדרות מסמכים: הוספה או שינוי של סוגי מסמכים ורשימות נשמרים כטיוטה ומגיעים ללקוחות רק לאחר «פרסום לסוכן».
• כרטיסי אישור במסמכים:
  • צירוף או הסרת רשימה: כרטיס עם כפתור «צירוף הרשימה» או «הסרת הרשימה».
  • אישור מסמך שהתקבל: כרטיס עם כפתור «אישור המסמך».
  • דחיית מסמך: כרטיס עם כפתור «לא מתאים» וכפתור «ביטול». בכרטיס אין שדה להזנת סיבה — חובה לציין את הסיבה לבקשת הדחייה בפנייה לעוזר עוד לפני הפקת הכרטיס. הסיבה מוצגת בגוף הכרטיס ונשלחת ללקוח בוואטסאפ (מיד אם חלון 24 השעות פתוח, או בתזכורת הבאה).

• מחיקה והגדרות תזכורת: מחיקת סוג מסמך, מחיקת רשימה ושינוי הגדרות תזכורת מסמכים חסרים דורשים כרטיס אישור.
• הורדת כל המסמכים של ליד כקובץ מרוכז אינה מתבצעת דרך העוזר.

משימות ופניות מהטלפון

• יצירה וניהול משימות מיד: פתיחת משימה חדשה, עדכון תאריך יעד («עד מתי»), הוספת הערות, קביעת עדיפות («דחופה», «גבוהה», «רגילה», «נמוכה») ושיוך לליד או לחבר צוות (ללא בחירה, המשימה משויכת לבעלים). סימון משימה כבוצעה והצגת משימות אישיות («שלי») רצים מיד.
• מחיקת משימה: מחיקה יוצרת תמיד כרטיס אישור עם כפתור «מחיקת המשימה».
• סימון הגעה לפגישה: סימון «הגיע» או «לא הגיע» לפגישה שמועדה הגיע מתבצע מיד, וקובע אם תישלח בקשת משוב או הזמנה לתור הבא.
• הודעות ושיחות חזרה: קריאת הודעות שהשאירו מתקשרים בקו הטלפון מתבצעת מיד. סימון הודעה ככזו שטופלה סוגר מיד גם את משימת שיחת החזרה שנפתחה עבורה. הוצאת שיחה מהמערכת דורשת כרטיס אישור עם כפתור «לחייג עכשיו».

קבצים שהסוכן שולח וצירוף קבצים בעוזר

• הוספת קובץ לסוכן: ניתן לצרף קובץ PDF או תמונה בחלונית העוזר ולהנחות מתי לשלוח אותו (למשל כשללקוח יש שאלת מחיר). הקובץ נשמר מיד כטיוטה, ומגיע ללקוחות רק לאחר לחיצה על «פרסום לסוכן» בראש המסך (ראו מדריך «פרסום הסוכן»).
• הסרת קובץ: מחיקת קובץ מהרשימה שהסוכן שולח יוצרת כרטיס אישור עם כפתור «הסרה».
• שימוש באטב: כפתור «צירוף קובץ: טבלה (CSV או אקסל), PDF או תמונה» מאפשר להעלות קובצי טבלה עד 1MB, או מסמכי PDF ותמונות עד 5MB, ועד 3 קבצים בהודעה אחת. קבצים אלה נשמרים ל-24 שעות.

מנגנון האישור (השער)

• המערכת עוצרת, לא ה-AI: כל פעולה רגישה נעצרת על ידי מנגנון השער המובנה במערכת. המערכת מציגה כרטיס עם התווית «ממתין לאישור». שום פעולה אינה מתבצעת לפני שלוחצים על הכפתור בכרטיס.
• שני סוגי כרטיסים וכפתורי הפעולה: לא בכל כרטיס הכפתור הוא «אישור»:
  • כרטיס שער: נוצר על ידי השער של המערכת עבור פעולות רגישות וכלי כתיבה כלליים (do_action). מציג סמל מגן, את שם הפעולה בהדגשה, פירוט שדות («הליד», «הסכום», «על מה», «עד מתי», «מה משתנה»), את ההודעה «המערכת עצרה את הפעולה הזו עד שתאשרו. שום דבר לא קורה לפני שלוחצים.», ואת הכפתורים «אישור» ו«ביטול».
  • כרטיס ייעודי של הפעולה: בפעולות רבות של העוזר מופיע כרטיס ייעודי עם משפט המסביר בדיוק מה יקרה, וכפתור הנושא את שם הפעולה עצמה — כגון «שליחה» (מענה או תבנית), «הסרה», «פרסום לסוכן», «פתיחת הליד», «קביעת הפגישה», «לבטל את הפגישה», «הזזת הפגישה», «שמירת השעות», «החזרה לסוכן», «הפעלת הסוכן» או «כיבוי הסוכן», «לעדכן את הלידים», ו«ייבוא». כך גם בפעולות כספיות ומסמכים עם כפתורים כמו «אישור ושליחה ללקוח», «אישור ההצעה», «ביטול ההצעה», «שולם», «ביטול החוב», «הכסף הגיע», «לא התקבל», «צירוף הרשימה», «הסרת הרשימה», «אישור המסמך», «לא מתאים», «מחיקת המשימה» ו«לחייג עכשיו».
  • לכל כרטיס יש כפתור «ביטול». בשני הסוגים שום דבר אינו קורה לפני שלוחצים על הכפתור של הכרטיס.
• כרטיסי מחיקה וסכנה: פעולות של ביטול, הסרה או מחיקה מוצגות עם מסגרת אדומה. כפתור «ביטול» מופיע ראשון, וכפתור הביצוע («הסרה», «מחיקת המשימה», או «אישור» בכרטיס שער) מודגש בנפרד בעיצוב סכנה.
• תוקף של 15 דקות: הכרטיס פעיל ל-15 דקות מרגע יצירתו ומיועד אך ורק למשתמש שביקש אותו. אם הזמן עבר, הכפתורים נעלמים ומוצגת ההודעה «עבר הזמן לאישור, ולכן שום דבר לא בוצע. אם עדיין צריך, כתבו לעוזר שוב והוא יכין כרטיס חדש.». בזמן שהמערכת עובדת מוצג «מבצעים…», ואם לחצתם על «ביטול» מוצג «בוטל. לא נעשה שום שינוי.».
• עדכון מסכים ויומן: לאחר לחיצה על כרטיס או ביצוע פעולה בעוזר, מסכי המערכת הרלוונטיים מתעדכנים אוטומטית (ראו מדריך כשהעוזר כותב, המסך מתעדכן). כל פעולה, בקשה ואישור נשמרים ביומן למשך 730 יום, ועמוד «יומן העוזר» מציג את 30 הימים האחרונים.

שאלות נפוצות

האם הוספת חוב דרך העוזר שולחת הודעה מיידית ללקוח?

לא. הוספת חוב ידנית או ייבוא חובות מקובץ יוצרים את הרשומות במערכת בלבד. תזכורות יישלחו ללקוח רק בהמשך, לפי הכללים המוגדרים במסך «גבייה» ולאחר שפורסמו לסוכן.

האם חבר צוות יכול לבקש מהעוזר נתונים על כספים או מחירון?

לא. נתוני כספים, הצעות מחיר, חובות, מחירון וחיבורי תשלומים חסומים בפני משתמשים בתפקיד «חבר צוות». העוזר ישיב שהפעולה פתוחה ל«בעלים» ול«ניהול» בלבד. חברי צוות יכולים להשתמש בעוזר למשימות, לטיפול במסמכים ולהודעות טלפוניות.

מה קורה אם לא לוחצים על הכרטיס תוך 15 דקות?

הכרטיס פג תוקף ושום פעולה אינה מתבצעת. המערכת תציג שהזמן לאישור עבר. אם הפעולה עדיין דרושה, פשוט מבקשים מהעוזר שוב והוא מפיק כרטיס חדש.

האם העוזר יכול לחבר את המערכת לחשבון SUMIT?

לא. העוזר אינו מורשה להזין מפתחות גישה או לבצע חיבורים פיננסיים. את חיבור חשבון הסליקה מבצעים ידנית במסך «תשלומים» שבהגדרות (ראו מדריך חיבור תשלומים).

איך הלקוח מקבל את הסיבה לפסילת מסמך?

חובה למסור לעוזר את הסיבה כבר בבקשת הפסילה, לפני הפקת הכרטיס (בכרטיס עצמו אין שדה להזנת סיבה). הסיבה מופיעה בטקסט הכרטיס, ולאחר אישור בלחיצה על כפתור «לא מתאים» היא מועברת ללקוח בוואטסאפ: מיד אם חלון 24 השעות מולו פעיל, או בתזכורת המסמכים הבאה שנשלחת אליו.