בדיקת הסוכן

בקצרה

«בדיקת הסוכן» היא שיחת צ׳אט פנימית ופרטית עם הסוכן של העסק, שבה כותבים אליו כלקוח ובודקים את המענה בזמן אמת. השיחה מתבססת על ההגדרות ומאגרי הידע האמיתיים שלכם. השיחה אינה נשלחת בוואטסאפ ואינה מחויבת בתשלום, והיא מאפשרת לבדוק את הסוכן לפני שהוא עונה ללקוחות.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. בתפקיד «חבר צוות» העמוד אינו מופיע בתפריט, ובתפקיד «כספים» הגישה נחסמת.
• מסלולים: מסלולי «התותח בוואטסאפ» («פשוט» ו«מתקדם») ומסלול החבילה המשולבת. במסלול מענה טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים»), בדיקת השיחות מתבצעת בנפרד במסך ייעודי לשיחות קוליות.
• איפה מוצאים:
  • בתצוגה «רגילה» ו«מבט-על»: פותחים את «בדיקת הסוכן»פתיחה במערכת בתפריט הצד תחת «ניהול והתאמה».
  • בתצוגת «פוקוס»: עוברים ללשונית «העסק» ולוחצים על האריח «בדיקת הסוכן».
  • בתצוגת «מבט-על»: ניתן לפתוח גם מתוך מסך «ידע» בלחיצה על «בדיקה בשיחת ניסיון».
  • בנייד: תחת «עוד» בתפריט (ב«רגילה» וב«מבט-על») או בלשונית «העסק» (ב«פוקוס»).

שלב אחר שלב

1. פותחים את «בדיקת הסוכן» במערכתפתיחה במערכת.
2. אם קיימת גרסה שממתינה לפרסום, בוחרים תחת «איזו גרסה עונה»: «הגרסה החדשה, שעוד לא פורסמה» או «הגרסה שעונה ללקוחות עכשיו». אם אין גרסה ממתינה, עונה הגרסה הפעילה («עונה הגרסה שפעילה מול הלקוחות עכשיו.»).
3. כותבים הודעה בתיבה «מה הייתם כותבים בתור לקוח?» (עד 4096 תווים) ולוחצים על כפתור השליחה (או Enter בתצוגות «פוקוס» ו«מבט-על»). ההודעה מוצגת תחת «אתם».
4. ממתינים למענה. בזמן ההמתנה מוצג החיווי «מחכים לתשובה מהסוכן…» (בתצוגת «פוקוס»: «מקליד…»). התשובה מופיעה תחת «הסוכן» עם שורת הגרסה שענתה, ומצוין אם זו גרסה «חיה» או גרסה «מועמדת».
5. בודקים מתחת לתשובה את שורות הרישום: שורות «הסוכן היה רושם: …» מציגות מה הסוכן היה שומר בליד (שדות, שלבים, משימות או פגישות), ושורות «היה נחסם: …» מציגות מה שנחסם לרישום. שום נתון אינו נשמר בעסק.
6. אם התשובה דורשת תיקון, מעדכנים את המידע במסך «ידע» או במסך «התאמה», לוחצים על «פרסום לסוכן» (ראו מדריך פרסום לסוכן), ובוחרים שוב ב-«הגרסה החדשה, שעוד לא פורסמה».

מה קורה אחר כך

• שליחת הודעה ראשונה בשיחת הבדיקה משלימה את שלב «בדיקה לפני הפעלה» ברשימת ההכנה של המערכת.
• השיחה מנוהלת בערוץ בדיקה פנימי. התשובות מוצגות רק בעמוד זה, אינן נשלחות לוואטסאפ ואינן מחויבות בתשלום.
• שיחת הבדיקה אינה מופיעה בתיבת ההודעות («שיחות») ואינה נספרת במדדי הסוכן.
• שרשור השיחה נשמר במערכת עבור העסק והסוכן זוכר את ההודעות הקודמות בו.
• סביבת הבדיקה של גרסה חדשה נשמרת פעילה ל-15 דקות מההודעה האחרונה.

שאלות נפוצות

האם לקוחות אמיתיים יכולים לראות את הודעות הבדיקה?

לא. הודעות הבדיקה נשארות בתוך המערכת בלבד. כפי שמצוין בראש המסך: «ההודעות כאן לא נשלחות בוואטסאפ ולא מחויבות בתשלום.».

האם שיחת הבדיקה יוצרת ליד או קובעת פגישה ביומן?

לא. השיחה מתנהלת בסביבת ניסיון שאינה רושמת דבר בעסק. שורות «הסוכן היה רושם: …» מציגות מה הסוכן היה מבצע אילו זו הייתה שיחת אמת, אך שום נתון אינו נשמר.

מדוע מופיעות שתי אפשרויות בחירה תחת «איזו גרסה עונה»?

כאשר שמרתם שינויים ופרסמתם גרסה חדשה שטרם עלתה לאוויר מול לקוחות, המערכת מאפשרת לבחור בין «הגרסה החדשה, שעוד לא פורסמה» לבדיקת השינויים, לבין «הגרסה שעונה ללקוחות עכשיו» לבדיקת המענה הקיים.

האם אפשר לבדוק את הסוכן כאשר המענה האוטומטי כבוי?

כן, מתג המענה האוטומטי אינו משפיע על שיחת הבדיקה. עם זאת, כאשר אין בעסק גרסה פעילה וגם אין גרסה שפורסמה וממתינה, שום דבר אינו עונה בצ׳אט הבדיקה: העמוד מציג «עדיין אין גרסה פעילה. הודעות הבדיקה נשמרות, והסוכן יענה להן כשהוא יופעל.», וכל הודעה מציגה «ההודעה נשמרה ותקבל מענה עם הפעלת הסוכן». אם יש גרסה שפורסמה וממתינה (אף שטרם הופעלה מול לקוחות), היא כן עונה בשיחת הבדיקה.

האם חבר צוות יכול לבצע את הבדיקה?

לא. העמוד מיועד לבעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול» בלבד. משתמשים בתפקיד «חבר צוות» אינם רואים את העמוד בתפריט, ופתיחת הכתובת מציגה הודעה שהעמוד פתוח רק לבעלי תפקידים אלו.