סינון שיחות וסימון מה יצא מהשיחה

בקצרה

תיבת השיחות מרכזת את כל הפניות שמגיעות לעסק. בעזרת המסננים תוכלו למצוא במהירות שיחות לפי המספר שאליו פנו, מי שמטפל בהן ומצב הטיפול.

בנוסף, בלחיצה אחת באזור «מה יצא מהשיחה» תוכלו לתעד את תוצאת הפנייה. הסימון מעביר אוטומטית את הליד לשלב המתאים במערכת ומעדכן את מודעת הפרסום שממנה הלקוח הגיע.

לפני שמתחילים

• מי יכול לסנן שיחות: בעלי תפקידים «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות» (כל אחד רואה את השיחות שפתוחות עבורו).
• מי יכול לסמן מה יצא מהשיחה: כל מי שיכול להשיב בשיחה («בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות»). בעלי תפקיד «כספים» אינם ניגשים לתיבת השיחות.
• מסלולים: מסנני השיחות זמינים בכל המסלולים. סימון «מה יצא מהשיחה» זמין בשיחות וואטסאפ במסלולי «פשוט», «מתקדם» ובחבילת «משפחה מנצחת».
• מומלץ להכיר גם את המדריכים שיחה שהופכת לליד ושיוך שיחה, הערות ותוויות.

שלב אחר שלב

סינון וחיפוש ברשימת השיחות

1. נכנסים אל «שיחות» במערכתפתיחה במערכת בתפריט תחת «יום העבודה».
2. בוחרים את התצוגה הרצויה בלשוניות: «מחכות לכם» (שיחות שממתינות למענה אנושי), «שלי» (שיחות שמשויכות אליכם או בטיפולכם), או «כל השיחות». תחת «עוד:» תמצאו גם «ממתינות לאישור» ו«לא נמסרו».
3. מסננים לפי הצורך בעזרת התפריטים שמעל הרשימה:
   • «מספר»: אם לעסק יש יותר ממספר אחד, בוחרים מספר מסוים או משאירים «כל המספרים».
   • «מי מטפל»: בוחרים בין «כולם», «הסוכן עונה», «מחכה לנציג», «אצל נציג» או «באפליקציה אחרת».
   • «מצב»: בוחרים בין «פתוחות וטופלו», «פתוחות» או «טופלו».

4. לאיתור שיחה מסוימת, מקלידים בתיבת החיפוש «חיפוש שם, מספר או מילה».
5. כדי לחזור לרשימה המלאה, לוחצים על «ניקוי הסינון» (ועל «ניקוי החיפוש» אם חיפשתם טקסט).

טעינת שיחות ישנות («עוד שיחות»)

1. הרשימה מציגה בהתחלה 50 שיחות ומתעדכנת מעצמה בזמן אמת.
2. כדי להציג שיחות ישנות יותר, גוללים לתחתית הרשימה ולוחצים על «עוד שיחות».
3. כל לחיצה מוסיפה 50 שיחות נוספות, עד ל-200 שיחות לכל היותר.
4. בהגעה ל-200 שיחות מופיעה ההודעה «מוצגות 200 השיחות האחרונות. אפשר לחפש או לסנן כדי למצוא שיחה ישנה יותר.».

סימון מה יצא מהשיחה

1. פותחים שיחה מתוך הרשימה.
2. פותחים את פרטי הלקוח: בתצוגה «רגילה» לוחצים על «פרטי לקוח» בראש השיחה (בתצוגת «פוקוס»: לוחצים על «פרטים»).
3. גוללים למטה בבלוק הלקוח אל האזור «מה יצא מהשיחה».
4. לוחצים על אחת מארבע האפשרויות:
   • «מתאים» — הלקוח מתאים לשירות או להצעה.
   • «נקבעה פגישה» — נקבע מועד לפגישה.
   • «הפך ללקוח» — נסגרה עסקה.
   • «לא רלוונטי» — הפנייה אינה מתאימה.

5. אם בחרתם «הפך ללקוח», ייפתח טופס קצר. בשדה «כמה הלקוח שילם» תוכלו להקליד את סכום העסקה (לא חובה), ולאחר מכן לוחצים על «סימון כלקוח».
6. לאחר הלחיצה מופיעה הודעת אישור (למשל: «השיחה סומנה: מתאים, והליד עבר לשלב המתאים»), ועל הכפתור שנבחר מופיע סימון ✓.

מה קורה אחר כך

• שמירה על הלקוח: הסימון נשמר בכרטיס איש הקשר ומלווה אותו במערכת.
• העברת הליד לשלב המתאים: אם ללקוח יש ליד, הוא עובר אוטומטית לשלב שהוגדר עבור תוצאה זו במערכת הלידים (ראו מדריך לידים: מבט כללי). גם הזזת הליד בעמוד הלידים מעדכנת את הסימון בשיחה.
• עדכון מודעות הקמפיין: אם הלקוח הגיע מלחיצה על מודעה ב-Meta או ב-Google, המערכת מדווחת לקמפיין על התוצאה. סימון «הפך ללקוח» עם סכום שולח אירוע רכישה עם שווי העסקה, כדי שהמודעה תלמד אילו פניות מביאות הכנסות.
• סכום העסקה: אם הוזן סכום ב«הפך ללקוח» ובליד עדיין לא נקבע ערך, הסכום נרשם כשווי הליד.

הבדלים בין תצוגות העבודה

• תצוגה רגילה: שורת המסננים פתוחה תמיד בעמודת השיחות, מתחת ללשוניות ומעל הרשימה.
• תצוגת מבט-על: המסננים מקופלים תחת הכפתור «סינון שיחות» (שמשתנה ל«סינון אחד» או למספר הסינונים הפעילים). לוחצים עליו כדי לפתוח את האפשרויות. כרטיס הלקוח מוצג בחלונית הקבועה מימין.
• תצוגת פוקוס: שורת התצוגות מציגה «מחכות לכם · שלי · כל השיחות». לחיצה על כפתור הסמל «תצוגות וסינון» פותחת חלונית שבה חמש התצוגות, ומתחתיהן תפריטי הסינון.

• שימוש בטלפון נייד: דף «שיחות» מוצג בסרגל התחתון. בתצוגה «רגילה» תפריטי הסינון מוצגים פתוחים מעל הרשימה; רק בתצוגות «מבט-על» (כפתור «סינון שיחות») ו«פוקוס» (כפתור סמל) הם מקופלים מאחורי כפתור.

שאלות נפוצות

מה מופיע בלשונית «שלי»?

בלשונית זו מופיעות שיחות שאתם מטפלים בהן כרגע או שיחות ששויכו אליכם אישית על ידי חבר צוות.

למה אני לא רואה את מסנן «מספר»?

מסנן «מספר» מופיע רק בעסקים שבהם מחוברים שני מספרים פעילים או יותר. אם לעסק יש מספר אחד בלבד, המסנן אינו מוצג.

האם הלקוח רואה שסימנתי מה יצא מהשיחה?

לא. הסימון מיועד אך ורק לשימוש פנימי של הצוות, לניהול השלבים ב-CRM ולמדידת יעילות המודעות.

מה קורה אם סימנתי «הפך ללקוח» בלי להזין סכום?

הליד יעבור לשלב של לקוח שנסגר, אך דיווח רכישה עם שווי כספי יישלח לקמפיין הפרסום רק כאשר מזינים סכום.

איך מוצאים שיחה ישנה שעברה את 200 השיחות האחרונות?

הרשימה טוענת עד 200 שיחות בעזרת כפתור «עוד שיחות». כדי לאתר שיחות ישנות יותר, מקלידים שם, מספר טלפון או מילה מתוך השיחה בתיבת החיפוש, או משתמשים במסנני «מי מטפל», «מצב» ו«מספר».