העוזר: מה זה ואיך פותחים

בקצרה

«העוזר» הוא עוזר ה-AI המובנה בתוך המערכת של אוטומציות AI. הוא מופיע כלוח צף מעל המסכים, מסומן בתג «בטא», ויודע לענות על שאלות תפעול, לקרוא נתוני עסק ולבצע פעולות במערכת במקומכם.

העוזר פועל תמיד תחת זהות המשתמש המחובר: כל פעולה שהוא מבצע מוגבלת בדיוק לתפקיד שלכם במערכת («בעלים», «ניהול» או «חבר צוות»).

שני סוגי פעולות במערכת

העוזר מבצע שני סוגים ברורים של פעולות:

1. פעולות שוטפות שרצות מיד: הוספת משימה, רישום הערה על ליד, עדכון שלב או פרטים של ליד, לקיחת שיחה או סגירתה, הכנת טיוטה לתשובות הסוכן, ויצירת קישור או קוד QR. הפעולה מתבצעת מיד, נרשמת ביומן, והמסך שמאחורי הפאנל מתעדכן אוטומטית.
2. פעולות רגישות שממתינות לאישור: שליחת הודעות ללקוחות, עדכוני חיוב, מחיקות או פרסום שינויים. כאן המערכת עצמה – ולא ה-AI – בולמת את הפעולה ומציגה לכם כרטיס אישור. ל-AI אין אפשרות לבצע את הפעולה לבד; היא תרוץ אך ורק כשתלחצו על הכפתור בכרטיס. לא כל כרטיס מציג כפתור «אישור»: כרטיס שנוצר דרך שער המערכת מציג «אישור», אך פעולות רבות של העוזר מציגות כפתור שנושא את שם הפעולה עצמה – למשל «שליחה» (במענה או בתבנית), «הסרה», «פרסום לסוכן», «פתיחת הליד», «קביעת הפגישה», «לבטל את הפגישה», «הזזת הפגישה», «שמירת השעות», «החזרה לסוכן», «הפעלת הסוכן» או «כיבוי הסוכן», «לעדכן את הלידים» ו-«ייבוא». בכל כרטיס יש גם כפתור «ביטול», ובכל מקרה שום דבר אינו מתבצע לפני שלוחצים על הכפתור בכרטיס. למידע נוסף ראו כרטיסי אישור: איך העוזר מבקש רשות.

פעולות בודדות אינן מבוצעות דרך העוזר לעולם: ייצוא רשימת לקוחות לקובץ, הזנת מפתחות גישה, חתימה על הצהרות או התחברות למערכת. במקרים כאלה העוזר מסביר זאת ומפנה למסך המתאים (ראו כל מה שהעוזר יכול לעשות).

דוגמה מהיומיום: קליניקה לרפואה משלימה

בקליניקה לרפואה משלימה, חברת צוות פותחת את העוזר וכותבת: «אילו שיחות מחכות לנציג?». העוזר בודק את הנתונים ומציג את השיחות הפתוחות. בהמשך היא מבקשת: «תסכם את השיחה עם יעל ותפתח משימה לחזור אליה מחר». העוזר מסכם את השיחה, מעדכן את כרטיס הליד ויוצר את המשימה במקום.

כאשר מנהל הקליניקה מבקש מהעוזר לשנות את הודעת הפתיחה של הסוכן או לתזמן הודעת עדכון למטופלים, העוזר אינו מפרסם זאת לבד: הוא מכין כרטיס אישור מסודר וממתין שהמנהל יבדוק את הפרטים וילחץ על הכפתור בכרטיס (כמו «פרסום לסוכן» או «שליחה»).

איך פותחים את העוזר

העוזר אינו עמוד נפרד, אלא פאנל שנפתח מעל כל מסך בשלוש תצוגות העבודה: «רגילה», «פוקוס» ו-«מבט-על» (ראו שלוש תצוגות העבודה).

• בראש המסך: לוחצים על כפתור «העוזר» בסרגל העליון, בין חיווי הפרסום לתפריט התצוגות. במסכים רחבים מופיע הכיתוב «העוזר» ולידו Ctrl J. בטלפון נייד מופיע אייקון נצנוץ בלבד. בשימוש ראשון בדפדפן הכפתור מהבהב קלות עד לפתיחה הראשונה.
• קיצור מקשים: לחיצה על Ctrl J (או Cmd J במחשבי Mac) פותחת וסוגרת את העוזר מכל מקום. הקיצור מזהה את המקש הפיזי ולכן עובד גם כשהמקלדת בעברית. מקש Escape סוגר את הפאנל.
• דרכים נוספות: שורת החיפוש המהיר (Ctrl K) בפעולה «שאלה לעוזר», כרטיס הפתיחה בדף הבית, ואייקון «לשאול את העוזר» שנמצא בכל מקטע בדשבורד.

בתוך הפאנל תמצאו את כותרת «העוזר» עם תג «בטא», הצעות לפניות מהירות, כפתור «עזרה במסך הזה» שמפנה לכלים במסך הנוכחי, ואת תיבת ההודעות עם הכיתוב «כתבו שאלה או בקשה…» (עד 4,000 תווים להודעה).

מי יכול להשתמש ובאילו מסלולים

העוזר זמין לכל בעלי התפקידים שעובדים במערכת:

• «בעלים» ו-«ניהול»: יכולים לבקש פעולות ניהול והגדרות, ורואים בראש הפאנל את כפתור «יומן העוזר» לצפייה בכל הפעולות שבוצעו.
• «חבר צוות»: מקבל פאנל ייעודי לעבודת היום עם הצעות מתאימות. בקשות לשינוי הגדרות ניהול נדחות אוטומטית בהודעה: «הפעולה הזו פתוחה ל«בעלים» ול«ניהול».».
• תפקיד «כספים» משמש לחיובים חיצוניים בלבד ואינו נכנס למערכת העבודה.

מסלולים: העוזר פעיל במסלולים «פשוט», «מתקדם» ובחבילת «משפחה מנצחת». בעסק שמחובר למסלול טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים»), העוזר כלל אינו מוצג במערכת: אין כפתור בסרגל העליון, אין פאנל או פתיחה ב-Ctrl J, אין «שאלה לעוזר» בחיפוש, אין שורה בדפי הבית, אין «יומן העוזר» ואין מדריך בתוכו (ההודעה «העוזר לא פעיל במערכת הזו.» מופיעה רק בעסק במסלול «פשוט» או «מתקדם» שמפתח המודל שלו טרם הוגדר). תפריט «עזרה», הטיפים והסיורים במסכים נשארים זמינים כרגיל.

עזרה והדרכה ב-14 הימים הראשונים

כשמשתמש חדש מצטרף למערכת, מופעלת שכבת הדרכה ייעודית למשך 14 יום הראשונים:

• תפריט «עזרה»: כפתור «עזרה» (קיצור מקשים Ctrl /) מופיע בסרגל העליון תמיד, גם לאחר תום 14 הימים. בתפריט תמצאו קישורים קבועים כמו «עזרה במסך הזה», «לשאול את «העוזר»» ומעבר אל «מרכז ההדרכה». קישורים כמו «המדריך לעמוד הזה», «הסרטון לעמוד הזה» ו-«השבוע הראשון שלכם» מופיעים רק כשלעמוד הנוכחי יש מדריך, סרטון או מסלול מתאים. בנוסף, בעמודים שבהם קיים סיור מוצג הקישור «סיור קצר במסך», ובימים הראשונים מופיע גם «מסך הפתיחה».
• כרטיס «השבוע הראשון שלכם»: מופיע בדף הבית ומרכז מסלול למידה קצר של מספר מדריכים עם מעקב התקדמות.
• טיפים ונאדג'ים: המערכת אינה מציפה — לכל היותר הצעה אחת בטעינת מסך, עד 3 הצעות ביום ועד 12 הצעות בסך הכול לאורך 14 הימים. לחיצה על «מאוחר יותר» דוחה את ההצעה ביום, ולחיצה על «בלי טיפים» מכבה את הטיפים במסכים. ניתן להחזיר אותם בכל עת דרך תפריט «עזרה» באפשרות «הצגת הטיפים מחדש».

שאלות נפוצות

האם בטוח לתת לעוזר לבצע פעולות במערכת?

כן. העוזר פועל תחת זהות המשתמש שלכם. פעולות שוטפות נרשמות וניתנות לעריכה, וכל פעולה רגישה כמו שליחת הודעה או הוצאת כספים נעצרת על ידי המערכת וממתינה שתלחצו על הכפתור בכרטיס (כמו «אישור», «שליחה» או «פרסום לסוכן», או שתבחרו ב-«ביטול»). שום דבר אינו קורה לפני הלחיצה.

האם חבר צוות יכול לשנות הגדרות עסק דרך העוזר?

לא. העוזר כפוף להרשאות התפקיד. אם חבר צוות יבקש לשנות הגדרות ניהול, העוזר ידחה את הפעולה ולא ייצור כרטיס אישור.

האם העוזר עובד בטלפון הנייד?

כן. במסכים ניידים העוזר נפתח כגיליון ברוחב מלא מעל העמוד, ובסרגל העליון מופיע אייקון נצנוץ לפתיחה מהירה.

איפה אפשר לראות מה העוזר עשה?

בעלי עסקים ומנהלים יכולים ללחוץ על אייקון «יומן העוזר» בראש פאנל העוזר ולראות את כל השיחות, הפעולות והאישורים שנרשמו במערכת (ראו יומן העוזר).

למה הפסקתי לראות טיפים במסכים?

הטיפים האוטומטיים מוצגים רק במהלך 14 הימים הראשונים שלכם במערכת. לאחר מכן הם מפסיקים להופיע מעצמם, אך תפריט «עזרה» שבראש המסך עומד לרשותכם תמיד עם כל המדריכים והסרטונים.