מה אפשר לעשות עם התותח בוואטסאפ

בקצרה

«התותח בוואטסאפ» של «אוטומציות AI» הוא סוכן AI שעונה ללקוחות העסק בוואטסאפ, בכל שעה, מתוך המידע המאושר שלכם.

הסוכן פועל מתוך מערכת אחת שמחברת CRM, יומן פגישות, תיבת שיחות לצוות, הצעות מחיר, תשלומים, גבייה, מסמכים, ואת «העוזר». כל לקוח שמגיע נשמר ברשומה אחת, בין אם כתב בוואטסאפ, השאיר פרטים בטופס או התקשר.

הסוכן עונה רק על פי המידע שהגדרתם, אינו ממציא מחירים או פרטים, וכולל גילוי נאות מובנה שמדובר בבינה מלאכותית. שינויים שתערכו נשמרים תחילה כטיוטה, ומגיעים ללקוחות רק לאחר לחיצה על «פרסום לסוכן».

מה אפשר לעשות כאן

המערכת מרכזת את כל הפעילות מול הלקוחות בוואטסאפ תחת קורת גג אחת:

• מענה שוטף מסביב לשעון: הסוכן משיב לפניות בכל שעה מתוך הידע המאושר, ומפענח תמונות, מסמכים והודעות קוליות. לפרטים ראו מדריך מתגים ויכולות הסוכן בשיחה.
• היכרות עם הלקוח מהכרטיס: הסוכן מזהה לקוחות חוזרים, מתחשב בשלב הליד ב-CRM, רואה פגישות קרובות ומשימות פתוחות, וקורא הערות שסומנו עם «גם הסוכן יקרא». לפרטים ראו מדריך עמוד הליד.
• קריאת קישורים ושליחת פרטים: הסוכן קורא קישורים שהלקוח שולח כמידע, ושולח מיקום של העסק, כרטיס ביקור, כפתורים ותשובות מצוטטות.
• שאלות סינון ומענה מרוכז: הסוכן עונה בצורה מסודרת לרצף הודעות, שואל שאלות סינון, ושומר את תשובות הלקוח בכרטיס הליד במילותיו המקוריות. לפרטים ראו מדריך מה הסוכן כתב בכרטיס.
• תיבת שיחות מרכזית בזמן אמת: כל השיחות מרוכזות בלשוניות «מחכות לכם», «ממתינות לאישור», «שלי», «כל השיחות» ו«לא נמסרו». לפרטים ראו מדריך ניהול תיבת השיחות.
• לקיחת שיחה על ידי נציג: נציג יכול ללחוץ על «לקחת את השיחה» ולהשיב בעצמו. הסוכן עוצר את המענה בשיחה זו עד ללחיצה על «החזרה לסוכן», ידנית או לפי תזמון מוגדר.
• הערות פנימיות ומשימות מהשיחה: הסוכן משאיר לצוות «הערה של הסוכן» או פותח משימה להמשך טיפול ישירות מתוך השיחה. לפרטים ראו מדריך משימות.
• ניהול לידים וציר זמן: כל שיחה נרשמת כליד מסודר, והסוכן מקדם את שלב הליד בהתאם להתקדמות השיחה. לפרטים ראו מדריך לידים: מבט כללי ולוח הלידים.
• תיאום פגישות בשיחה: הסוכן מתאם פגישות ביומן Google שלכם — בטלפון, בווידאו או פנים אל פנים — ומאפשר ללקוחות לשנות או לבטל פגישה בשיחה. לפרטים ראו מדריך קביעת פגישה והיומן.
• תזכורות ומעקב אוטומטי: שליחת תזכורות מתוזמנות לפגישות, אישור הגעה מראש, והודעות המשך או חזרה ללקוח במועד שביקש. לפרטים ראו מדריך תזכורות לפגישות ומעקב אוטומטי.
• הצעות מחיר ותשלומים בשיחה: הסוכן מנסח הצעת מחיר מהמחירון המאושר, שולח קישור לאישור ההצעה, ומפיק קישור לתשלום על הסכום המדויק. לפרטים ראו מדריך הצעות מחיר וקישור תשלום ואישור תשלום.
• גבייה ותזכורות תשלום: תזכורות תשלום מתוזמנות בוואטסאפ, עם קריאה וסיווג אוטומטי של תגובות הלקוח על חוב. לפרטים ראו מדריך גבייה ותזכורות גבייה בוואטסאפ.
• איסוף מסמכים מהלקוחות: הסוכן מבקש מסמכים הנדרשים לתהליך, מתייק אותם בכרטיס הליד, ושולח תזכורות על מסמכים חסרים. לפרטים ראו מדריך הסוכן מבקש ומתייק מסמכים ומסמכים.
• קליטת לידים וחיבורים: חיבור טפסי אתר, פייסבוק, Calendly, Zapier, Make ו-Fireberry, עם שליחת הודעת וואטסאפ ראשונה תוך שניות. לפרטים ראו מדריך טפסים ולידים מבחוץ וחיבור Fireberry.
• יכולות נוספות במסלול «מתקדם»: הפעלת שני סוכני וואטסאפ (מכירות ושירות) עם ניתוב והעברת שיחות ביניהם, מענה בשפה שנייה מלבד עברית, שני סניפים נוספים עם יומנים עצמאיים (סניפים וסוגי פגישות), ניהול מלאי ומייל אוטומטי לספק (מלאי והתראות מלאי ומייל לספק), וקטלוג חי מגיליון Google עם מעקב פריטים והזמנות (קטלוג מגיליון Google ומעקב מהקטלוג).

מי רואה את זה

• תפקידי צוות:
  • «בעלים» ו«ניהול»: גישה מלאה לכל חלקי המערכת — חיבור מספר הוואטסאפ, עדכון הידע, שינוי הגדרות ומתגי הסוכן, פרסום גרסאות («פרסום לסוכן»), הפעלה וכיבוי של המענה האוטומטי, קמפיינים, ניהול משתמשים והרשאות.
  • «חבר צוות»: עבודה שוטפת בשיחות, לידים, משימות, יומן, מסמכים ודשבורד. חברי צוות אינם רואים את מסכי ההגדרות, הידע, הגדרות הסוכן, ניהול הצוות או החיובים.
  • «כספים»: אינם נכנסים למערכת זו.
• מסלולים:
  • מסלול «פשוט»: כולל סוכן וואטסאפ אחד ואת כל יכולות הליבה (מענה, פגישות, CRM, תיבת שיחות, הצעות מחיר, תשלומים ומסמכים).
  • מסלול «מתקדם»: כולל 2 סוכני וואטסאפ, ניתוב שיחות, שפה נוספת, 2 סניפים נוספים, ניהול מלאי וקטלוג מגיליון Google.
  • עסקים במסלול מענה טלפוני בלבד אינם כוללים את מסכי ויכולות הוואטסאפ.

איפה מתחילים

הקמת הסוכן מתבצעת בעמוד הקמה («הקמה») בארבעה שלבים פשוטים:

1. פותחים את «הקמה» במערכתפתיחה במערכת ובוחרים «חיבור מספר ה-WhatsApp של העסק» בעמוד «חיבור וואטסאפ».
2. בוחרים «הוספת הידע של העסק»: מזינים פרטים ושירותים בעמוד «ידע», מגדירים שעות פעילות ב«יומן» תחת «מתי העסק פתוח?», ולוחצים על «פרסום לסוכן» בראש המסך.
3. מבצעים «בדיקה לפני הפעלה»: רואים כיצד הסוכן עונה על שאלות נפוצות, או כותבים לו ישירות בעמוד «בדיקת הסוכן» ללא עלות וללא שליחה בוואטסאפ.
4. בוחרים «הפעלת המענה האוטומטי» כדי שהסוכן יתחיל לענות לפניות לקוחות.