וואטסאפ, התראות ותקרה

בקצרה

בעמוד «וואטסאפ, התראות ותקרה» מגדירים התראות דחופות שמגיעות לצוות בזמן אמת, תקרת דקות חודשית למענה הטלפוני, והודעות וואטסאפ שנשלחות למתקשרים ישירות ממספר העסק (בעסקים שכוללים גם את «התותח בוואטסאפ»).

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». חברי צוות («חבר צוות») ובעלי תפקיד «כספים» אינם מורשים לצפות בהגדרות אלו או לערוך אותן.
• מסלול ומערכת: עסק שיש לו רק את «אלוף הטלפונים» אינו שולח וואטסאפ מהקו של העסק. במצב כזה העמוד כולל התראות דחופות ותקרת דקות חודשית, וחלק הוואטסאפ מציין ששליחת וואטסאפ ללקוחות מגיעה עם «התותח בוואטסאפ» (עם קישור לחנות). שלבי הגדרת הוואטסאפ (כרטיס הקו, המתג «הטלפון שולח וואטסאפ מהקו של העסק» והתבניות) מיועדים רק לעסק שיש בו גם את «התותח בוואטסאפ» עם מספר וואטסאפ מחובר (ראו חיבור מספר וואטסאפ).
• הבדל בין תקרת דקות ליתרת כסף: תקרת הדקות בעמוד זה מגבילה את דקות המענה החודשיות של הסוכן. אם ברצונכם לבדוק את יתרת השיחות הכספית, עברו אל יתרת שיחות.

שלב אחר שלב

נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט הצד תחת «ניהול והתאמה», ובקבוצה «המענה הטלפוני» בוחרים «וואטסאפ, התראות ותקרה». בתצוגת «פוקוס», נכנסים ללשונית «העסק», בוחרים במשבצת «הגדרות», ולוחצים על «וואטסאפ, התראות ותקרת דקות».

1. שליחת וואטסאפ מהקו של העסק (לעסקים עם «התותח בוואטסאפ»)

בעסק עם «אלוף הטלפונים» בלבד, חלק זה מסביר ששליחת וואטסאפ ללקוחות מגיעה עם «התותח בוואטסאפ», ומופיע קישור לחנות. בעסק שכולל גם את «התותח בוואטסאפ»:

1. בודקים את מצב החיבור בכרטיס «וואטסאפ מהקו של העסק». אם מופיע הבלוק «אין מספר וואטסאפ מחובר», לוחצים על «חיבור וואטסאפ» כדי לחבר את המספר.
2. מפעילים את המתג «הטלפון שולח וואטסאפ מהקו של העסק». מתג זה מהווה אישור עקרוני לשליחה: בלעדיו אף הודעה לא תצא, גם אם יתר האפשרויות מסומנות. ההפעלה נכנסת לתוקף מיד ומופיעה ההודעה «השליחה מהקו של העסק הופעלה».
3. בוחרים אילו הודעות לשלוח למתקשרים:
   • «שליחה בזמן השיחה» — מתקשר שמבקש פרטים בכתב (תור שנקבע, כתובת או קישור) מקבל אותם בוואטסאפ.
   • «סיכום בוואטסאפ אחרי השיחה» — מי שהשאיר הודעה או קבע תור מקבל סיכום קצר של מה שסוכם.
   • «הודעה למי שהתקשר ולא נענה» — מי ששיחתו לא נענתה מקבל הודעה שהשיחה נקלטה ונחזור אליו.
4. אישור תבנית מול Meta:
   • בשורה «תבנית פרטי השיחה», אם מופיע הכפתור «הגשת התבנית לאישור», לוחצים עליו. הסטטוס מתעדכן ל-«ממתינה לאישור של Meta» ולאחר מכן ל-«מאושרת».
   • בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה של הלקוח נשלח טקסט רגיל; מעבר לכך ההודעה יוצאת רק לפי תבנית מאושרת.
5. הוספת קישורים שהסוכן רשאי לשלוח:
   • תחת «קישורים שהסוכן יכול לשלוח», לוחצים «הוספת קישור».
   • מזינים את שם הקישור (בשדה עם תווית «שם הקישור 1», למשל «התפריט») ואת הכתובת המלאה (בשדה «כתובת הקישור 1»).
   • ניתן להזין עד 8 קישורים.

2. קביעת התראות מיידיות לצוות

בכרטיס «מה מגיע אליכם מיד» בוחרים אילו אירועים ישלחו התראה מיידית בוואטסאפ ובאפליקציה (בנוסף למייל):

1. מפעילים או מכבים את המתגים הרצויים:
   • «שיחה דחופה» — מתקשר שתיאר מקרה שהוגדר כדחוף.
   • «הודעה חדשה» — מתקשר שהשאיר הודעה לצוות.
   • «העברה שלא נענתה» — שיחה שהסוכן ניסה להעביר לנציג צוות ואף אחד לא ענה.
2. כדי לקבוע מי מחברי הצוות יקבל את ההתראות, לוחצים על הכפתור «להתראות לצוות», שפותח את עמוד ההגדרות התראות לצוות.

3. הגדרת תקרת דקות חודשית

בכרטיס «תקרת דקות» ניתן להגביל את כמות דקות המענה לחודש:

1. בשדה «תקרת דקות מענה בחודש» מזינים מספר שלם של דקות (החל מ-1 ועד 100000). אם משאירים את השדה ריק, המערכת תפעל ללא הגבלת תקרה.
2. תחת השדה מופיע מספר הדקות שנענו החודש בפועל.
3. לוחצים על כפתור «שמירת ההגדרות» בסרגל שבתחתית העמוד.

מה קורה אחר כך

• הודעות בוואטסאפ: בעסקים שכוללים גם את «התותח בוואטסאפ», מתקשרים שזכאים להודעה לפי ההגדרות שבחרתם יקבלו אותה ישירות ממספר הוואטסאפ של העסק.
• התראות לצוות: התראות על מקרים דחופים, הודעות חדשות או העברות שלא נענו יגיעו לאפליקציה ולוואטסאפ של חברי הצוות הרלוונטיים.
• הגעה לתקרת הדקות: כאשר סך דקות המענה מגיע לתקרה שהוגדרה, הסוכן מסיים בנימוס את השיחה הפעילה ומפסיק לענות לשיחות חדשות עד תחילת החודש הבא. כדי לחזור לקבל שיחות עוד באותו חודש, מוחקים את התקרה או מקלידים מספר גבוה יותר ולוחצים «שמירת ההגדרות».

שאלות נפוצות

האם עסק עם מענה טלפוני בלבד יכול לשלוח הודעות וואטסאפ למתקשרים?

לא. עסק שיש לו רק את «אלוף הטלפונים» אינו שולח הודעות וואטסאפ מהקו של העסק. כדי לשלוח הודעות וואטסאפ למתקשרים נדרש גם המוצר «התותח בוואטסאפ» ומספר וואטסאפ מחובר לעסק.

הפעלתי את סיכום הוואטסאפ, אך מתקשרים לא מקבלים הודעות. מה הסיבה?

ודאו שמתג העל «הטלפון שולח וואטסאפ מהקו של העסק» מופעל ושברשותכם גם «התותח בוואטסאפ». אם המתג כבוי, שום הודעה לא תישלח גם אם שאר המתגים דולקים. בנוסף, ודאו שקו הוואטסאפ של העסק אכן מחובר למערכת.

למה צריך אישור תבנית מול Meta?

לפי כללי וואטסאפ, ניתן לשלוח הודעות בטקסט רגיל רק בתוך 24 שעות מההודעה האחרונה שהתקבלה מהלקוח. לאחר 24 שעות ללא פנייה מהלקוח, הודעות יכולות לצאת רק באמצעות תבנית רשמית שאושרה על ידי Meta.

האם הסוכן יכול לשלוח למתקשר כל קישור שירצה?

לא. הסוכן מוגבל אך ורק לקישורים שהוגדרו מראש תחת «קישורים שהסוכן יכול לשלוח» (עד 8 קישורים), והוא שולח אותם לפי השם המדויק שנתתם להם.

מה קורה כאשר נגמרות דקות המענה שהוגדרו בתקרה?

השיחה שנמצאת בעיצומה מסתיימת בנימוס, והסוכן אינו עונה לשיחות נכנסות נוספות עד 1 בחודש הבא. כדי לאפשר מענה מחדש לפני כן, אפשר להגדיל את המספר או לרוקן את השדה «תקרת דקות מענה בחודש» וללחוץ «שמירת ההגדרות».

כיצד בוחרים מי בצוות יקבל את ההתראות המיידיות?

בכרטיס «מה מגיע אליכם מיד» לוחצים על «להתראות לצוות». שם מגדירים עבור כל חבר צוות האם וכיצד לקבל התראות.