משימות, הערות ושיחות מהליד

בקצרה

עמוד הליד מרכז את כל הפעולות מול הלקוח במקום אחד. תיבת הרישום בלשונית «ציר זמן» מאפשרת לכתוב הערות פנימיות לצוות, לפתוח משימות עם מועד יעד ואחראי, ולתעד שיחות טלפון שניהלתם – בלי לצאת מכרטיס הליד.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות». תפקיד «כספים» אינו מורשה לערוך נתונים אלה.
• חברי צוות יכולים להוסיף הערות, לפתוח משימות ולתעד שיחות בכל ליד שהם מורשים לראות. אם בעל העסק סימן ב-הגדרות ה-CRM את «אנשי צוות רואים רק את הלידים שלהם», לא תהיה גישה ללידים של אחרים.
• מסלולים: ניהול משימות והערות פנימיות כלול במסלולי «פשוט» ו«מתקדם». בעסקים עם «אלוף הטלפונים» בלבד, עמוד הליד ועמוד המשימות נשארים פתוחים לשימוש.

שלב אחר שלב

כתיבת הערה פנימית

1. נכנסים לכרטיס הליד דרך «לידים» במערכתפתיחה במערכת.
2. לוחצים על «הערה» בראש העמוד, או פותחים את הלשונית «ציר זמן» ובוחרים במצב «הערה» מעל תיבת הרישום.

3. כותבים את תוכן ההערה בתיבה (עד 4,000 תווים).
4. אם רוצים שהסוכן ייעזר במידע הזה בשיחות שלו מול הלקוח, מסמנים «גם הסוכן יקרא».
5. כדי לתייג אנשי צוות, לוחצים על «אזכור» ובוחרים שמות מתוך רשימת «למי להזכיר».
6. לוחצים על «שמירת הערה» או מקישים במקלדת Ctrl+Enter (או Cmd+Enter).

פתיחת משימה

1. לוחצים על «משימה» בראש העמוד, או בוחרים במצב «משימה» בלשונית «ציר זמן» (אפשר גם ללחוץ על «משימה חדשה» מתוך לשונית «משימות ופגישות»).

2. כותבים את הפעולה הנדרשת בשדה «מה צריך לעשות?».
3. קובעים את תאריך ושעת היעד בשדה «מועד» (ברירת המחדל היא מחר ב-09:00).
4. בוחרים אחראי בשדה «למי» (ברירת המחדל מוגדרת עליכם, ומסומנת כ-« (אני)», או «לבעלי העסק»).
5. בוחרים רמת עדיפות בשדה «דחיפות»: «דחופה», «גבוהה», «רגילה» (ברירת המחדל), או «נמוכה».
6. במידת הצורך מוסיפים הסבר בשדה «פרטים (לא חובה)».
7. לוחצים על «הוספת משימה».

ניהול משימות: סיום, עריכה ומחיקה

1. עוברים ללשונית «משימות ופגישות». המשימות הפתוחות מוצגות בחלוקה לפי מועד היעד שלהן: «באיחור», «היום», «מחר», «השבוע», או «בהמשך».

2. לסימון משימה שבוצעה, מסמנים את תיבת הסימון לצדה. המשימה תעבור לקבוצה המקופלת תחת הכפתור «בוצעו» (למשל «בוצעו (1)»).
3. כדי להחזיר משימה שהושלמה לרשימת הפתוחות, לוחצים על הכפתור «בוצעו» ומבטלים את הסימון ליד המשימה.
4. לעריכה, לוחצים על סמל העיפרון לצד המשימה. בחלון «עריכת משימה» מעדכנים את השדות ולוחצים «שמירה». למחיקה, לוחצים על «מחיקת המשימה» ומאשרים.

תיעוד שיחה ידנית

1. בלשונית «ציר זמן», בוחרים במצב «תיעוד שיחה» מעל תיבת הרישום.
2. בוחרים את תוצאת השיחה בשדה «איך הסתיימה»: «ענה/תה», «לא ענה/תה», «תא קולי», «תפוס», או «ביקש/ה לחזור».
3. מזינים את משך השיחה בדקות בשדה «משך (דקות)».
4. כותבים סיכום קצר בתיבה «מה נאמר בשיחה».
5. לוחצים על «שמירת התיעוד».

מה קורה אחר כך

• כאשר מגיע מועד היעד של משימה, האחראי שנבחר מקבל התראה בוואטסאפ ובטלפון. משימה ללא אחראי ספציפי שולחת התראה לבעלי העסק.
• משימות שפתחתם מוצגות גם ב-דף המשימות הכללי של העסק.
• הערה שסומנה ב-«גם הסוכן יקרא» נכנסת לתמונת המידע של הסוכן, והוא מתחשב בה בשיחות הבאות שלו מול הלקוח.
• עמיתים שסימנתם דרך הכפתור «אזכור» מקבלים התראה במערכת.
• כל פעולה נרשמת כאירוע מסודר ב-ציר הזמן של הליד.

שאלות נפוצות

האם הלקוח יכול לראות את ההערות שכתבתי?

לא. ההערות מיועדות לצוות הפנימי בלבד. גם כאשר מסמנים «גם הסוכן יקרא», המידע נחשף אך ורק לסוכן ה-AI כדי לסייע לו בשיחה, והלקוח אינו רואה את תוכן ההערה.

מה קורה אם מועד המשימה עבר?

משימה שמועד היעד שלה חלף עוברת לקבוצת «באיחור» בלשונית «משימות ופגישות», ומקבלת את התיוג « · באיחור» בשורת המשימה.

האם חבר צוות יכול לפתוח משימה על כל ליד?

חבר צוות יכול לפתוח משימות, לכתוב הערות ולתעד שיחות בכל ליד שיש לו גישה אליו. אם בעל העסק הגדיר שחברי צוות רואים רק את הלידים שלהם, לא ניתן לבצע פעולות על לידים שאינם משויכים אליהם.

איפה מוצאים משימות שהושלמו?

בלשונית «משימות ופגישות», המשימות שבוצעו מוסתרות תחת הכפתור «בוצעו» (למשל «בוצעו (1)»). לחיצה עליו מציגה את הרשימה ומאפשרת להחזיר משימה לפתוחות במידת הצורך.