סיכום שיחה אוטומטי

בקצרה

ב«פיצ'רים נוספים» נמצאים כלים שעושים בשבילכם עבודה. הראשון שבהם הוא «סיכום שיחה אוטומטי»: מעלים הקלטה של שיחה או של פגישה, המערכת מתמללת אותה וכותבת סיכום מסודר. בוחרים איזה סיכום רוצים: סיכום פנימי שנשאר אצלכם, הודעה מסכמת ללקוח, או שניהם. את הסיכום אפשר לערוך, לשמור בכרטיס של הליד ולשלוח ללקוח בוואטסאפ.

לפני שמתחילים

• מי יכול: «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» מעלים הקלטות, עורכים, שומרים בכרטיס ושולחים. את ההנחיות שלפיהן הסיכום נכתב מתאימים רק «בעלים» ו«ניהול». חבר צוות שרואה רק את הלידים שלו רואה רק הקלטות של הלידים האלה ואת ההקלטות שהעלה בעצמו.
• מסלולים: «התותח בוואטסאפ» («פשוט» ו«מתקדם») והחבילה המשולבת. הדף אינו מוצג בעסק שיש בו מענה טלפוני בלבד.
• איזה קובץ: קובץ שמע או וידאו של שיחה, למשל MP3, M4A, WAV או MP4, עד 500MB ועד 4 שעות. הקלטה ארוכה יותר מחלקים לשני קבצים.
• הדקות: בכל חודש יש לכם שעתיים של סיכום בחינם. נספר רק הדיבור שבהקלטה: שתיקות ארוכות לא נספרות. דקות נוספות קונים בחנות.
• איפה מוצאים:
  • בתצוגה «רגילה» ו«מבט-על»: פותחים את «פיצ'רים נוספים»פתיחה במערכת תחת «הסוכנים» בתפריט הצד.
  • בתצוגת «פוקוס»: עוברים ללשונית «העסק» ולוחצים על האריח «פיצ'רים נוספים».

שלב אחר שלב

1. פותחים את «פיצ'רים נוספים»פתיחה במערכת ולוחצים «לפתוח» בכרטיס «סיכום שיחה אוטומטי».
2. בכרטיס «הקלטה חדשה» לוחצים «לבחור הקלטה» ובוחרים את הקובץ. במחשב אפשר גם לגרור את הקובץ אל הכרטיס.
3. תחת «איזה סיכום?» בוחרים «לעסק», «ללקוח» או «שניהם».
4. תחת «על איזה ליד השיחה?» אפשר לבחור את הליד שהשיחה הייתה איתו. זה לא חובה, ואפשר לבחור גם אחר כך.
5. לוחצים «להעלות ולסכם». ההקלטה מופיעה ברשימה «ההקלטות שלכם», ולידה השלב שבו היא נמצאת: העלאה, הכנה, תמלול וסיכום.
6. מחכים. זה יכול לקחת כמה דקות, לפי אורך ההקלטה. אפשר לעבור לדף אחר במערכת ולחזור אחר כך.
7. כשהשלב הוא «מוכן», לוחצים על שם ההקלטה כדי לפתוח את העמוד שלה.

העמוד של הקלטה

בעמוד של הקלטה מוכנה תמצאו:

• «סיכום לעסק» ו«סיכום ללקוח», לפי מה שבחרתם. בכל אחד אפשר ללחוץ «להעתיק», או «לערוך» כדי לתקן את הנוסח ולשמור.
• הליד: בוחרים על איזה ליד השיחה, ולוחצים «לשמור בכרטיס הליד». הסיכום נשמר כהערה בכרטיס של הליד, עם תאריך ההקלטה והאורך שלה.
• «לשלוח ללקוח»: נפתח חלון עם השם והמספר של הלקוח ועם נוסח הסיכום. לוחצים «לשלוח בוואטסאפ», וההודעה יוצאת מהמספר של העסק ומופיעה בשיחה עם הלקוח.
• התמלול: לוחצים «להציג את התמלול» כדי לקרוא את השיחה כולה.
• «לסכם מחדש»: כותב את הסיכום שוב, למשל אחרי ששיניתם את ההנחיות. סיכום מחדש לא נספר בדקות, ואפשר לעשות אותו עד חמש פעמים לכל הקלטה. גם «לנסות שוב» על סיכום שלא נכתב נספר בחמש הפעמים האלה. אם הסיכום לא נכתב מחדש, מה שהיה כתוב קודם נשאר כמו שהוא, וכתוב על זה בעמוד של ההקלטה.
• «להסיר את ההקלטה»: מוחק את הסיכום ואת התמלול שלה.

להתאים את הסיכום לעסק שלכם

בכרטיס «איך הסיכום נכתב» לוחצים «להתאים לעסק שלכם» (אחרי התאמה הכפתור נקרא «לשנות»).

1. תחת «מה חשוב לכם שיופיע בסיכום?» כותבים במילים שלכם מה אתם רוצים לראות, למשל מה הלקוח ביקש, מחירים שנאמרו ומה הבטחתם ועד מתי.
2. אם תרצו, מוסיפים כמה מילים על העסק ועל מה שחשוב שהלקוח יקבל בסיכום שלו, ובוחרים סגנון ואורך.
3. לוחצים «לנסח הנחיות». המערכת מנסחת מזה הנחיות לסיכום ומציגה מה יהיה בסיכום לעסק ומה בסיכום ללקוח.
4. הקלטות חדשות יסוכמו לפי ההנחיות האלה. הקלטה שכבר סוכמה אפשר «לסכם מחדש» מהעמוד שלה.

מי שרוצה לדייק יותר פותח את «ההנחיות המלאות (למתקדמים)» ועורך אותן בעצמו. «לחזור להנחיות הרגילות» מוחק את ההתאמה.

הדקות שלכם

• בראש הדף, תחת «הדקות שלכם החודש», רואים כמה שעות נשארו לכם ומתי השעתיים שבחינם מתחדשות.
• הקלטה נספרת כשהתמלול שלה מתחיל, ולפי הדיבור שבה בלבד. הקלטה שלא הצלחנו לתמלל לא נספרת.
• אם בהקלטה יש יותר דיבור ממה שנשאר לכם, היא נשארת ברשימה בשלב «מחכה לדקות». קונים דקות בחנות דרך «לקנות עוד דקות», ואחרי התשלום חוזרים לדף ולוחצים «להמשיך». הקלטה מחכה כך עד יממה מרגע ההעלאה. אחרי זה הקובץ נמחק, ואפשר להעלות אותה שוב אחרי שמוסיפים שעות.
• דקות שקניתם בחבילה נשמרות עד התאריך שמופיע לידן, והן מתחילות לרדת רק אחרי שהשעתיים שבחינם של אותו חודש נגמרו.

מה קורה אחר כך

• קובץ ההקלטה עצמו לא נשמר אצלנו אחרי שהסיכום מוכן, ובכל מקרה נמחק לכל המאוחר יממה אחרי ההעלאה. נשארים התמלול והסיכום, עד שתסירו את ההקלטה או עד שיעבור הזמן שבחרתם ב«כמה זמן שומרים שיחות ותמלולים» (24 חודשים, אם לא בחרתם אחרת).
• סיכום ששמרתם בכרטיס הליד נשאר שם כהערה, גם אם תסירו את ההקלטה מהרשימה. על הערות בכרטיס ראו משימות והערות בליד.

שאלות נפוצות

העליתי הקלטה והיא נכשלה. הדקות נספרו?

הקלטה שלא הצלחנו לקרוא או לתמלל לא נספרת. אם התמלול הצליח ורק הסיכום לא נכתב, הדקות נספרו והתמלול נשמר, ואפשר לקרוא אותו בעמוד של ההקלטה. לוחצים «לנסות שוב», והסיכום נכתב בלי שהדקות נספרות שוב. כל «לנסות שוב» כזה נספר כמו «לסכם מחדש», עד חמש פעמים לכל הקלטה. ליד ההקלטה כתוב מה קרה ומה אפשר לעשות.

אפשר להעלות כמה הקלטות אחת אחרי השנייה?

כן, עד שלוש הקלטות בעבודה באותו זמן. כשאחת מסתיימת אפשר להעלות עוד.

הסיכום ללקוח נשלח לבד?

לא. שום דבר לא נשלח ללקוח עד שלוחצים «לשלוח ללקוח» ומאשרים.