מה אפשר לעשות עם הצעות מחיר, תשלומים, גבייה ומסמכים

בקצרה

המערכת של «אוטומציות AI» מאפשרת לעסק לנהל כספים, תשלומים ומסמכים במקום אחד, כשהכול מחובר ישירות לסוכן ה-AI בוואטסאפ.

כאן מנהלים ארבעה תחומים מרכזיים:

1. הצעות מחיר: הכנת הצעות מתוך מחירון מסודר, כולל אפשרות לסוכן להכין טיוטה ישירות בשיחה עם הלקוח.
2. דפי תשלום וקישורים: חיבור חשבון SUMIT של העסק או קישור תשלום קבוע לקבלת תשלומים מהלקוחות.
3. גבייה: מעקב אחר חובות פתוחים עם תזכורות תשלום מתוזמנות בוואטסאפ וסיווג תשובות לקוחות.
4. מסמכים: הגדרת רשימות מסמכים נדרשות לכל תהליך, איסוף קבצים בידי הסוכן, ובדיקתם על ידי הצוות.

כל הודעה או תזכורת נשלחת לפי חוקי הוואטסאפ, בהסכמת הלקוח, בשעות הפעילות המותרות ובתוך חלון השיחה של 24 שעות (או באמצעות תבנית הודעה מאושרת).

מה אפשר לעשות כאן

• להפיק הצעות מחיר מהמחירון: בפאנל «מחירון» מגדירים שירותים ומוצרים קבועים. הסוכן לעולם אינו ממציא מחיר שלא קיים במחירון. תחת «הגדרות הצעות מחיר» מפעילים את האפשרות «הסוכן מכין הצעות מחיר בשיחה», קובעים הנחה מרבית, ומגדירים תקרה לשליחה אוטומטית ללא צורך באישור ידני. הצעה שהסוכן הכין מופיעה תחת «מחכות לכם» במצב «מחכה לאישור שלכם». לחיצה על «אישור ושליחה ללקוח» שולחת קישור ישיר ללקוח. בדף ההצעה הלקוח רואה פירוט, לוחץ על «אישור הצעה» ויכול להוריד קובץ ב«הורדה כ-PDF». לפרטים ראו מדריך הצעות מחיר.
• לחבר דפי תשלום וקישורים: במסך «הגדרות» תחת «תשלומים» בוחרים בין «חשבון ה-SUMIT של העסק» לבין «קישור תשלום קבוע». בחיבור SUMIT מזינים מספר חברה ומפתח חיבור, ובוחרים האם להפיק «חשבונית מס קבלה» או «קבלה». כל בקשת תשלום מייצרת דף לסכום המדויק, והסטטוס מתעדכן אוטומטית ל«שולם» באישור SUMIT. בקישור קבוע, אתם לוחצים על «סימון כשולם» ברגע שהכסף מגיע. המערכת לעולם אינה גובה עמלות או כספים במקומכם — התשלום עובר ישירות בחשבון העסקי שלכם. לפרטים ראו מדריך חיבור תשלומים.
• לנהל חובות ותזכורות גבייה: במסך «גבייה» עוקבים אחר חובות באמצעות מונים ייעודיים: «פתוח לגבייה», «באיחור», «הבטיחו לשלם», «דיווחו ששילמו» ו«שולמו». מוסיפים חוב בלחיצה על «חוב חדש» או ב«ייבוא מקובץ». תחת «הגדרות גבייה» בוחרים תבנית ב«התבנית המאושרת לתזכורות» ומפעילים «תזכורות גבייה בוואטסאפ» (המתג מושבת עד שבוחרים תבנית מאושרת לתזכורות), וקובעים את מרווחי הימים בין תזכורות. אם לקוח מדווח ששילם או שולח אסמכתה, הדיווח ממתין בפאנל «תשלומים שמחכים לבדיקה». נציג בודק ולוחץ «הכסף הגיע» כדי לסגור את החוב, או «לא התקבל». לפרטים ראו מדריך ניהול גבייה וחובות.
• לאסוף ולבדוק מסמכים מלקוחות: במסך «מסמכים» נכנסים אל «הגדרות המסמכים» ומגדירים רשימות מסמכים לכל תהליך (כגון רשימת פתיחת תיק). המערכת מרכזת את המצב במונים: «ממתינים לבדיקה», «חסרים מסמכים» ו«הושלמו». הסוכן מבקש מהלקוח את המסמכים החסרים ומתייק קבצים שהתקבלו. הצוות בודק כל קובץ ובוחר «אישור» או «לא מתאים». בסימון «לא מתאים» בוחרים נימוק תחת «למה המסמך לא מתאים?» והסיבה נשלחת ללקוח בוואטסאפ אם הוא כתב ב-24 השעות האחרונות, ואחרת היא תופיע בתזכורת הבאה. פרטים שנקראו מהמסמך ניתנים להעברה ישירה לכרטיס הליד, וניתן להוריד את כל מסמכי הלקוח בקובץ אחד בלחיצה על «הורדת כל הקבצים בקובץ אחד». לפרטים ראו מדריך ניהול מסמכים.

מי רואה את זה

במערכת קיימת חלוקת הרשאות ברורה בין ניהול כספים לבין בדיקת מסמכים: העמוד «מסמכים» הוא עמוד עבודה יומיומי שפתוח לתפקידי «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות». לעומת זאת, ניהול כספים — «הצעות מחיר», «גבייה» וחיבור תשלומים — פתוח לתפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד.

• בעלים וניהול: משתמשים בתפקידי «בעלים» ו«ניהול» מחזיקים בגישה מלאה לכל ארבעת התחומים. הם מפיקים ומאשרים הצעות מחיר, מחברים את דפי התשלום, מנהלים גבייה וחובות, מגדירים רשימות מסמכים ובודקים קבצים.
• חברי צוות: משתמש בתפקיד «חבר צוות» עובד במסך «מסמכים» בלבד (ובלשונית המסמכים בכרטיס הליד). חבר צוות יכול לתייק קבצים, לאשר או לדחות מסמכים, ולשייך רשימות ללידים. חבר צוות אינו רואה את מסכי «הצעות מחיר» ו«גבייה» בתפריט, ואינו רואה את לשונית «כסף» בדף הליד. אם ייכנס לכתובת ישירות, יוצג לו כי «הצעות המחיר, החובות והתשלומים של הלקוחות פתוחים ל«בעלים» ול«ניהול».».
• הגבלת צפייה לצוות: אם בעל העסק הפעיל את ההגדרה שחברי צוות רואים רק את הלידים שלהם, חבר הצוות יראה מסמכים רק עבור הלידים שמשויכים אליו.
• תפקיד כספים: תפקיד «כספים» אינו נכנס למסכי העבודה באפליקציה (חשבוניות המנוי של העסק מול «אוטומציות AI» מנוהלות בנפרד בדף ייעודי).

למי זה מתאים

היכולות של הצעות מחיר, תשלומים, גבייה ומסמכים פעילות במסלולים «פשוט» ו«מתקדם».

במסלול «אלוף הטלפונים» בלבד (סוכן קולי ללא סוכן וואטסאפ), ארבעת התחומים אינם מוצגים ואינם פעילים במערכת, מאחר שהם דורשים ערוץ וואטסאפ פעיל להעברת קישורים, תזכורות וקבצים.

איפה מתחילים

1. למסמכים: פותחים את «מסמכים» במערכתפתיחה במערכת מתפריט הצד בקבוצת «יום העבודה» (או בלשונית «העסק» בתצוגת «פוקוס»), פותחים את «הגדרות המסמכים» ויוצרים את סוגי המסמכים והרשימות שלכם.
2. להצעות מחיר: פותחים את «הצעות מחיר» במערכתפתיחה במערכת מתפריט הצד בקבוצת «העסק והצוות», מזינים פריטים בפאנל «מחירון», ומפעילים את הכנת ההצעות בתוך «הגדרות הצעות מחיר».
3. לתשלומים וגבייה: מחברים את חשבון ה-SUMIT שלכם או קישור קבוע במסך «הגדרות» תחת «תשלומים» (או דרך הקישור «לחיבור דף התשלום» במסך «גבייה»פתיחה במערכת), ורושמים חוב ראשון בלחיצה על «חוב חדש».