איך הסוכן קובע פגישות

בקצרה

הסוכן בוואטסאפ בודק זמנים פנויים ביומן Google Calendar המחובר של העסק, מציע ללקוח 2 או 3 מועדים קרובים, וקובע את המועד שהלקוח בחר בשיחה.

הסוכן גם מעדכן או מבטל פגישה כשהלקוח מבקש, ורושם אישור הגעה כשהלקוח משיב לתזכורת. הפגישות מתקיימות בטלפון, בווידאו דרך Google Meet או פיזית בעסק.

איך הסוכן בודק זמינות וקובע

קביעת פגישות על ידי הסוכן מתבססת על סנכרון ישיר מול היומן ופועלת לפי כמה כללים:

• בדיקת זמינות אמיתית: הסוכן בודק את היומן בזמן אמת ומציע מועדים פנויים בלבד, בהתאם ל-«מתי העסק פתוח?», «משך פגישה», «הפסקה בין פגישות» ו-«זמן מינימלי לקביעה מראש».
• הצעת מועדים קרובים: הסוכן מציע את 2 או 3 המועדים הפנויים הקרובים ביותר. אם הוגדרו סוגי פגישות, הסוכן מזהה תחילה את הסוג המבוקש ומשך הזמן נקבע לפיו.
• ללא פגישות כפולות: הסוכן אינו שומר מועד זמני. רק כשהלקוח בוחר מועד מפורש, נוצר אירוע יחיד ביומן ונשלח אישור בשיחה. מספר הוואטסאפ מזהה את הלקוח אוטומטית.
• שינוי וביטול בשיחה: כשהלקוח מבקש לשנות מועד, הסוכן בודק זמנים מחדש ומעדכן את האירוע הקיים ביומן בפעולה אחת. כשהלקוח מבקש לבטל, הסוכן מוחק את הפגישה. אם יש ללקוח כמה פגישות, הסוכן שואל איזו מהן לשנות או לבטל.

איפה נפגשים: טלפון, וידאו או בעסק

ביומן > «הגדרות» > «סניפים וסוגי פגישות» בוחרים את אופן המפגש תחת «איך נפגשים, אם סוג הפגישה לא אומר אחרת»:

• «שיחת טלפון»: ברירת המחדל במערכת.
• «פגישת וידאו»: נקבעת ביומן Google המחובר של העסק. קישור הווידאו נוצר ב-Google Meet ונשמר באירוע. הסוכן מבקש מהלקוח כתובת מייל בשיחה לפני הקביעה כדי שההזמנה תגיע אליו. המערכת לעולם אינה ממציאה קישור וידאו בעצמה.
• «פגישה בעסק»: פגישה פיזית בכתובת העסק או הסניף.

ניתן להגדיר עד 12 סוגי פגישות תחת «סוגי פגישות» (ראו מדריך סניפים וסוגי פגישות), עם משך זמן ואופן מפגש לכל סוג.

במסלול «פשוט» כל הפגישות נקבעות ביומן הראשי. במסלול «מתקדם» ניתן להגדיר עד 2 סניפים נוספים עם יומן ושעות משלהם.

דוגמה מעסק: קליניקה לאסתטיקה

לקוחה פונה בוואטסאפ לקליניקה ומבקשת לקבוע תור לייעוץ. בהגדרות הוגדר סוג פגישה בשם «ייעוץ ראשוני» של 30 דקות בווידאו.

הסוכן מבקש כתובת מייל לזימון, בודק זמנים פנויים ביומן Google של הרופאה, ומציע שני מועדים: יום חמישי ב-11:00 או יום שישי ב-09:30. הלקוחה בוחרת ביום שישי ב-09:30. הסוכן יוצר את האירוע ביומן עם קישור Google Meet, ושולח אישור בשיחה והזמנה ליומן של הלקוחה.

תפקידים והרשאות

• «בעלים» ו«ניהול»: מחברים או מחליפים יומן Google, מפעילים את מתג הקביעה, מגדירים שעות פתיחה, חגים וימים סגורים, ומנהלים סניפים וסוגי פגישות.
• «חבר צוות»: צופה בלוח «יומן» במערכתפתיחה במערכת, רואה פגישות, ויכול לבצע «שינוי מועד» או «ביטול הפגישה». אינו עורך הגדרות יומן.
• «כספים»: צופה בהגדרות המערכת בלבד, ללא גישה לפגישות או לשיחות.

שאלות נפוצות

האם הסוכן עלול לקבוע פגישות כפולות?

לא. הסוכן בודק זמינות אמת ביומן Google שלכם, מציע מועדים פנויים בלבד, ויוצר אירוע יחיד רק לאחר שהלקוח אישר.

האם אפשר לקבוע פגישת וידאו ללא חיבור ל-Google?

לא. פגישות וידאו נוצרות רק דרך יומן Google מחובר של העסק שמפיק את קישור ה-Google Meet.

מה קורה כשהלקוח מבקש להזיז או לבטל פגישה?

הסוכן מעדכן את הפגישה הקיימת ביומן או מוחק אותה לפי בקשת הלקוח, ומאשר לו בשיחה.

למה הסוכן אינו מציע מועדים בשיחה?

בדקו בהגדרות היומן שיומן Google מחובר, שהמתג «לאפשר לסוכן לקבוע פגישות» פעיל, שהוגדרו שעות פתיחה תחת «מתי העסק פתוח?», ושאין תאריכים חוסמים תחת «חגים וימים סגורים». בנוסף, מחוון הפרסום מפרט מה חסר לפני שניתן לפרסם. ודאו גם שלחצתם «פרסום לסוכן».

האם חבר צוות יכול לערוך שעות או לחבר יומן?

לא. הגדרות וחיבור יומן זמינים רק ל-«בעלים» ו-«ניהול». חברי צוות יכולים להזיז או לבטל פגישות קיימות ביומן.