הסכמה על הליד

בקצרה

שדה «הסכמה לוואטסאפ» בכרטיס הליד הוא האישור היחיד שעליו מסתמכות כל ההודעות האוטומטיות במערכת. כל עוד לקוח לא נתן אישור מפורש, תזכורות, בקשות תשלום והודעות מתוזמנות לא יישלחו אליו.

איך זה עובד: האישור האחד

במערכת פועל עיקרון של אישור יחיד. לפני שכל הודעה אוטומטית יוצאת ללקוח — למשל תזכורת לפגישה, תזכורת מסמכים, בקשת משוב או הצעת תור הבא — המערכת בודקת את הסטטוס בשדה «הסכמה לוואטסאפ».

כל עוד הלקוח טרם אישר, ההודעות מעוכבות ולא נשלחות. בכרטיס הליד מופיע הפירוט תחת השורה «מחכות לאישור:».

את שדה «הסכמה לוואטסאפ» אי אפשר לסמן ידנית בתיבת סימון רגילה. הוא ננעל לעריכה חופשית ומתעדכן בעיקר בשתי דרכים:

1. רישום של אישור שקיבלתם מהלקוח דרך כפתור הרישום בכרטיס, לאחר הקראת משפט ההסכמה. גם בעריכה מרוכזת ובייבוא מקובץ (לבעלים וניהול) אישור נרשם רק בצמוד למשפט שהוקרא.
2. אישור ישיר שהלקוח נתן בשיחה מול הסוכן בוואטסאפ, או סימון בטופס באתר.

אם הלקוח מבקש לא לקבל פניות, המצב בכרטיס מתעדכן ל-«ביקש/ה לא לקבל הודעות ביוזמת העסק». במצב כזה, אף הודעה יזומה לא תישלח אליו מהמערכת, גם לא על ידי הסוכן.

דוגמה מעשית: מרפאת שיניים

במרפאת שיניים מוגדרות תזכורות אוטומטיות לפגישות ובקשות למילוי הצהרת בריאות. לקוח חדש בשם דני השאיר פרטים באתר אך לא סימן אישור לקבלת הודעות.

1. בבוקר לפני התור, המערכת מזהה שתזכורת הפגישה מוכנה, אך הסטטוס מציג «עוד לא אישר/ה עדכונים בוואטסאפ». ההודעה לא נשלחת ומופיעה תחת «מחכות לאישור:».
2. נציגת המרפאה מתקשרת לדני כדי לוודא את הפרטים.
3. במהלך השיחה, הנציגה פותחת את כרטיס הליד ולוחצת על הכפתור «אישר/ה הודעות בוואטסאפ».
4. על המסך נפתח טופס עם השורה «מקריאים ללקוח/ה: «…»». הנציגה מקריאה לדני את המשפט המדויק.

5. דני משיב בחיוב. הנציגה בוחרת באפשרות «בטלפון» תחת «איפה נאמר» ולוחצת על «רישום האישור».
6. המערכת מציגה את ההודעה «האישור נשמר. מעכשיו ההודעות האוטומטיות יכולות לצאת אליו/ה.». הסטטוס בכרטיס הופך ל-«אישר/ה עדכונים בוואטסאפ · סומן על ידי הצוות · <תאריך>».

מרגע זה, הודעות עתידיות — כמו תזכורת לתור ובקשת המסמכים — יישלחו לדני באופן אוטומטי.

איפה רואים את המצב בכרטיס

פותחים את «לידים» במערכתפתיחה במערכת ונכנסים לכרטיס הליד. בתצוגה רגילה הכרטיס נפתח כדף מלא, בתצוגת «פוקוס» כחלונית נגללת, ובתצוגת «מבט-על» כפאנל צדדי.

בכרטיס הליד פותחים את הקטע «הסכמות». מתחתיו מופיע הבלוק «עדכונים בוואטסאפ», שמציג אחד משלושה מצבים:

• «עוד לא אישר/ה עדכונים בוואטסאפ» — מאפשר ללחוץ על «אישר/ה הודעות בוואטסאפ» כדי להקריא את המשפט ולרשום אישור.
• «אישר/ה עדכונים בוואטסאפ» — מציג את מקור האישור ותאריך הרישום. בסימון של הצוות מופיעה השורה «אישר/ה עדכונים בוואטסאפ · סומן על ידי הצוות · <תאריך>» (הבחירה בטופס תחת «איפה נאמר» נשמרת במערכת אך מופיעה רק בטופס הרישום). מקורות אחרים מציגים ניסוח משלהם (למשל בשיחה עם הסוכן או בטופס).
• «ביקש/ה לא לקבל הודעות ביוזמת העסק» — השדה ננעל עם הכיתוב «ביקש/ה לא לקבל הודעות בוואטסאפ, ולכן אי אפשר לסמן הסכמה».

אם לליד אין מספר טלפון, המערכת תציג: «לליד הזה אין מספר טלפון, ולכן אין למי לשלוח.».

מי יכול לצפות ולרשום אישור

• תפקידים: משתמשים בתפקיד «בעלים», «ניהול» ו-«חבר צוות» שיש להם הרשאת צפייה בשיחות ומענה יכולים לראות את הבלוק ולרשום אישור. משתמשים בתפקיד «כספים» אינם מורשים לגשת לנתונים אלה. אם הוגדרה האפשרות שחברי צוות רואים רק לידים שמשויכים אליהם, הם יראו את הבלוק רק בלידים שלהם (ראו מדריך מי יכול מה בלידים).
• מסלולים: התיעוד המרוכז של ההסכמות פעיל במסלולי «התותח בוואטסאפ» («פשוט» ו-«מתקדם»). בעסקים עם מסלול «אלוף הטלפונים» בלבד שטרם חיברו מספר וואטסאפ, המערכת תציג הודעה: «אחרי שמספר הוואטסאפ של העסק יחובר למערכת, יופיעו כאן הלקוחות ומה מחכה לאישור שלהם.».

שאלות נפוצות

למה אי אפשר לסמן וי ידנית בשדה «הסכמה לוואטסאפ»?

סימון אישור בכרטיס הליד מתעד פעולה של הצוות: המשפט שהוקרא ללקוח, איפה הוא נאמר («איפה נאמר»), תאריך הרישום ומי סימן אותו. זהו אינו מסמך משפטי — הסכמה בכתב נרשמת בכפתור נפרד בפאנל איש הקשר לצד השיחה («התקבלה הסכמה בכתב»). כדי לשמור על דיוק הנתונים, שדה «הסכמה לוואטסאפ» נרשם רק בצמוד למשפט שהוקרא ולמקום שבו נאמר: דרך כפתור «רישום האישור» בכרטיס הליד (או בפאנל איש הקשר בתיבת השיחות), על ידי הסוכן בשיחה, או באמצעות תיבת סימון בטופס באתר.

מה עושים אם הלקוח סירב לקבל הודעות?

לא רושמים אישור. אם הלקוח ביקש מפורשות שלא לפנות אליו, מסמנים «ביקש/ה לא לפנות» בפאנל איש הקשר לצד השיחה ב«שיחות» (תיבת השיחות), ולא בכרטיס הליד. לאחר מכן הסטטוס ישתנה ל-«ביקש/ה לא לקבל הודעות ביוזמת העסק», ושום הודעה יזומה לא תישלח אליו. ראו עוד במדריך בסיס חוקי והסכמה לאיש קשר.

האם הסוכן יכול לבקש את האישור בעצמו?

כן. אם המתג «הסוכן שואל בשיחה» מופעל בהגדרות תחת «עדכונים בוואטסאפ», ולפחות הודעה אוטומטית אחת שדורשת אישור מופעלת בעסק, הסוכן ישאל את הלקוח ישירות במהלך השיחה בוואטסאפ. הסוכן לא ישאל לקוח שכבר ענה או סירב. כשהלקוח מאשר, הסוכן מתעד את ההסכמה בכרטיס הליד באופן אוטומטי. להרחבה ראו הסכמה אחת לעדכונים בוואטסאפ.

מה קורה אם נוסח המשפט שונה בהגדרות בזמן שהטופס היה פתוח?

אם המשפט שונה בזמן שהטופס היה פתוח, השרת יסרב לשמור את האישור ויציג את ההודעה: «הנוסח שהקראתם השתנה בינתיים. הקריאו ללקוח/ה את הנוסח המעודכן וסמנו שוב.». המסך קורא את הנוסח המעודכן בעצמו ואינו מבקש לרענן את הדף; מקריאים ללקוח את הנוסח המעודכן ומסמנים שוב.