פגישות ביומן העסק מהטלפון

בקצרה

כאשר בעסק פועלים יחד «אלוף הטלפונים» ו«התותח בוואטסאפ» (חבילת משפחה), סוכן הטלפון יכול לקבוע תורים ישירות ביומן העסק בזמן השיחה. הוא בודק מועדים פנויים לפי סוגי הפגישות שלכם, מתאם את המועד, ואפילו מזיז או מבטל פגישה קיימת לפי בקשת המתקשר. הפגישה נרשמת מיד ביומן, מופיעה בכרטיס הליד, ומקבלת את תזכורות הוואטסאפ הרגילות שהגדרתם.

איך זה עובד בעסק?

ניקח לדוגמה מרפאה או קליניקה: לקוחה מתקשרת בשעות הערב, כשהצוות כבר סיים לעבוד. סוכן הטלפון עונה לה, מבין שהיא מעוניינת בבדיקה תקופתית, ובודק במקום את הזמנים הפנויים ביומן העסק.

הסוכן בודק את היומן עד 21 ימים קדימה כשהמתקשר לא ציין יום, ומציע מועדים פנויים. הלקוחה בוחרת ביום שלישי בשעה 10:00. הסוכן חוזר על התאריך, השעה ומספר הטלפון, ומבקש אישור. ברגע שהיא מאשרת:

• התור נרשם מיד ב«יומן»פתיחה במערכת של העסק, בדיוק לפי סוג הפגישה ומשך הזמן שהוגדרו לה.
• אם הלקוחה עדיין אינה קיימת במערכת, נוצר עבורה כרטיס ליד חדש עם פרטי השיחה.
• אם מופעלת שליחת וואטסאפ מהקו של העסק, הלקוחה מקבלת לטלפון הודעת אישור עם פרטי הפגישה וקישור ניווט.
• לקראת המועד, הלקוחה תקבל תזכורות לפגישות בוואטסאפ, בדיוק כמו כל תור שנקבע בעסק.

ההבדל בין שיחות חזרה לתורים ביומן

בהגדרות המענה הטלפוני תחת «תיאום שיחות»פתיחה במערכת, תחת הכותרת «איפה נקבעים מועדים», עומדות לבחירתכם שתי אפשרויות:

• «שיחות חזרה»: יומן שיחות פנימי של הטלפון. המתקשר בוחר מתי נוח לו שהצוות שלכם יתקשר אליו, והצוות חוזר אליו בשעה שנבחרה. זהו מצב ברירת המחדל כאשר יומן העסק אינו מחובר.
• «תורים ביומן של העסק»: הסוכן מתחבר ישירות ליומן הראשי של העסק (אותו יומן שבו מתאם סוכן הוואטסאפ). הוא קובע, מזיז ומבטל תורים אמיתיים לפי סניפים וסוגי פגישות.

כדי להפעיל את קביעת התורים ביומן:

1. מחברים את היומן ומגדירים ב«יומן»פתיחה במערכת › «הגדרות היומן» › «סניפים וסוגי פגישות» (לכל סוג פגישה מגדירים שם ומשך בדקות).
2. נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת › «המענה הטלפוני» › «תיאום שיחות»פתיחה במערכת.
3. מפעילים את המתג «אפשר לתאם שיחת חזרה» (שתי האפשרויות מנוטרלות כל עוד המתג כבוי).
4. תחת «איפה נקבעים מועדים» בוחרים «תורים ביומן של העסק».
5. לוחצים «שמירת ההגדרות».

שינוי וביטול תור בטלפון

הסוכן מאפשר למתקשרים לנהל אך ורק את התור העתידי שלהם:

• הזיהוי נעשה אוטומטית לפי מספר הטלפון שממנו התקשרו. הסוכן מסרב לגעת בתור ששייך למספר אחר או בתור מן העבר.
• אם למתקשר כבר יש תור עתידי והוא מבקש מועד, הסוכן מברר אם להזיז את התור הקיים או לקבוע תור נוסף. תור נוסף ייקבע רק אם הלקוח אישר זאת במפורש.
• מועד שהסוכן הציע נשאר זמין לקביעה במשך 15 דקות; אחרי זה, או אם השיחה מתארכת, הסוכן קורא שוב את היומן לפני שהוא קובע.

שליחת הודעות וואטסאפ מתוך השיחה

כאשר מחברים את מספר הוואטסאפ של העסק ומפעילים את המתג «הטלפון שולח וואטסאפ מהקו של העסק» בהגדרות «וואטסאפ, התראות ותקרה», הסוכן יכול לשלוח מידע בכתב:

• «שליחה בזמן השיחה»: מתקשר שמבקש לקבל את הפרטים בכתב מקבל הודעה עם פרטי התור שנקבע, הכתובת, קישור ניווט או קישור מוגדר מראש.
• «סיכום בוואטסאפ אחרי השיחה»: מי שקבע תור או השאיר הודעה מקבל בסיום השיחה הודעת סיכום קצרה של מה שסוכם.
• «הודעה למי שהתקשר ולא נענה»: מתקשר שלא קיבל מענה מקבל הודעה שהשיחה נקלטה והצוות יחזור אליו.

מי מפעיל ומי רואה את הפגישות?

• הפעלה והגדרות: רק משתמשים בתפקיד «בעלים» או «ניהול» יכולים להפעיל את האפשרות ולשנות את הגדרות התיאום בהגדרות המערכת.
• צפייה וניהול שוטף: כל חברי הצוות (כולל בתפקיד «חבר צוות») רואים את התורים ב«יומן»פתיחה במערכת של העסק, וכן בעמוד השיחה תחת הבלוק «המשך טיפול» עם הסימון «מאושרת» (או «בוטלה»).
• המסלול הנדרש: היכולת פועלת בחבילת משפחה (המשלבת את «התותח בוואטסאפ» במסלול «מתקדם» ואת «אלוף הטלפונים» לשיחות נכנסות ויוצאות) כאשר יומן העסק מחובר.

שאלות נפוצות

איפה רואים את התור שנקבע בשיחה?

התור מופיע ב«יומן»פתיחה במערכת של העסק כפגישה רגילה, בכרטיס הליד של הלקוח, ובעמוד השיחה תחת «מענה טלפוני» › «שיחות טלפון» בבלוק «המשך טיפול».

האם לקוחות שקבעו בטלפון מקבלים תזכורות?

כן. כל תור שנקבע דרך הטלפון מקבל את אותן תזכורות אוטומטיות בוואטסאפ שהגדרתם ב«שליחות אוטומטיות» › «תזכורות», בדיוק כמו תור שנקבע דרך סוכן הוואטסאפ או תור שנקבע ידנית.

האם מתקשר יכול לשנות תור של מישהו אחר?

לא. הסוכן מאתר תורים לפי מספר הטלפון שממנו הלקוח מחייג, ומאפשר לו לראות, להזיז או לבטל אך ורק את התור העתידי שלו.

מה קורה אם היומן של העסק לא מחובר?

המערכת עוברת אוטומטית למצב של «שיחות חזרה»: המתקשר בוחר מועד נוח לחזרה, ונרשמת הודעה מפורטת לצוות שלכם.

האם שיחת בדיקה קובעת תור אמיתי ביומן?

לא. בשיחת בדיקה הסוכן רק מסביר מה היה עושה בשיחה אמיתית, ואינו קובע, מזיז או שולח דבר ביומן או בוואטסאפ.