עדכונים במייל

בקצרה

אחרי כל שיחה שהסוכן מקבל בקו של «אלוף הטלפונים», המערכת שולחת סיכום של תוכן השיחה ומה צריך לעשות הלאה ישירות לתיבת המייל.

בהגדרות הקו קובעים מי יקבל את העדכונים (עד 10 נמענים), ובכרטיס «מסירת עדכונים במייל» רואים מה קרה עם כל מייל שנשלח.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» או «ניהול». תפקידי «חבר צוות» ו«כספים» אינם מורשים לגשת לחלק זה בהגדרות.
• מסלול: השירות פעיל במסלול «אלוף הטלפונים — שיחות נכנסות ויוצאות». במסלול שיחות יוצאות בלבד מופיע כרטיס נעול.

שלב אחר שלב

הגעה להגדרות

1. נכנסים אל «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט תחת «ניהול והתאמה» (בתצוגת «פוקוס» נכנסים ללשונית «העסק» ובוחרים באריח «הגדרות»).
2. תחת קבוצת «המענה הטלפוני», לוחצים על «עדכונים במייל». אפשר להגיע לכאן גם ישירות משורת «עדכונים במייל» בדף הבית של ה«מענה טלפוני»פתיחה במערכת.

הפעלת שליחת העדכונים

1. בכרטיס «מי מקבל עדכון אחרי שיחה», מפעילים את המתג «שליחת עדכונים במייל».
2. לוחצים על «שמירת ההגדרות» בפס השמירה התחתון.

הוספת נמענים לרשימה

1. בשדה «הוספת נמען», מקלידים את כתובת המייל (לדוגמה team@business.co.il).
2. לוחצים על «הוספה». הכתובת מתווספת לרשימה.
3. לוחצים על «שמירת ההגדרות». לאחר השמירה מופיע לצד הכתובת התג «ממתין לאישור».

הסרת נמען

1. כדי להסיר כתובת, לוחצים על כפתור ה-«X» (הסרת הכתובת) לצד הנמען.
2. לוחצים על «שמירת ההגדרות». עדכון שממתין לשליחה לכתובת שהוסרה יבוטל אוטומטית.

מעקב אחר מסירת העדכונים

בכרטיס «מסירת עדכונים במייל» רואים אם סיכומי השיחות נשלחו לנמענים שהגדרתם:

1. בכל שורה מוצגים פרטי הנמען, תאריך השליחה, מספר הניסיונות ותג הסטטוס: «נשלח», «בשליחה», «ממתין», «נכשל», «השליחה לא ודאית» או «בוטלה».
2. כדי להגיע לדף השיחה שממנה נוצר העדכון, לוחצים על הקישור «לשיחה».
3. לרענון נתוני המסירה, לוחצים על סמל הרענון («רענון מסירת עדכונים»).
4. אם מופיעה שורה עם הסטטוס «נכשל», לוחצים על כפתור «ניסיון נוסף» כדי לנסות לשלוח שוב.
5. אם מופיעה שורה עם הסטטוס «השליחה לא ודאית», לא ברור אם ההודעה נשלחה. בדקו עם הנמען לפני שתשלחו שוב, כדי שלא יקבל אותה פעמיים.

מה קורה אחר כך

• אחרי כל שיחה שנענתה בקו, סיכום של השיחה ומה צריך לעשות הלאה נשלח לכל הכתובות המאושרות שברשימה.
• הסטטוס «נשלח» מעיד ששרת הדואר קיבל את ההודעה. זה עדיין לא מבטיח שהיא הגיעה לתיבת הדואר הנכנס של הנמען.
• המערכת מנסה לשלוח שוב עדכונים שנכשלו באופן אוטומטי עד 5 פעמים, ברווחי זמן הולכים וגדלים (מ-30 שניות ועד שעה). שגיאות סופיות אינן נשלחות שוב לבד ומחייבות לחיצה על «ניסיון נוסף».
• כיבוי המתג «שליחת עדכונים במייל» עוצר את השליחה; העדכונים ממתינים ויישלחו ברגע שתדליקו את המתג מחדש.
• שיחות בדיקה שנערכות דרך נסו את המענה לפני שהקו חי אינן שולחות עדכונים במייל.

שאלות נפוצות

למה חבר צוות שהוספתי לא מקבל עדכונים?

כתובת חדשה מוצגת עם התג «ממתין לאישור» ואינה מקבלת עדכונים עד שהנמען יפתח את הודעת האישור החד־פעמית וילחץ על הקישור שבה. מומלץ גם לבדוק את סטטוס השליחה בכרטיס «מסירת עדכונים במייל».

כתוב «נשלח», אך המייל לא הגיע לתיבה. מה הסיבה?

הסטטוס «נשלח» אומר ששרת הדואר קיבל את ההודעה, ולא בהכרח שהיא הגיעה לתיבה של הנמען. מומלץ לבדוק את תיקיית דואר הזבל (ספאם) או קטגוריות סינון שונות בתיבת הדואר.

כמה כתובות מייל אפשר להוסיף?

אפשר להגדיר עד 10 כתובות מייל לקבלת עדכונים לכל עסק.

מה עושים כשעדכון מופיע בסטטוס «נכשל»?

לוחצים על «ניסיון נוסף» בשורת העדכון. אם השליחה נכשלת שוב, קוראים את הסבר השגיאה המופיע תחת השורה ופועלים לפי ההנחיות.

האם גם הכתובת שלי צריכה אישור במייל?

לא. כתובת המייל של בעל החשבון מאושרת מראש ואינה דורשת אישור נוסף.