מה אפשר לעשות עם העוזר

בקצרה

«העוזר» הוא עוזר ה-AI הפנימי של המערכת. הוא יודע לענות על שאלות, לסכם נתונים משיחות ומלידים, להציע עזרה בכל מסך ולבצע פעולות בשבילכם — החל מהוספת משימה ועד שינוי הגדרות הסוכן.

כל פעולה שהעוזר מבצע מוגבלת בדיוק להרשאות של המשתמש המחובר. פעולות רגישות שמשפיעות על לקוחות, על כסף או על נתונים אינן יוצאות לדרך מעצמן: המערכת עוצרת אותן ומציגה לכם כרטיס עם כפתור לביצוע הפעולה — כרטיס ששער המערכת יוצר מציג לרוב «אישור», ובפעולות רבות מופיע כפתור עם שם הפעולה עצמה — לצד כפתור «ביטול». שום דבר אינו קורה לפני שלוחצים על הכפתור בכרטיס.

מה אפשר לעשות כאן

העוזר מסוגל לבצע כל פעולה שמסכי המערכת מאפשרים למשתמש שלכם לבצע:

• שאילת שאלות וקבלת מידע: תוכלו לבקש תמונת מצב שבועית על לידים, לבדוק אילו שיחות ממתינות למענה או לברר על מה הסוכן לא ידע לענות. להסבר נוסף, קראו על איך מבקשים מהעוזר.
• פעולות שוטפות בשיחות ובלקוחות: העוזר יכול לסכם שיחה, לתעד שיחת טלפון, לקחת שיחה מהסוכן, לעדכן פרטים על גבי כרטיס ליד ולהוסיף משימות לצוות. פירוט מלא מופיע במדריך כל מה שהעוזר יכול לעשות.
• עדכון הסוכן והידע של העסק: אפשר לבקש מהעוזר לנסח שינוי בטיוטה של הסוכן, להוסיף מסמך ידע או לעדכן תשובות לשאלות נפוצות.
• הצעות מחיר, מסמכים וחיבורים: במסלולים המתאימים אפשר לבקש ממנו להכין טיוטת הצעת מחיר, להוסיף פריט למחירון או להגדיר חיבורים חדשים.
• עזרה והדרכה במסכים: העוזר מזהה את העמוד שבו אתם נמצאים, מציע שאלות נפוצות ומצרף קישורים ישירים למדריכים ולסרטונים ממרכז ההדרכה. למידע נוסף, עיינו במדריך עזרה במסך הזה.

שער הפעולות: מתי העוזר מבקש אישור

העוזר אינו מחליט על דעת עצמו מה נחשב רגיש ומה לא. המערכת כוללת שער פעולות מובנה בקוד שבודק כל בקשה ומחלק אותה לארבע רמות:

1. קריאה בלבד: בדיקות, חיפושים, הפקת דוחות, קריאת שיחות ובדיקות הרצה (dry run) מתבצעים מיד ללא עצירה.
2. שינויים בטוחים: פעולות הפיכות על רשומה בודדת או שמירה כטיוטה מתבצעות מיד ונרשמות ביומן. לדוגמה: «הערה על ליד», «משימה חדשה», «לקיחת שיחה», «סגירת שיחה», «סיכום הליד», «תיעוד שיחת טלפון», «שינוי בטיוטה של הסוכן» או «טיוטת הצעת מחיר».
3. פעולות שממתינות לאישור: פעולות רגישות נעצרות מיד. העוזר מציג כרטיס עם סמל מגן, פירוט הנתונים המדויקים והתגית «ממתין לאישור». כרטיס ששער המערכת יוצר מציג את הכפתור «אישור», אך בפעולות רבות של העוזר הכפתור נושא את שם הפעולה עצמה — כגון «שליחה» (של מענה או תבנית), «הסרה», «פרסום לסוכן», «פתיחת הליד», «קביעת הפגישה», «לבטל את הפגישה», «הזזת הפגישה», «שמירת השעות», «החזרה לסוכן», «הפעלת הסוכן» / «כיבוי הסוכן», «לעדכן את הלידים» או «ייבוא». בכל כרטיס יש גם כפתור «ביטול», ובכל מקרה שום דבר אינו קורה לפני שלוחצים על הכפתור בכרטיס.
4. פעולות חסומות: פעולות שהעוזר לעולם לא מבצע, ומוחזרת לגביהן התשובה «את הפעולה הזו העוזר לא עושה. אפשר לעשות אותה בעצמכם, במסך שלה.».

פירוט מלא של כללי הבטיחות והכרטיסים מופיע במדריכים כרטיסי אישור: איך העוזר מבקש רשות וכן מה העוזר לא עושה לבד.

למי זה מתאים ומי רואה מה

• פתיחת העוזר: כפתור «העוזר» מופיע בראש המסך עבור כל בעלי התפקידים במערכת («בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות»).
• הרשאות פעולה: העוזר כפוף להגדרות התפקיד של המשתמש. «בעלים» ו«ניהול» יכולים לבקש פעולות על כלל חלקי המערכת, כולל הגדרות והתאמת הסוכן. «חבר צוות» יכול לבצע רק פעולות שגרתיות הפתוחות לו במסכים (לידים, שיחות, יומן ומשימות). פעולות של כספים או שינוי הגדרות ייחסמו.
• יומן העוזר: דף «יומן העוזר» במערכתפתיחה במערכת מתעד כל הודעה, פעולה, החלטת שער («בדיקה לפני פעולה»), כרטיס אישור ועלות לאורך 30 הימים האחרונים, כולל אפשרות להורדת קובץ CSV. היומן פתוח לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. להרחבה, קראו על יומן העוזר.
• מסלולים ומכסות: העוזר כלול במסלולי «פשוט», «מתקדם» והחבילה המשולבת. המערכת כוללת מכסה חודשית (500 הודעות במסלול «פשוט», 2000 הודעות במסלול «מתקדם»). לקראת סיום המכסה העוזר מתריע על כך, ואם המכסה מוצת העוזר עוצר עד לחידוש החודשי בעוד שאר המערכת ממשיכה לפעול כרגיל.
• צירוף קבצים: ניתן לצרף להודעה לעוזר עד 3 קבצים — קובצי טבלאות (CSV או אקסל) עד גודל 1MB, או קובצי PDF ותמונות עד גודל 5MB.

איפה מתחילים

1. פותחים את העוזר: לוחצים על כפתור «העוזר» בראש המסך או מקישים Ctrl J.
2. כותבים בקשה: בשדה «הודעה לעוזר» כותבים בשפה חופשית שאלה או משימה, למשל: «סכם את השיחות של היום» או «הוסף משימה לחזור ללקוח מחר בבוקר».
3. בודקים ומאשרים: אם מדובר בבקשת מידע, התשובה תופיע מיד. אם מדובר בפעולה רגישה, יופיע כרטיס עם פרטי הבקשה — בודקים את הפרטים ולוחצים על הכפתור בכרטיס (כמו «אישור», «שליחה» או שם הפעולה המוצגת), או על «ביטול» כדי לוותר.
4. נעזרים בחלון הימים הראשונים: ב־14 הימים הראשונים שלכם במערכת, פאנל העוזר מציג את הבלוק «חדשים במערכת?» עם פעולות מוכנות בלחיצה אחת, לצד כפתור «עזרה» בראש המסך. להדרכה ראשונית, ראו סיור היכרות במערכת, השבוע הראשון: בעלים ומנהלים או השבוע הראשון: חברי צוות.