קבצים על הליד

בקצרה

בכרטיס הליד אפשר לשמור קבצים רלוונטיים לעבודה השוטפת, כגון חוזים, צילומי תעודת זהות או הצעות מחיר. הקבצים יכולים להישמר ישירות בלשונית «מסמכים» של הליד (עד 20 קבצים), או בתוך שדות ייעודיים מסוג «קובץ» שמוגדרים בפרטי הליד (עד 5 קבצים לשדה).

לפני שמתחילים

• מי יכול להוסיף קבצים: משתמשים בתפקיד «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» שיש להם גישת עבודה לליד. אם שדה מסוים הוגדר כפתוח לעדכון על ידי בעלים בלבד, רק «בעלים» ו«ניהול» יוכלו לעדכן אותו.
• מי יכול לפתוח קבצים: כל מי שמורשה לצפות בליד, כולל «חבר צוות» שרואה את הלידים המשויכים אליו.
• כדי לצרף קבצים לשדות מותאמים אישית, יש להגדיר מראש שדה מסוג «קובץ» דרך «הגדרות» › «CRM ולידים» › «שדות» («בעלים» ו«ניהול» בלבד; ראו מדריך הגדרות ה-CRM).
• אם בעסק פועלות רשימות מסמכים מובנות לבדיקה מול הלקוח, ראו את המדריך על «מסמכים».

שלב אחר שלב

הוספת קובץ לשדה ייעודי בפרטי הליד

1. נכנסים לכרטיס הליד מתוך «לידים» במערכתפתיחה במערכת.
2. בחלק של ה«פרטים» בצד המסך (או תחת «פרטי הליד» בטלפון), מאתרים את השדה הרצוי. שדה מסוג קובץ מציג רק את הערך שלו כגלולה (אם השדה ריק, מופיע בו הכיתוב «להוספה»). השדה קיים רק לאחר שהבעלים יצרו אותו, והוא יושב בתוך קבוצת השדות של הבעלים בפרטים (קבוצת ברירת המחדל היא «השדות שלכם»).
3. לוחצים על ערך השדה (הגלולה). הלחיצה פותחת חלונית קופצת (ובטלפון גיליון שנפתח מלמטה), שבה מוצגים קישורי הקבצים וכפתור «הוספת קובץ».

4. לוחצים על «הוספת קובץ» ובוחרים את הקובץ מהמכשיר שלכם. שם הקובץ מוצג כקישור בתוך החלונית, ולחיצה עליו פותחת את הקובץ ישירות בלשונית חדשה בדפדפן.

הוספת קובץ ללשונית «מסמכים»

1. בעמוד הליד, עוברים ללשונית «מסמכים».
2. אם בעסק אין רשימות מסמכים מוגדרות: תחת הכותרת «קבצים», לוחצים על «הוספת קובץ» ובוחרים קובץ מהמכשיר.

3. לאחר ההעלאה מופיעה הודעה «הקובץ נוסף: <שם הקובץ>», והקובץ מתווסף לרשימה לצד גודלו (לדוגמה «140 KB»).
4. אם בעסק מוגדרות רשימות מסמכים: תיבת «לתייק בתור» וכפתור «הוספת קובץ» מופיעים בבלוק המסמכים שמעל «כל הקבצים של הליד» (בבלוק «כל הקבצים של הליד» עצמו אין כפתור הוספה). בוחרים סוג מסמך בתיבת «לתייק בתור», לוחצים «הוספת קובץ» ובוחרים קובץ מהמכשיר — והקובץ מתווסף אל «מסמכים שהתקבלו». אם הגיעו קבצים שעדיין לא תויקו, מופיע האזור «קבצים שעוד לא תויקו» (אזור זה מוצג רק כאשר ישנם קבצים כאלה), ולצד כל קובץ בוחרים סוג בתיבת «לתייק בתור» ולוחצים על «תיוק». רשימות המסמכים והתיוק קיימות רק במערכת שמחוברת לוואטסאפ של העסק (מסלולי «פשוט», «מתקדם» והחבילה); בעסק של מענה טלפוני בלבד, לשונית «מסמכים» מציגה קבצים רגילים ללא רשימות תיוק.

פתיחה והורדה של קבצים

• כל קובץ ברשימה פועל כקישור: לחיצה על שמו פותחת אותו בלשונית חדשה.
• כאשר מופעלת רשימת מסמכים, לצד כל מסמך מופיעים הקישורים «פתיחת הקובץ» ו«הורדה».
• כדי להוריד את כל המסמכים שהתקבלו יחד, לוחצים על «הורדת כל הקבצים בקובץ אחד» ושומרים קובץ ZIP מרוכז.

מה קורה אחר כך

• הקובץ נשמר בשרת המערכת ומקושר לכרטיס הליד. הוספה או שינוי של קובץ בשדה ייעודי נרשמים בהיסטוריה של הליד.
• בלשונית «מסמכים» מרוכזים כל הקבצים של הליד, כולל אלו שנוספו דרך שדות ייעודיים, לצד ציון שם השדה שאליו הם משויכים.
• אם בעסק מוגדרות רשימות מסמכים, קבצים שהלקוח שולח בשיחת הוואטסאפ מופיעים תחת «קבצים שעוד לא תויקו» (אזור שמוצג רק כאשר יש קבצים כאלה), וניתן לתייק כל אחד מהם בבחירת סוג ב«לתייק בתור» ולחיצה על «תיוק».
• בתצוגות «רגילה», «פוקוס» ו«מבט-על» התוכן זהה. בטלפון הלשוניות מוצגות כלחצנים מתחת לכותרת, והשדות מתקפלים תחת «פרטי הליד».

שאלות נפוצות

אילו סוגי קבצים נתמכים?

המערכת מקבלת קובצי PDF, מסמכי Word, גיליונות Excel, מצגות PowerPoint, קובצי טקסט פשוט, תמונות מסוג JPEG או PNG, וסרטונים קצרים בפורמט MP4 או 3GPP. קבצים שאינם נתמכים (כמו GIF או HEIC) יידחו עם ההודעה «את סוג הקובץ הזה אי אפשר לשמור (PDF, תמונה, מסמך או סרטון קצר)».

כמה קבצים אפשר לשמור על ליד?

בבלוק הכללי של הליד ניתן לשמור עד 20 קבצים («עד 20 קבצים»). בכל שדה מותאם אישית מסוג קובץ ניתן לשמור עד 5 קבצים.

מדוע מופיעה הודעת השגיאה «הקובץ גדול מ-20MB»?

המערכת מגבילה כל קובץ שמועלה לליד לתקרה של 20MB לכל היותר. בנוסף, קובצי תמונה מוגבלים לעד 5MB וסרטונים לעד 16MB.

למה כפתור «הוספת קובץ» לא מופיע ליד שדה מסוים?

אם השדה מוגדר כפתוח לעריכה רק עבור «בעלים» ו«ניהול», משתמש בתפקיד «חבר צוות» לא יראה את כפתור ההוספה בחלונית השדה. כמו כן, הכפתור לא יופיע אם השדה הועבר לארכיון או אם אין לכם הרשאת עריכה על הליד.

מה עושים כשמופיעה ההודעה «אין כרגע איפה לשמור קבצים במערכת הזאת. פנו אלינו ונסדר את זה.»?

ההודעה מציינת שבמערכת שלכם טרם הופעל שטח אחסון מתאים לקבצים. יש לפנות לתמיכה של אוטומציות AI כדי להסדיר זאת.