מה אפשר לחבר ומה אפשר להפעיל אוטומטית

בקצרה

המערכת של «אוטומציות AI» מאפשרת לחבר את העסק למערכות חיצוניות, ולהפעיל הודעות ועדכונים שיוצאים ללקוחות אוטומטית. החיבורים מרכזים במקום אחד מאיפה הלידים נכנסים, לאן יוצאים עדכונים, ובמה הסוכן נעזר. השליחות האוטומטיות שומרות על קשר שוטף — מתזכורות לתור ועד מעקב, תאריכים ומשוב — בהתאם לשעות הפעילות ולהסכמת הלקוח.

מה אפשר לעשות כאן

היכולות מתחלקות לשניים: חיבורים למערכות חיצוניות, ושליחות שהמערכת מוציאה בעצמה.

מה אפשר לחבר

בעמוד «כל החיבורים» במערכתפתיחה במערכת רואים את כל הממשקים של העסק ואת מצבם:

• «חיבורים בין חלקי המערכת»: אילו חלקים של המערכת (הוואטסאפ והטלפון) עובדים יחד ומה עובר ביניהם, עם אפשרות להפעיל או לכבות כל חיבור (ראו חיבורים בין חלקי המערכת).
• «טפסים ולידים מבחוץ»: טופס עברי לאתר או כתובת לקליטת לידים מפייסבוק ומ-Calendly דרך Zapier או Make, עם הודעת פתיחה בוואטסאפ למי שאישר (ראו טפסים ולידים מבחוץ).
• «שיחה מהירה לליד חדש»: הסוכן הטלפוני מתקשר תוך שניות לליד חדש שמילא טופס ואישר שיחה. בעסק ללא טלפון השורה הזו אינה מופיעה ב«כל החיבורים» — היא מוצגת רק כשהעסק רכש את הטלפון (ראו שיחה מהירה לליד חדש).
• «עדכונים למערכות שלכם»: עדכונים חתומים ל-Zapier, Make או ה-CRM שלכם בכל הוספת ליד, קביעת תור, העברת שיחה או קבלת משוב (ראו עדכונים למערכות שלכם).
• «פעולות לסוכן»: עד 10 פעולות שסוכן הוואטסאפ בודק ומעדכן במערכות שלכם בכתובת https מאובטחת, למשל בדיקת סטטוס הזמנה (ראו פעולות לסוכן).
• «Fireberry»: חיבור ה-CRM של העסק לתיעוד שוטף של כל השיחות והאירועים (ראו Fireberry).
• «תשלומים»: דף תשלום של העסק (חיבור ל-SUMIT או קישור קבוע) לגביית תשלומים מהירה (ראו חיבור תשלומים).
• «יומן Google»: הסוכן בודק זמינות וקובע תורים ביומן, ישירות ממסך «יומן» במערכתפתיחה במערכת.
• «קטלוג מגיליון Google»: קריאת מחירי מוצרים ומלאי מגיליון נתונים (במסלול «מתקדם» בלבד; ראו קטלוג מגיליון Google).

העמוד מציג כותרת, שורת הסבר ואת שורות החיבורים (ללא שורת סיכום בראשו). לכל שורה מוצג תיאור המצב («מחובר · <שם היומן>», «עוד לא מחובר», «הסוכן קורא מהגיליון») לצד תגית («פעיל», «בעיה» או «כבוי»).

מה המערכת שולחת אוטומטית

עמוד «שליחות אוטומטיות» במערכתפתיחה במערכת מציג רק את ההודעות שממתינות לאישור העסק (כגון מעקב, מעקב מהקטלוג, תזכורות, הזמנה לתור הבא, הודעות בתאריכים, בקשת משוב, «הודעה למתקשר שלא נענה», «נוסח בקשת הסכמה לפרסומות» והרכיבים). הודעה שלא אושרה אינה יוצאת:

• «מעקב»: הודעת המשך ללקוח שהפסיק לענות, לפי שעות פעילות ושעות שקט (ראו מעקב אוטומטי).
• «תזכורות»: עד שתי תזכורות סמוך לתור וגם «תזכורת מוקדמת» (10 ימים עד חודש לפני), בתבנית ש-Meta אישרה (ראו תזכורות לפגישות). לתור ברגע האחרון נשלחת תזכורת כ-10 דקות לאחר הקביעה, ואם הלקוח אינו עונה נפתחת משימה לצוות.
• «הזמנה לתור הבא»: הצעה לביקור חוזר לפי סוג התור (7 עד 730 יום), עם המועד הפנוי הקרוב ביומן (ראו הזמנה לתור הבא).
• «הודעות בתאריכים»: הודעה במועד ששמור בליד בשדה תאריך (כגון יום הולדת), ביום עצמו או לפניו, ואם תרצו «כל שנה» (ראו הודעות בתאריכים).
• «בקשת משוב»: סקר שביעות רצון לאחר ביקור או קנייה, ובעסק שרכש את הטלפון גם לאחר «שיחת טלפון נכנסת…» (בעסק בלי טלפון המקור הזה אינו מופיע בבקשת המשוב, ונשארים ביקור וקנייה בלבד). את המשוב מנהלים דרך «משוב» במערכתפתיחה במערכת. דירוג גבוה מציג «ביקורת בגוגל», ודירוג נמוך פותח משימה (ראו משוב).
• «מעקב מהקטלוג»: פנייה ממוקדת שהסוכן מנסח למי ששאל על פריטי קטלוג ולא הזמין (במסלול «מתקדם»; ראו מעקב מהקטלוג).

בנוסף להודעות שבעמוד השליחות, המערכת מפעילה התראות ועדכונים שמנוהלים במקומות ייעודיים (ולא כשורות בעמוד השליחות האוטומטיות):

• «התראות מלאי» ו«מייל לספק כשהמלאי נמוך»: מנוהלים בעמוד «מלאי» במערכתפתיחה במערכת (במסלול «מתקדם»). התראה לצוות ומייל לספק בירידת מלאי מתחת לרף (ראו התראות מלאי ומייל לספק).
• «התראות לצוות»: מנוהלות במדור הגדרות נפרד תחת «התראות לצוות». עדכונים לנציגים על ליד חדש, פגישה, שינוי שלב או מועד יעד של משימה. שיחות מנותבות לצוות לפי כללים תחת ניתוב שיחות לצוותים.

האישור האחד לקבלת עדכונים

כל ההודעות האוטומטיות בוואטסאפ נשענות על מנגנון אחד: הסכמה אחת לעדכונים בוואטסאפ. אישור הלקוח נרשם פעם אחת בלבד:

• הסוכן שואל על כך במהלך השיחה כשהמתג «הסוכן שואל בשיחה» פעיל.
• בטפסים מופיעה תיבת סימון שבה בעל העסק מגדיר בעצמו את «נוסח האישור לוואטסאפ».
• הצוות יכול לסמן אישור ידנית בכרטיס הליד («אישר/ה הודעות בוואטסאפ») ולבחור «איפה נאמר» («בוואטסאפ», «בטלפון», «במייל», «בעל פה»).

מי רואה את זה ומי יכול לשנות

• «בעלים» ו«ניהול»: מגדירים את כל החיבורים, הטפסים, ה-Webhooks, החיבור ל-Fireberry והשליחות האוטומטיות, ומפעילים או מכבים אותם.
• «חבר צוות»: אינו רואה את «הגדרות» בתפריט (אם נכנסים ישירות לפי כתובת, העמוד נפתח לקריאה בלבד מאחורי הודעה). חברי צוות רק מקבלים התראות, עובדים עם הלידים שנכנסו מהטפסים, ורואים את תוצאות השליחות האוטומטיות בכרטיס הליד ובמסך «שיחות».
• «כספים»: אינו נכנס למסכים אלו.

הבדלים בין מסלולים

• מסלולים «פשוט» ו«מתקדם»: כוללים את החיבורים ואת כל השליחות האוטומטיות הרגילות.
• מסלול «מתקדם» בלבד: כולל בנוסף קטלוג מגיליון Google, מעקב מהקטלוג, התראות מלאי ופנייה אוטומטית לספקים.
• עסק עם «אלוף הטלפונים» בלבד: אצל מי שיש רק אלוף הטלפונים יש חיבורים בסיסיים (טפסים, עדכונים למערכות, Fireberry) ואין שליחות אוטומטיות בוואטסאפ.

איפה מתחילים

1. פותחים את «כל החיבורים» במערכתפתיחה במערכת דרך «הגדרות» בתפריט, ובודקים את מצב החיבורים.
2. מחברים את יומן הפגישות דרך מסך «יומן» במערכתפתיחה במערכת תחת הגדרות היומן.
3. יוצרים טופס לקליטת לידים מהאתר תחת «טפסים ולידים מבחוץ», מעתיקים את הקוד לאתר ומגדירים את נוסח האישור.
4. עוברים אל «שליחות אוטומטיות» במערכתפתיחה במערכת, בוחרים תבנית מאושרת עבור «תזכורות» ו«מעקב», ומפעילים את השליחה.
5. מוודאים שהמתג «הסוכן שואל בשיחה» פעיל במסך «עדכונים בוואטסאפ», כדי לאסוף אישורי עדכונים באופן שוטף.