תשובות מהירות

בקצרה

מאגר «תשובות מהירות» מרכז משפטים והסברים שנשלחים שוב ושוב ללקוחות. בלחיצה אחת המשפט נכנס לתיבת המענה של השיחה, ומשם תוכלו לבדוק אותו, לערוך במידת הצורך ולשלוח ללקוח.

המאגר מונע הקלדה חוזרת ומאפשר לשלב את שם הלקוח אוטומטית בהודעה.

לפני שמתחילים

• מי יכול: «בעלים», «ניהול» ו«חבר צוות». לתפקיד «כספים» אין גישה לשיחות.
• מסלולים: פעיל במסלולים «פשוט», «מתקדם» ובחבילת «משפחה מנצחת». במסלול «אלוף הטלפונים» בלבד אין שיחות וואטסאפ, ולכן הכלי אינו מופיע בו.
• מה צריך: שיחת וואטסאפ פתוחה שבה חלון השירות פעיל (ראו מדריך חלון 24 שעות בוואטסאפ ומדריך מענה ללקוח).

שלב אחר שלב

שימוש בתשובה מהירה

1. נכנסים אל «שיחות» במערכתפתיחה במערכת ופותחים שיחה שבה מופיע «חלון שירות פתוח עד …».
2. לוחצים על כפתור «תשובות מהירות» בשורת הכלים שליד תיבת המענה.
3. בגיליון שנפתח לוחצים על המשפט הרצוי.
4. הטקסט נכנס לשדה «תשובה ללקוח». אם היה טקסט בתיבה, המשפט מתווסף בשורה חדשה. הסימון {שם} מוחלף אוטומטית בשם הפרטי של הלקוח.
5. בודקים את הניסוח, עורכים במידת הצורך ולוחצים על «שליחת תשובה».

שמירת תשובה מהירה

1. מקלידים את התשובה בתיבת «כתבו תשובה ללקוח…» (במסך אין הגבלת תווים בתיבה; טקסט של תשובה מהירה יכול להכיל עד 10,000 תווים, ובשליחה המערכת מקבלת עד 4,096 תווים). ניתן לשלב {שם} במקום שבו ייכנס שם הלקוח.
2. לוחצים על «תשובות מהירות» בשורת הכלים.
3. לוחצים על «שמירה כתשובה מהירה» בתחתית הגיליון. המשפט מתווסף לרשימה, והשורה הראשונה נקבעת ככותרת (עד 40 תווים).

מחיקת תשובה מהירה

1. פותחים שיחה ולוחצים על «תשובות מהירות».
2. לוחצים על כפתור ה-× לצד המשפט שרוצים להסיר (הכפתור מופיע רק במשפטים שאתם רשאים למחוק). המשפט יימחק מיד.

מה קורה אחר כך

• תשובה שנשמרה זמינה מיד בכל שיחה, בכל תצוגות המערכת («רגילה», «פוקוס», «מבט-על») וגם בטלפון נייד.
• תשובה ששמרו «בעלים» או «ניהול» משותפת לכל העסק. תשובה ששמר «חבר צוות» מופיעה רק עבורו.
• שליחת המענה מתבצעת כרגיל: אם השיחה הייתה בהמתנה, המענה מעביר אותה לטיפולכם.

טיפים

שאלות נפוצות

האם לחיצה על תשובה מהירה שולחת אותה מיד?

לא. הטקסט מועתק לתיבת המענה כדי שתוכלו לבדוק אותו וללחוץ בעצמכם על כפתור השליחה.

מה עושה הסימון {שם}?

המערכת מחליפה אותו בשם הפרטי של הלקוח בשיחה. אם אין ללקוח שם במערכת, הסימון והרווח שלפניו מושמטים אוטומטית.

האם שאר אנשי הצוות רואים את התשובות שלי?

תשובה ששמרו «בעלים» או «ניהול» משותפת לכל אנשי הצוות. תשובה ששמר «חבר צוות» שמורה עבורו בלבד.

מי יכול למחוק תשובה מהירה?

כל אחד יכול למחוק את התשובות האישיות שלו. בעלי תפקידי «בעלים» ו«ניהול» יכולים למחוק גם תשובות משותפות של העסק.

למה כפתור «תשובות מהירות» לא מופיע?

הכפתור מוסתר כשחלון 24 השעות סגור, כשהשיחה טופלה, כשנציג אחר מחזיק בה, או בשיחת טלפון קולית.