מה אפשר לעשות עם לידים ו-CRM

בקצרה

«לידים» במערכת של «אוטומציות AI» היא הרשימה המרכזית שמרכזת את כל האנשים בעסק — לקוחות ומתעניינים. לכל אדם נשמרת רשומה אחת שמחברת פרטים אישיים, שלב בתהליך, שיחות, משימות, פגישות, מסמכים, כספים וציר זמן מלא של כל מה שהתרחש.

הרשומה נקראת ומתעדכנת מכל מקום: מסכי המערכת, תיבת השיחות, סוכן הוואטסאפ («התותח בוואטסאפ»), הסוכן הקולי («אלוף הטלפונים»), טפסים באתר, ייבוא קבצים ואוטומציות. סוכן ה-AI לעולם אינו דורס נתונים שהזנתם ידנית: אם ערך כבר נקבע בידי אדם, הצעת הסוכן תמתין כהצעה נפרדת לאישור או דחייה.

מה אפשר לעשות כאן

• לסנן ולמיין את הרשימה: התצוגות השמורות מוצגות בשורת טאבים (תחת «תצוגות»), כל אחת עם מונה משלה (כגון «פתוחים» או «דורש טיפול»). בקצה השורה מופיע כפתור נפרד, «תצוגות ▾», שפותח את תפריט התצוגות (כל התצוגות, שמירה, שינוי שם ואיפוס). מסננים לפי «תקופה», מתאימים עמודות בלחיצה על «התאמה», או לוחצים על «סינון». בלחיצה על «לתאר במילים» כותבים בקשה בשפה חופשית ולוחצים על «לתרגם לסינון» כדי לקבל תנאי סינון מותאמים. לפרטים ראו מדריך רשימת הלידים.
• לעבוד עם לוח שלבים (קנבן): בלחיצה על «קנבן» תחת «תצוגת הרשימה» רואים את הלידים מחולקים לעמודות לפי שלבי העבודה עם סיכומי סכומים בראש כל עמודה. אפשר לגרור כרטיס מעמודה לעמודה או להשתמש בפעולה «העברה ל…». העברה לשלב הפסד פותחת את «למה לא נסגר?» לבחירת סיבה.
• לנהל כרטיס לקוח וציר זמן: פתיחת ליד מציגה דף מלא עם עריכת שדות במקום ולשוניות ייעודיות: «ציר זמן», «שיחה», «משימות ופגישות», «מסמכים» ו«כסף» (בעסק של «אלוף הטלפונים» בלבד אין בדף הליד את הלשוניות «מסמכים» ו«כסף»). בראש ציר הזמן מתעדים הערות פנימיות, משימות לצוות או יומן שיחה. לפרטים ראו מדריך דף הליד.
• להוסיף ליד ידנית: לוחצים על «ליד חדש» וממלאים «שם» ו«טלפון». המערכת בודקת כפילויות ומציגה הודעה «כבר יש ליד עם המספר הזה.» לצד קישור «לפתוח את הליד הקיים». ניתן גם לסמן «אישר/ה לקבל מכם הודעות בוואטסאפ (סימון שלכם)». לפרטים ראו מדריך הוספת ליד חדש.
• לבצע פעולות על כמה לידים בבת אחת: מסמנים שורות או לוחצים על «לבחור את כל N התוצאות». בסרגל הפעולות אפשר לבחור «שלב…», לשייך נציג ב«אחראי…», להוסיף «תגיות», לבחור «עדכון שדה», להוריד נתונים ב«ייצוא», או לבחור «הסרה». כל פעולה מרוכזת ניתנת לביטול במשך 10 דקות.
• לייבא רשימות מאקסל ו-CSV: תחת «עוד פעולות» בוחרים «ייבוא מקובץ». המערכת תומכת בקבצים של עד 10MB ועד 50,000 שורות. האשף מוביל בשלושה שלבים: «1. מה יש בכל עמודה», «2. ליד שכבר קיים» (עם אפשרויות «לדלג — להשאיר אותו כמו שהוא», «להשלים רק שדות ריקים» או «לעדכן הכול לפי הקובץ»), ובדיקת החלוקה בשלב «3. מה ייכנס». הייבוא שומר את הלידים בלבד ואינו שולח הודעות לאף אדם. ניתן לבצע «ביטול הייבוא» עד 7 ימים ממועד ההעלאה.
• לייצא נתונים: תחת «עוד פעולות» בוחרים «ייצוא לקובץ». בוחרים אילו לידים ואילו שדות לכלול, ומורידים קובץ אקסל שניתן לייבא חזרה בעת הצורך.
• לאתר ולמזג כפילויות: תחת «עוד פעולות» בוחרים «כפילויות». המערכת מאתרת התאמות לפי אותו מספר טלפון, אותו אימייל, או אותו שם וחברה. בלחיצה על «מיזוג» נפתח חלון «מיזוג לידים», שבו בוחרים «איזה ליד נשאר» ואיזה ערך לשמור מכל שדה.
• להתאים את שדות ושלבי ה-CRM: תחת «עוד פעולות» בוחרים «הגדרות ה-CRM» (או דרך «הגדרות» › «CRM ולידים»). אפשר להגדיר שדות מותאמים (16 סוגי שדות), לערוך שלבים, סיבות הפסד, תגיות, מקורות הגעה, ולהגדיר מה הסוכן ממלא או קורא בכל שדה. לפרטים ראו מדריך הגדרות CRM.
• לצפות בנתוני ביצועים: נתוני הלידים זורמים לדשבורד העסקי ומציגים תמונת מצב עדכנית של פניות והמרות. לפרטים ראו מדריך מבוא לדשבורד.

מי רואה את זה

• תפקידי בעלים וניהול: משתמשים בתפקידי «בעלים» ו«ניהול» נהנים מגישה מלאה לכל פעולות ה-CRM, כולל ייבוא וייצוא קבצים, איתור כפילויות, עריכת הגדרות ה-CRM, הסרת לידים ויצירת תצוגות שמורות לכלל הצוות.
• חברי צוות: משתמש בתפקיד «חבר צוות» עובד ישירות מול לידים: פותח כרטיסים, עורך פרטים, מוסיף הערות ומשימות, מעביר שלבים ומוסיף לידים חדשים. חבר צוות אינו רואה את תפריט הפעולות הנוספות של ייבוא, ייצוא, כפילויות והגדרות, אינו רואה את לשונית «כסף» בדף הליד, ובפעולות מרוכזות מורשה לשנות שלב בלבד.
• הפרדת לידים לצוות: בעלי העסק יכולים להפעיל ב«הגדרות ה-CRM» (דרך «עוד פעולות» בעמוד «לידים», או «הגדרות» › «CRM ולידים») את האפשרות «אנשי צוות רואים רק את הלידים שלהם». במצב זה, חבר צוות רואה רק לידים ששויכו אליו או ששיחתם מנוהלת אצלו.
• תפקיד כספים: תפקיד «כספים» אינו נכנס למערכת ניהול הלידים.

למי זה מתאים

עמוד הלידים ומערכת ה-CRM קיימים בכל המסלולים, כולל במסלול «אלוף הטלפונים» בלבד (העמוד «לידים» אינו מוגבל למשתמשי וואטסאפ בלבד).

אצל מי שמחזיק במסלול «אלוף הטלפונים» בלבד, הלידים הם ללא וואטסאפ: רק חלקי הוואטסאפ דורשים את סוכן הוואטסאפ (כגון תיבת שיחות הוואטסאפ בלשונית «שיחה», סימון אישור וואטסאפ ושליחת הודעות כתובות). בעסק של «אלוף הטלפונים» בלבד אין גם את הלשוניות «מסמכים» ו«כסף», אין את הסינונים המהירים «הצעה נפתחה ולא אושרה» ו«שליחה אוטומטית נכשלה», ואין בציר הזמן סינון מסמכים, כסף או שליחות. בשורת הכפתורים התחתונה של הליד בנייד הכפתור «וואטסאפ» נקרא «שיחה», ואין כפתור «כתיבה ראשונה בוואטסאפ». שיחות הטלפון מופיעות על גבי ציר הזמן של הליד, וניתן להפעיל קמפיין קולי מתוך רשימת לידים נבחרים (עד 5,000 לידים). במסלולים «פשוט» ו«מתקדם» כל יכולות ה-CRM והוואטסאפ פעילות במלואן.

איפה מתחילים

1. פותחים את «לידים» במערכתפתיחה במערכת דרך תפריט הצד בקבוצת «יום העבודה» (בתצוגה «רגילה» או «מבט-על»), דרך לשונית «לידים» (בתצוגה «פוקוס»), או בסרגל התחתון בטלפון נייד.
2. בוחרים תצוגה מתוך שורת הטאבים (כגון «פתוחים») או דרך הכפתור «תצוגות ▾», ומסננים לפי הצורך באמצעות «סינון».
3. מוסיפים ליד ראשון בלחיצה על «ליד חדש», מייבאים רשימה קיימת דרך «ייבוא מקובץ», או ממתינים לפנייה הראשונה מלקוח — הסוכן ירשום אותה אוטומטית ברשימה.