עמוד שיחה

בקצרה

עמוד «פרטי שיחה» מציג את כל המידע על שיחה בודדת בקו הטלפון של העסק. מכאן אפשר להאזין להקלטה, לקרוא תמליל וסיכום אוטומטי, לעקוב אחרי הודעות שהושארו, לעדכן את מצב הטיפול ולחסום מספרים לא רצויים.

כדי להגיע לעמוד, לוחצים על שורת שיחה מתוך «שיחות טלפון»פתיחה במערכת. בראש העמוד מופיע קישור «חזרה ליומן השיחות» (או חץ חזרה בתצוגת «פוקוס»).

כותרת השיחה ופרטי המתקשר

בראש המסך מופיעים הפרטים העיקריים של השיחה:

• שם המתקשר: שם הליד או איש הקשר במערכת, או «ליד ללא שם» / «מתקשר לא מזוהה».
• מספר הטלפון: המספר ממנו התקשרו, או «מספר חסוי».
• זמן ומשך: תאריך ושעה מדויקים, ומשך השיחה (למשל «3:07 דקות», או «משך השיחה לא ידוע»).
• תגיות זיהוי: «שיחת בדיקה» לשיחות ניסיון, או «שיחת החזרה שהלקוח ביקש, מהסוכן». בשיחות יוצאות מוצגת שורת המטרה: «למה: …».
• פעולות מהירות: כפתור «להתקשר בחזרה» לחיוג ישיר מהמכשיר שלכם, וכפתור «וואטסאפ» למספר נייד. בעסק שיש לו קו וואטסאפ משלו (לא טלפון בלבד), «וואטסאפ» פותח את השיחה של המתקשר ב«שיחות» באפליקציה. אם עוד אין שיחה והמתקשר הוא ליד ולמשתמש יש הרשאת מענה, נפתח «כתיבה ראשונה בוואטסאפ». פתיחה בוואטסאפ של המכשיר נשארה רק לעסק עם טלפון בלבד, למספר שהמערכת לא מכירה, או לתפקיד שלא כותב.

הקלטת השיחה והתמליל

הקלטת השיחה

בלוח «הקלטת השיחה» מופיע נגן עם כפתורי «השמעה» ו«השהיה», מחוון «מיקום בהקלטה», שעון וכפתור «הורדת הקלטה».

• שיחה שהסתיימה זה עתה: ההקלטה נשמרת תוך דקות ספורות מסיום השיחה. בזמן הזה מוצגת ההודעה «ההקלטה נשמרת כעת ותהיה זמינה להאזנה בעוד רגע.»
• תוקף קישור ההאזנה: מטעמי אבטחה, הקישור להאזנה תקף ל-300 שניות מרגע הלחיצה. אם הקישור פג, מופיעה ההודעה «הקישור להשמעה פג. רעננו את הדף כדי להאזין שוב.» לצד כפתור «רענון».
• מחיקת הקלטות: הקלטות נמחקות מהמערכת אחרי 6 חודשים (או מוקדם יותר לפי בקשת מחיקה). בשיחה ישנה תוצג ההודעה: «ההקלטה כבר לא שמורה, ולכן אי אפשר להאזין לה או להוריד אותה. הקלטות נמחקות אחרי 6 חודשים, או מוקדם יותר אם התבקשה מחיקה.»

תמליל השיחה

בלוח «תמליל השיחה» («מה שנאמר בשיחה, לפי הסדר») מופיע תמלול של השיחה מחולק לפי דוברים: «המענה של העסק», «המתקשר» ו«מערכת», לצד שעת כל משפט.

• העתקה: כפתור «העתקת התמליל» מעתיק את תוכן השיחה יחד עם שמות הדוברים.
• תמליל חלקי: אם חלק מהשיחה לא נשמר בתמליל עקב תקלה, תופיע הודעה: «התמליל חלקי: חלק ממה שנאמר בשיחה לא נשמר בתמליל בגלל תקלה אצלנו. השיחה עצמה נמשכה כרגיל.»
• ללא תמליל: אם לא נשמר תמליל, מוצגת ההודעה «אין תמליל לשיחה הזאת».

סיכום, המשך טיפול ומה עלה בשיחה

• «סיכום»: סיכום תמציתי של תוכן השיחה. אפשר להעתיק אותו בלחיצה על «העתקת הסיכום» (הכפתור משתנה ל«הועתק»).
• «המשך טיפול»: אם המתקשר השאיר הודעה («הודעה מהמתקשר»), אפשר להאזין לה בלחיצה על «השמעת ההודעה הקולית» ולקרוא את ה«תמלול אוטומטי». מכאן מעדכנים את «מצב הטיפול» ברשימה: «חדש», «בטיפול», «טופל», «נקבעה פגישה», «נסגר» או «לא רלוונטי». אם נקבעה שיחת חזרה, מופיעים פרטיה והתאריך שנקבע.
• «מה עלה בשיחה»: הקריאה האוטומטית של השיחה מציגה «למה התקשרו», «איך המתקשר נשמע» («חיובי», «ניטרלי» או «שלילי»), זיהוי של «שיחת מכירה» שהסוכן דחה, וסעיפי «מה נשאר לעשות». סעיפים אלו נפתחים אוטומטית כמשימות ב«משימות». עוד פרטים מופיעים במדריך מה עלה בשיחה.

כרטיס הלקוח, וואטסאפ ועדכונים במייל

• «הלקוח במערכת»: כולל כפתורים מהירים למעבר «לכרטיס הליד» או «לשיחה שלו ב«שיחות»». אם המספר אינו מוכר, מופיע הכיתוב «המספר הזה עוד לא שמור אצל אף ליד במערכת.»
• «השיחה ב«שיחות»»: מציג האם השיחה נרשמה בהיסטוריית הלקוח (למשל בסטטוס «נרשמה ב«שיחות»» או «מחכה לסיכום, ואז נרשמת ב«שיחות»»). בעלי המערכת ומנהלים יכולים ללחוץ על «ניסיון רישום נוסף» אם הרישום נכשל.
• «וואטסאפ למתקשר»: מציג הודעות שנשלחו למתקשר בעקבות השיחה, כגון «סיכום אחרי השיחה» או «הודעה על שיחה שלא נענתה».
• «עדכונים במייל»: מציג את כתובות המייל שאליהן נשלח עדכון על השיחה ואת סטטוס השליחה.

חסימת מספר

בלוק «חסימת מספר» מאפשר למנוע שיחות מטרידות עתידיות:

• לפני החסימה, לצד כפתור «חסימת המספר», מופיע ההסבר: «שיחות מהמספר הזה יידחו לפני שמישהו עונה, ולא יירשמו כהודעה.»
• לחיצה על «חסימת המספר» מציגה את ההודעה «המספר נחסם». לאחר מכן מופיע בבלוק «המספר חסום: שיחות ממנו נדחות לפני שמישהו עונה.», ולחיצה על «הסרת החסימה» מחזירה אותו לפעילות.

שאלות נפוצות

למה אני לא רואה את נגן ההקלטה?

אם השיחה הסתיימה ממש עכשיו, המערכת שומרת את הקובץ והוא יהיה זמין בתוך כ-3 דקות. בנוסף, בשיחות בדיקה מהדפדפן אין הקלטה, והקלטות ישנות נמחקות מהמערכת כעבור 6 חודשים.

למה הנגן הפסיק לפעול וביקש רענון?

מטעמי אבטחה, הקישור לקובץ ההקלטה מונפק ל-300 שניות בלבד. אם עבר הזמן הזה, לוחצים על «רענון» בעמוד כדי להאזין שוב.

מה קורה כאשר משנים את «מצב הטיפול»?

השינוי נשמר מיד (מוצגת הודעה «עודכן ל...»), ומעדכן בהתאם גם את המשימה שנפתחה עבור ההודעה.

האם חבר צוות יכול לחסום מספר טלפון?

לא. חסימת מספרים והסרת חסימה מוגבלות לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד.