מדריך הטלפון בתוך המערכת

בקצרה

מדריך הטלפון הוא עמוד הסבר מקיף בתוך המערכת שמלווה אתכם צעד אחר צעד בהגדרת המענה הקולי הנכנס של «אלוף הטלפונים». המדריך בנוי מ-19 פרקים (או 18 פרקים אם בודקי ההדגמה אינם מופעלים), כולל צילומי מסך מתוך המערכת, רשימת בדיקה אישית וקישורים ישירים לכל מסך הגדרות. קריאת המדריך אינה משנה שום הגדרה בקו שלכם.

איך מגיעים למדריך

המדריך הוא החלק השלישי במסך «מענה טלפוני» במערכתפתיחה במערכת, לצד «סקירה» ו«שיחות טלפון»:

• בתצוגה רגילה: פותחים בתפריט הצד את «מענה טלפוני» ובוחרים בלשונית «מדריך». אם אתם עובדים מהטלפון הנייד, לוחצים על «עוד» בתחתית המסך, בוחרים «כל העמודים» ונכנסים אל «מענה טלפוני».
• בתצוגת פוקוס: נכנסים ללשונית «העסק», לוחצים על האריח «מענה טלפוני» ובוחרים «מדריך».
• בתצוגת מבט-על: לוחצים בסרגל הצד על «מענה טלפוני» ובוחרים בלשונית «מדריך».
• בחיפוש מהיר: לוחצים Ctrl K ומקלידים «מדריך».

מה מופיע בראש העמוד

בראש המדריך מופיעה השורה הקטנה «מדריך העבודה שלכם» ומתחתיה הכותרת «מהשיחה הראשונה עד הטיפול האחרון.». תחתיהן תמצאו:

• כפתור «מתחילים בהתנסות» שמעביר אתכם ישירות לפרק הראשון לבדיקת הקו.
• כפתור «הדפסה / שמירה כ־PDF» שפותח את חלון ההדפסה של הדפדפן.
• פירוט תחת התווית הגלויה «כשמישהו מתקשר» (הכיתוב «שלושת התפקידים של המענה» נקרא על ידי קוראי מסך בלבד): «תשובה לשאלה», «הודעה לצוות» או «תיאום שיחת חזרה» (התיאום פועל רק אם הפעלתם אותו, ואת שיחת החזרה עצמה עושה הצוות שלכם).
• תוכן עניינים ממוספר תחת הכותרת «במדריך הזה», שמאפשר קפיצה מהירה לכל פרק.

פרקי המדריך

המדריך מסביר את המענה לשיחות נכנסות לאורך 19 פרקים (מספרי הפרקים מחושבים לפי הפרקים שמוצגים בפועל, כך שאם פרק 8 אינו מוצג, מספרי הפרקים מפרק 9 והלאה יורדים באחד):

1. «התנסות ראשונה»: כותרת הפרק היא «התנסות ראשונה, בחמש דקות». חמישה שלבים לבדיקת הקו בחמש דקות, הסבר «מתי הבדיקה הצליחה?», רשימת בדיקה אישית בת 4 תיבות סימון עם מונה «N מתוך 4 בדיקות סומנו», וקישור «למספר הקו ולתמונת המצב».
2. «כניסה וחשבון»: כותרת הפרק היא «כניסה, סיסמה והחשבון שלכם». הסבר על כניסה עם חשבון «אוטומציות AI», כפתור «החשבון שלי» בתפריט האישי שפותח כרטיסייה חדשה, אפשרות «יציאה», וקישור «לחשבון שלי».
3. «סקירה»: כותרת הפרק היא «סקירה: מה קורה בקו». תמונת מצב של מספר הקו ומצבו, כרטיס «מה נשאר כדי שהסוכן יענה», כרטיס שיחות יוצאות, נתוני 30 הימים האחרונים, וקישור «לסקירה».
4. «העסק והפעלת המענה»: כותרת הפרק היא «מכירים למענה את העסק». שם העסק, התיאור, טלפון העסק, הכתובת והאתר נכתבים פעם אחת ב«ידע» › «מידע עסקי». בהגדרות המענה דרך «הגדרות» במערכתפתיחה במערכת › «המענה הטלפוני», החלק נקרא «הפעלה והגדרות כלליות» (ולא «פרטי העסק»), וכולל את מתג «המענה הטלפוני מופעל», «איך אומרים את שם העסק», אזור זמן ומספרים נוספים, כפתור «שמירת ההגדרות», התראה אם «יש שינויים שלא נשמרו», וקישור «להגדרות המענה».
5. «תשובות ובחירת קול»: כותרת הפרק היא «תשובות ברורות, בקול שבחרתם». הגדרת «שם המענה», «משפט הפתיחה», «קול המענה», ניהול שאלות ותשובות («שאלה», «תשובה מאושרת», «הוספה למאגר», «מחיקת שאלה»), «צפייה בהנחיות המענה שנשמרו», וקישור «לעריכת הידע והקול».
6. «שעות פעילות»: כותרת הפרק היא «שעות העסק ושעות שיחות החזרה». הגדרת שעות פעילות ושעות לשיחות חזרה כשני סוגי שעות נפרדים תחת «יומן» במערכתפתיחה במערכת › «מתי העסק פתוח?», וקישור «לעדכון השעות».
7. «תיאום שיחות חזרה»: כותרת הפרק היא «איך מאפשרים תיאום שיחת חזרה». מתג «אפשר לתאם שיחת חזרה», הגדרות «מטרת השיחה», «מה כדאי לדעת לפני התיאום», «משך השיחה בדקות», «זמן הכנה מינימלי (דקות)», «כמה ימים קדימה אפשר לקבוע», «שעות זמינות לשיחות חזרה», וקישור «לבדיקת זמינות ולשיחות החזרה».
8. «הוספת בודקים וייבוא»: (מוצג רק כשהמפעיל הגדיר בודקי הדגמה) כותרת הפרק היא «מצרפים עוד אנשים להתנסות». הוספת «מספר הטלפון של הבודק» באמצעות «הוספת בודק» או ייבוא קובץ («הורדת תבנית CSV», «בדיקת הקובץ», «אישור וייבוא … בודקים», «ביטול הייבוא»), עד 1,000 שורות, 256 KB ו-1,000 מספרים לקו, וקישור «לניהול בודקי ההדגמה».
9. «שיחות טלפון ותמלילים»: כותרת הפרק היא «מוצאים שיחה ורואים מה באמת נשמר». חיפוש וסינון שיחות, צפייה בתמליל ובהקלטה, כפתורי «ייצוא CSV» או «ייצוא השיחות שמוצגות», וקישור «לשיחות הטלפון».
10. «הודעות ושיחות חזרה»: כותרת הפרק היא «הופכים פנייה להמשך טיפול». טיפול בהודעות תחת «משימות» במערכתפתיחה במערכת › «הודעות לטיפול» לפי «מצב הטיפול» (חדש, בטיפול, טופל, נקבעה פגישה, נסגר, לא רלוונטי; משימה של הודעה שסומנה בוצעה ב«משימות» מסמנת את ההודעה «טופל»), ניהול שיחות חזרה ביומן, ביטול באמצעות «ביטול מועד» ואז «אישור ביטול» (או «השארת המועד»), וקישורים «להודעות לטיפול» ו«לשיחות החזרה».
11. «עדכונים במייל»: כותרת הפרק היא «מי מקבל עדכון, ואיך בודקים מסירה». הפעלת מתג «שליחת עדכונים במייל», «הוספת נמען», מעקב אחר מצבי מסירה (ממתין / בשליחה, נשלח, נכשל, השליחה לא ודאית), כפתור «ניסיון נוסף», וקישור «לבדיקת מסירת עדכונים».
12. «וואטסאפ, יומן והתראות»: כותרת הפרק היא «וואטסאפ, יומן התורים והתראות מהעסק». תיאום «תורים ביומן של העסק», שליחת וואטסאפ מהקו העסקי בכפוף להסכמה ולכלל 24 השעות עם «הגשת התבנית לאישור», הודעות הדורשות טיפול, הצגת תמלילים בשרשור, הערה על «תקרת דקות», וקישור «להגדרות המענה».
13. «ניתוב וחסימת מספרים»: הגדרות «המספר והניתוב», כללי «מתקשרים וכללים», כפתור «חסימת המספר» או «הסרת החסימה» בעמוד שיחה, וסירוב מנומס לשיחות מכירה. קישור «להגדרות המספר והניתוב».
14. «סוכני הטלפון»: כותרת הפרק היא «כמה סוכנים, לכל אחד תפקיד». סקירה קצרה עם קישור «למסך הסוכנים».
15. «קמפיינים טלפוניים»: כותרת הפרק היא «קמפיין של שיחות יוצאות». שלבי הקמת קמפיין יוצא, הגדרת יעד «הסכמה», «העברה לאיש מכירות», «תקציב הקמפיין», וקישור «למסך הקמפיינים».
16. «חיוג לליד»: כותרת הפרק היא «חיוג לליד: מחייגים בעצמכם». לחיצה על כפתור «לחייג» בשורת ליד פותחת את לוח החיוג, ועקיפת אזהרות נרשמת במערכת. קישור «לרשימת הלידים».
17. «לידים»: כותרת הפרק היא «הלידים — רשימה אחת של העסק». קישור «למסך הלידים».
18. «חיוב ויתרה»: כותרת הפרק היא «חיוב, יתרה ומה עולה». הפניה אל «מנוי וחיובים» › «יתרת שיחות», חיוב שיחות יוצאות שנענו לפי דקות (שיחה שלא נענתה אינה מחויבת), עצירת חיוג בקמפיינים כשהיתרה נגמרת, וקישור «למסך החיוב».
19. «בדיקות ותקלות נפוצות»: כותרת הפרק היא «אם משהו לא מסתדר». תשובות לשאלות נפוצות (קושי בכניסה, שיחה שלא מגיעה, קול ישן שנשמע, היעדר שעות מוצעות, תמליל שלא נשמר, רשימת בודקים שלא נטענת, או מייל שלא מגיע), הערה על «שומרים על מידע מתאים למענה», ופנייה מסודרת לתמיכת «אוטומציות AI».

איך להשתמש במדריך

1. ניווט וקפיצה לפרקים: לוחצים על שם פרק בתוכן העניינים כדי לדלג אליו ישירות, או גוללים לאורך העמוד. בתחתית המדריך מופיע כפתור «חזרה לתחילת המדריך».
2. הגדלת צילומי מסך: הכיתוב «הגדלת צילום המסך» מופיע על גבי התמונה הממוזערת (וכתווית נגישות). לחיצה עליה פותחת חלון הנושא את שם התמונה ככותרת, עם כפתור לסגירה (×) וכפתור בתחתית: «הצגה בגודל המלא» או «התאמה לרוחב החלון». אין על המסך כפתור חזרה ייעודי, אך כפתור החזרה של הדפדפן סוגר את החלון (מכיוון שפתיחת התמונה מוסיפה רשומה להיסטוריית הדפדפן) ומחזיר אתכם בדיוק למיקום שבו הייתם.
3. מעבר למסכי המערכת: בסיום כל פרק מופיע קישור ייעודי שפותח את מסך המערכת המתאים עם הנתונים האמיתיים שלכם.
4. שימוש ברשימת הבדיקה: בפרק 1 תוכלו לסמן 4 תיבות בדיקה אישית תוך כדי התנסות בשיחה.

הרשאות ומסלולים

• תפקידים: משתמשים בתפקידי «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» יכולים לפתוח את המדריך ולקרוא בו. בעלי תפקיד «כספים» ותמיכת «אוטומציות AI» מקבלים הודעה כי «דפי המענה הטלפוני לא פתוחים לתפקיד הזה».
• מה רואה חבר צוות: חבר צוות רואה את עמוד המדריך, אך רשימת שמות הקולות אינה נטענת עבורו ומופיע ניסוח כללי («מהקולות שברשימה»). פרק בודקי ההדגמה אינו מוצג לחבר צוות. לחיצה על קישורי הגדרות מציגה לחבר הצוות את ההודעה «המסך הזה לא כלול בתפקיד שלכם».
• מסלולים: המדריך מוצג לכל עסק שהפעיל את מסלול «אלוף הטלפונים» (voice). עסק שמשלב גם את «התותח בוואטסאפ» יראה במדריך הנחיה ללחוץ על «פרסום לסוכן» לאחר עדכון הידע.

שאלות נפוצות

האם קריאת המדריך משנה הגדרות בקו?

לא. קריאת המדריך אינה משנה שום הגדרה. שינויים נשמרים רק כשנכנסים למסכי ההגדרות עצמם ולוחצים על «שמירת ההגדרות».

למה פרק בודקי ההדגמה אינו מופיע אצלי?

הפרק «הוספת בודקים וייבוא» מוצג רק בעסקים שהמפעיל אישר עבורם שימוש בקו הדגמה משותף. עסק בעל קו פעיל משלו אינו זקוק לרשימת בודקים, ולכן הפרק אינו נכלל בתוכן העניינים.

מה ההבדל בין יומן שיחות החזרה לבין יומן העסק?

יומן שיחות החזרה (בפרק «תיאום שיחות חזרה») הוא יומן פנימי בתוך המערכת לקביעת שיחות חזרה טלפוניות, והוא אינו מסתנכרן עם Google Calendar או Outlook (ניתן גם להגדיר כי «הסוכן מתקשר בעצמו בשיחת החזרה»). לעומת זאת, תיאום «תורים ביומן של העסק» (בפרק «וואטסאפ, יומן והתראות») קובע פגישות ישירות בתוך «היומן» במערכת.

איך שומרים או מדפיסים את המדריך?

לוחצים על כפתור «הדפסה / שמירה כ־PDF» בראש העמוד. הדפדפן יפתח את חלון ההדפסה, ושם ניתן להדפיס או לשמור כקובץ PDF מקומי.