אנשי קשר

בקצרה

דף «אנשי קשר» במערכתפתיחה במערכת מרכז את התשובה לשאלה: למי מותר לפנות, על איזה בסיס, ומי ביקש שלא יפנו אליו. כל הודעה שיוצאת מהמערכת נבדקת מול הרשימה הזו כדי לוודא שאינכם שולחים הודעות למי שאסור.

המאגר כולל אנשי קשר מרשימות שהעליתם מקבצים, וגם כל מי שכתב לעסק דרך אחת המערכות.

מה אפשר לעשות כאן

• לבדוק בסיס חוקי וחסימות: לוחצים על איש קשר ורואים לאילו ערוצים מותר לפנות אליו, מתי נרשמה הסכמה והאם קיימת חסימה (בסיס חוקי והסכמה לאיש קשר).
• להעלות רשימות תפוצה: מייבאים קובצי נמענים (CSV או XLSX) עם ציון מקור, ערוץ פנייה ובסיס חוקי לקראת דיוור בוואטסאפ או יצירת קמפיין.
• לנהל את רשימת «לא לפנות»: רואים מי חסום מפניות, מי ביקש הסרה אוטומטית ומי נחסם ידנית או מערכתית (לא לפנות).
• לחתום על הצהרת אחריות: בעל העסק או מנהל חותמים על ההצהרה הנדרשת לפני העלאת רשימה ראשונה או הוצאת קמפיינים.
• לסמן קטינים: מוודאים שמי שמתחת לגיל 18 לא יקבל תוכן שיווקי באף ערוץ.

חלקי העמוד

בעסק שמחזיק בוואטסאפ (במסלול «פשוט», «מתקדם» או במסלול משולב), העמוד מחולק לארבעה חלקים עיקריים שניתן לעבור ביניהם, ובראש הדף מופיע הכפתור «העלאת רשימה». בעסק שמפעיל מענה טלפוני בלבד, העמוד כולל רק «אנשי קשר» ו«לא לפנות» (ללא «רשימות תפוצה», ללא «הצהרת אחריות» וללא הכפתור «העלאת רשימה»):

1. אנשי קשר

המאגר המלא של כל אנשי הקשר בעסק. אפשר להקליד פרטים בשדה «חיפוש לפי מספר או שם» וללחוץ «חיפוש» כדי לאתר אדם לפי שם, טלפון או מייל. אם יש תוצאות נוספות, מופיע לחצן «עוד אנשי קשר».

לחיצה על שורה פותחת את כרטיס איש הקשר עם הפרטים הבאים:

• הסכמות ובסיס חוקי: על איזה בסיס העסק רשאי לפנות לאדם בכל ערוץ («וואטסאפ», «SMS», «מייל», «שיחה קולית»), עם סטטוס הסכמה («בתוקף», «פג תוקף» או «בוטלה»). אם לא נרשם בסיס, לא יישלח תוכן שיווקי.
• חסימות: מציג אם קיימת חסימה («רשימת העסק» או «חסימה מערכתית») והאם הודעות יישלחו או לא.
• רשימות תפוצה: באילו קבצים שהעליתם מופיע איש הקשר.
• פרטים: מתי נראה לראשונה ומתי נראה לאחרונה במערכת.
• קטין/ה: סימון בתיבת «מסומן/ת כקטין/ה». מי שמתחת לגיל 18 לא מקבל תוכן שיווקי באף ערוץ, גם אם נרשמה הסכמה. הודעות שירות (כמו תזכורות) ממשיכות להישלח כרגיל.

2. רשימות תפוצה

טבלה המרכזת את כל הרשימות שהעליתם. מוצגים בה שם הרשימה, ערוץ הפנייה, הבסיס החוקי, תאריך האיסוף, תאריך ההעלאה, וכמה אנשים נקלטו, נדחו או סומנו כחסומים. המערכת שומרת את פרטי אנשי הקשר שנקלטו לצד מקור האיסוף, אך אינה שומרת את קובץ המקור עצמו.

3. לא לפנות

רשימת המספרים שחסומים מפניות. החסימה אינה מוחלטת: לכל חסימה נקבעים ערוצים והיקף, בין אם «כל פנייה ביוזמת העסק» ובין אם «דיוור שיווקי בלבד». חסימה מערכתית חלה על כלל העסקים במערכת. מי שכותב «הסר» באחת המערכות מתווסף לרשימה זו אוטומטית ובאופן מיידי.

4. הצהרת אחריות

לפני דיוור פרסומי או העלאת רשימה ראשונה, בעל העסק או מנהל נדרשים לחתום על הצהרת אחריות קצרה. בלי חתימה עדכנית זו, הודעות פרסומת לא יוצאות מהמערכת.

מי רואה את זה ואיפה זה נמצא

• הרשאות תפקידים: הדף מיועד לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול». רק הם יכולים להעלות רשימות, לחתום על ההצהרה, לנהל חסימות ולסמן קטינים. בתפקיד «חבר צוות» עובדים בשיחות, לידים, מסמכים, משימות, יומן ודשבורד, והעמוד אינו מופיע בתפריט שלהם (כניסה ישירה לקישור תציג את הנתונים לקריאה בלבד). תפקיד «כספים» אינו ניגש לשיחות ולאנשי קשר.
• מסלולים: המאגר המלא פעיל במסלולים «פשוט», «מתקדם» ובחבילת «אלוף הטלפונים». בעסק של מענה טלפוני בלבד, העמוד מציג «אנשי קשר» ורשימת «לא לפנות» אחת (המשולבת מהמאגר ומהטלפון), בלי רשימות תפוצה, בלי הצהרת אחריות ובלי העלאת רשימה.

איפה מוצאים את העמוד:

• תצוגה רגילה: תפריט הצד › קבוצת «העסק והצוות» › «אנשי קשר».
• תצוגת פוקוס: לשונית «העסק» › אריח «מי הסכים לקבל הודעות, הרשימות ו«לא לפנות»» (בעסק של מענה טלפוני בלבד, האריח מציג «אנשי הקשר של העסק ו«לא לפנות»»).
• תצוגת מבט-על: כרטיסיות עליונות ומדדי אנשי הקשר בראש הדף.
• בטלפון נייד: דרך «עוד» › «כל העמודים» › «אנשי קשר» (בתצוגה רגילה) או דרך לשונית «העסק» (בפוקוס).

איפה מתחילים

1. חתימה על הצהרת האחריות: בעלי העסק או מנהלים נכנסים לחלק «הצהרת אחריות», ממלאים «שם החותם/ת», «תפקיד בעסק» ומספר «ח.פ / עוסק מורשה» (8 או 9 ספרות), מסמנים את האישור ולוחצים «חתימה על ההצהרה».
2. העלאת רשימה: לוחצים על «העלאת רשימה» בראש העמוד.
3. הזנת פרטי הרשימה: מזינים «שם הרשימה», בוחרים «ערוץ הפנייה» («וואטסאפ», «SMS», «מייל» או «שיחה קולית»), ומגדירים «הבסיס החוקי לפנייה» («הסכמה מפורשת לקבלת דיוור», «לקוח קיים — סעיף 30א(ג) לחוק התקשורת» או «בסיס אחר»). מציינים מאיפה הגיעו הפרטים, את המסמך המתעד ו«תאריך האיסוף».
4. טעינת הקובץ ובדיקתו: בוחרים קובץ CSV או XLSX (עד 1MB ועד 5,000 שורות) עם עמודת טלפון, ולוחצים «בדיקת הקובץ».
5. אישור הייבוא: במסך הבדיקה בודקים את הכרטיסים «ייקלטו», «לא ייקלטו» ו«חסומים». מוודאים את שיוך העמודות, ולוחצים על «ייבוא N אנשי קשר».

שאלות נפוצות

מאיפה מגיעים אנשי הקשר שמופיעים ברשימה?

המאגר מתמלא משני מקורות: רשימות תפוצה שהעליתם מקובצי CSV או XLSX, וכל מי שכתב או פנה לעסק דרך אחת המערכות (כגון שיחה בוואטסאפ).

למה איש קשר מסומן תחת «לא לפנות»?

בלחיצה על איש הקשר מופיע פירוט בסעיף «חסימות». שם רשומה הסיבה: בקשת הסרה מהלקוח, תלונה, מספר שאינו פעיל בוואטסאפ, חסימה ידנית שהוגדרה על ידכם, או סימון כקטין. אם מופיעה «חסימה מערכתית», המספר חסום לפניות מכל העסקים במערכת ולא ניתן להסיר את החסימה באופן עצמאי.

למה לחצן «העלאת רשימה» פותח את טופס ההצהרה?

לפני העלאת הרשימה הראשונה בעסק, חובה לחתום על הצהרת האחריות בנוסח העדכני. לאחר שההצהרה נחתמת על ידי בעלים או מנהל, נפתח טופס העלאת הקובץ.

האם המערכת שומרת את קובץ האקסל שהעליתי?

לא. המערכת בודקת את השורות בקובץ, קולטת רק את המספרים התקינים, ולא שומרת את הקובץ עצמו.

מה קורה כאשר לקוח שולח הודעת «הסר» בוואטסאפ?

המערכת מזהה את הבקשה מיד ומוסיפה את המספר לרשימת «לא לפנות» באופן אוטומטי, עוד לפני שנציג מספיק לענות לו.