קביעת פגישה וסימון מי הגיע

בקצרה

אתם יכולים לקבוע פגישה עם ליד ישירות מכרטיס הליד, מתיבת השיחות או מלוח היומן. הטופס מציג את השעות הפנויות ביומן בדיוק כפי שהסוכן מציע אותן ללקוחות בשיחה. לאחר שמועד הפגישה מגיע, מסמנים האם הלקוח «הגיע» או «לא הגיע». הסימון הזה קובע מי יקבל בקשת משוב ומי יקבל הודעת הזמנה לתור הבא.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות». תפקיד «כספים» אינו מורשה לקבוע פגישות או לסמן הגעה. אם מופעלת ההגדרה שחברי צוות רואים רק את הלידים שלהם, הם יוכלו לקבוע פגישות ולסמן הגעה רק עבור הלידים המשויכים אליהם.
• מה צריך להיות מוגדר: יומן מחובר במערכת ואפשרות קביעת פגישות פעילה. חיבור היומן והפעלתו נעשים על ידי «בעלים» או «ניהול» בהגדרות היומן (ראו היומן).
• מסלולים: פתוח במסלולי «פשוט», «מתקדם» ובחבילה המשולבת עם הטלפון.

שלב אחר שלב

קביעת פגישה מדף הליד

1. נכנסים אל «לידים»פתיחה במערכת ופותחים את כרטיס הליד הרצוי (ראו עמוד הליד).
2. לוחצים על כפתור «קביעת פגישה» בשורת הפעולות בראש הדף, או תחת הלשונית «משימות ופגישות» בבלוק «פגישות». בטלפון נייד לוחצים על תפריט «עוד» תחת «פעולות» ובוחרים «קביעת פגישה».
3. אם בעסק מוגדרים סוגי פגישות, בוחרים «סוג הפגישה» (האפשרות הראשונה היא «פגישה רגילה»). אם הוגדרו סניפים ולא נבחר סוג פגישה, בוחרים «סניף».
4. בוחרים «יום» מתוך 21 הימים הקרובים. המערכת מציגה «בודקים מה פנוי ביומן…» ולאחר מכן טוענת את השעות תחת «שעות פנויות».
5. לוחצים על השעה הרצויה. כיתוב הכפתור ישתנה ל-«קביעה ל-<hh:mm>».
6. לוחצים על «קביעה ל-<hh:mm>» כדי לסיים. מופיעה הודעה «נקבעה פגישה עם <שם> ל-…» והפגישה מופיעה ב-«פגישות» עם התג «נקבעה».

קביעת פגישה מתוך «שיחות» או «יומן»

• מתיבת השיחות: בבלוק הליד שמוצמד לשיחה לוחצים על «קביעת פגישה».
• מהיומן: פותחים את «יומן»פתיחה במערכת, לוחצים על «פגישה חדשה», ובשדה «עם מי» מחפשים את הליד באמצעות «חיפוש לידים» ובוחרים בו. משם ממשיכים בבחירת סוג הפגישה, היום והשעה באותו האופן.

סימון הגעה לאחר מועד הפגישה

1. פותחים את כרטיס הליד בלשונית «משימות ופגישות», או מאתרים את הפגישה ביומן (ראו סימון מי הגיע).
2. תחת פרטי הפגישה, בקבוצה «הלקוח הגיע?», לוחצים על «הגיע» או «לא הגיע».
3. הכפתור הנבחר יסומן בסימון וי ותופיע הודעה «הסימון נשמר».

מה קורה אחר כך

• אירוע ביומן ושלב ליד: הפגישה נוצרת ביומן המחובר, שלב הליד מתעדכן בהתאם לכללי המערכת, ותזכורות הפגישה האוטומטיות נכנסות לפעולה.
• ציר הזמן: בציר הזמן של הליד נוספת שורה: «נקבעה פגישה ל-dd/mm/yyyy hh:mm». בעת סימון הגעה נוספת שורה «סומן שהלקוח הגיע לפגישה» או «סומן שהלקוח לא הגיע לפגישה» (ביטול הסימון אינו מוסיף שורה חדשה).
• הודעות אוטומטיות: הסימון מפעיל בקשת משוב למי שהגיע, ומונע הזמנה לתור הבא ממי שסומן עבורו «לא הגיע».
• תגי סטטוס: בבלוק «פגישות» (ראו משימות, הערות ושיחות מהליד) מופיע תג לצד הפגישה: «נקבעה» לפגישה עתידית, «עברה» לפגישה שהמועד שלה חלף וטרם סומנה, «הגיע», «לא הגיע», או «בוטלה».

שאלות נפוצות

למה מופיעה הודעה במקום טופס קביעת הפגישה?

כדי לקבוע פגישות יש לוודא שהיומן מחובר ושקביעת הפגישות מופעלת. אם אחד מהם חסר, המערכת תציג הסבר בהתאם. משתמשי «בעלים» ו«ניהול» יראו במקרה זה קישור ישיר «להגדרות היומן» כדי לחבר או להפעיל את השירות.

מתי אפשר לסמן האם הלקוח הגיע?

אפשר לסמן «הגיע» או «לא הגיע» רק לאחר שהגיע מועד הפגישה בפועל וכל עוד הפגישה לא בוטלה. לפני שהגיע הזמן, כפתורי הסימון אינם מופיעים.

מה ההבדל בין «אישר/ה הגעה» לבין «הגיע»?

«אישר/ה הגעה» הוא אישור מוקדם שהלקוח מחזיר בעקבות תזכורת שנשלחה לפני הפגישה (מוצג כתווית על גבי הפגישה ביומן). לעומת זאת, «הגיע» ו«לא הגיע» הם סימונים ידניים של הצוות בעסק לאחר שעת הפגישה.

האם חבר צוות יכול לקבוע פגישות?

כן. חברי צוות יכולים לקבוע פגישות ולסמן הגעה, אך אינם מורשים לגשת להגדרות היומן או לחבר יומן חדש.