גבייה

בקצרה

עמוד «גבייה» מרכז במקום אחד את כל מה שלקוחות חייבים לעסק ואת מה שכבר שולם. בשורה שמתחת לכותרת מופיע תיאור העמוד: «החובות הפתוחים של הלקוחות, התזכורות שיוצאות אליהם בוואטסאפ, ומה כל אחד ענה.» כאן רואים מי חייב, שולחים קישורי תשלום, עוקבים אחרי התזכורות בוואטסאפ ורואים מה הלקוחות ענו.

מה אפשר לעשות כאן

• לראות את התמונה הכוללת בכרטיסי «הגבייה במספרים»: בתצוגה «רגילה» ובתצוגת «מבט-על» מופיעים חמישה כרטיסים: «פתוח לגבייה», «באיחור», «הבטיחו לשלם», «דיווחו ששילמו» ו-«שולמו», המציגים את סכום החובות ואת כמותם בכל מצב (בתצוגת «פוקוס» מופיעים שלושה כרטיסים בלבד: «פתוח לגבייה», «באיחור» ו-«שולמו»). לחיצה על כרטיס מסננת את הרשימה, ולחיצה נוספת מחזירה את התצוגה המלאה. בתצוגת «מבט-על», לחיצה על הכרטיס «דיווחו ששילמו» פותחת את הלשונית «תשלומים לבדיקה» במקום לסנן את החובות.
• להוסיף חוב בודד או לייבא מקובץ: לוחצים על «חוב חדש», בוחרים ליד מהרשימה וממלאים סכום, או על «ייבוא מקובץ» כדי להעלות קובץ CSV או Excel עם רשימת יתרות.
• לסנן ולמיין חובות: בעזרת «סינון לפי מצב» מציגים חובות לפי הסטטוס שלהם: «פתוחים», «באיחור», «הבטיחו לשלם», «דיווחו ששילמו», «לא מסכימים», «שולמו» או «בוטלו».
• לבדוק תשלומים שמחכים לאישור: בלוח «תשלומים שמחכים לבדיקה» רואים הודעות וקבלות של לקוחות שמסרו ששילמו, ומאשרים אותן (קראו עוד במדריך תשלומים שמחכים לבדיקה).
• לנהל קישורים פתוחים: בלוח «קישורים לתשלום שמחכים» מופיעים קישורים שנשלחו ללקוחות ועוד לא שולמו. בקישור קבוע מסמנים «שולם» ידנית לאחר שהכסף מגיע לעסק.
• לשלוח תזכורות בוואטסאפ: לוח הזמנים של התזכורות אינו קבוע מראש. ב«הגדרות גבייה» קובעים כמה ימים אחרי מועד התשלום תצא התזכורת, מרווח הימים בין תזכורת לתזכורת, כמות התזכורות המרבית ושעות שקט. ברגע שהתשלום מתקבל התזכורות נעצרות (ראו בהרחבה תזכורות גבייה בוואטסאפ).
• לעדכן כרטיס חוב: לוחצים על שורת החוב כדי לפתוח את הכרטיס שלה. שם יש «סימון כשולם», «שליחת קישור לתשלום» (רק כשמחובר דף תשלום), «ביטול החוב», והשדה «הלקוח הבטיח לשלם עד» עם הכפתור «עצירת התזכורות עד אז».

מי רואה את זה

• תפקידים: העמוד מיועד לבעלי הרשאה לקריאת נתוני כספים — תפקידי «בעלים» ו-«ניהול». תפקידי «חבר צוות» ו-«כספים» אינם יכולים לפתוח את העמוד, ועבורם מוצג מסך סגור (למידע נוסף עיינו במדריך מי רואה את הכסף). ביצוע פעולות כמו הוספה, ייבוא, סימון כשולם או ביטול חוב דורש הרשאות עריכה.
• מסלולים: העמוד זמין במסלולי «פשוט», «מתקדם» ובחבילה המשולבת עם הטלפון. בעסקים עם מסלול «אלוף הטלפונים» בלבד, עמוד «גבייה» אינו מופיע.

איפה זה נמצא

תוכלו לפתוח את «גבייה» במערכתפתיחה במערכת מכל אחת משלוש תצוגות העבודה:

• בתצוגה «רגילה»: בתפריט הראשי תחת הקבוצה «העסק והצוות», מיד אחרי «הצעות מחיר».
• בתצוגה «פוקוס»: בלשונית «העסק», לוחצים על האריח «גבייה». בעמוד זה יש שתי לשוניות: «חובות» ו-«הגדרות».
• בתצוגה «מבט-על»: בוחרים «גבייה» בתפריט. מוצגת טבלה מלאה ושלוש לשוניות: «חובות», «תשלומים לבדיקה» ו-«הגדרות», לצד תגית המציינת אם «התזכורות פועלות» או «התזכורות לא פועלות».
• בטלפון נייד: לוחצים על «עוד» בתחתית המסך ובוחרים «כל העמודים» > «גבייה».

איפה מתחילים

1. מחברים דף תשלום: בלוח «דף התשלום» לוחצים על «לחיבור דף התשלום». חיבור לחשבון SUMIT מאפשר למערכת לשלוח קישור לסכום המדויק, והחוב מסומן «שולם» לבד לאחר אישור העסקה.
2. מגדירים את התזכורות: בלוח «הגדרות גבייה» בוחרים מתי תישלח כל תזכורת, מהי כמות ההודעות המרבית, ובאיזו תבנית להשתמש.
3. מוסיפים חובות:
   • לחוב בודד: לוחצים «חוב חדש», בוחרים ליד, מזינים סכום ומועד לתשלום (אם משאירים ריק, התאריך נקבע להיום).
   • לחובות מרוכזים: לוחצים «ייבוא מקובץ», בוחרים קובץ בתיבת «בחירת קובץ», בודקים בתצוגה המקדימה כמה שורות ייכנסו, ולוחצים על כפתור הייבוא.

שאלות נפוצות

מתי חוב נחשב «באיחור»?

חוב מוגדר במצב «באיחור» כאשר הסטטוס שלו הוא «פתוח» ותאריך היעד שלו עבר ביחס ליום הנוכחי.

האם תשלום דרך הקישור סוגר את החוב אוטומטית?

בחיבור לחשבון SUMIT של העסק, החוב מסומן «שולם» לבד ברגע ש-SUMIT מאשרת את התשלום, הקישור נסגר והתזכורות נעצרות. בקישור תשלום קבוע, נכנסים ללוח «קישורים לתשלום שמחכים» ולוחצים «סימון כשולם» ידנית לאחר שהכסף התקבל.

מה קורה כשהלקוח עונה להודעת התזכורת בוואטסאפ?

הסוכן מזהה את תשובת הלקוח ומעדכן את המצב במערכת:

• אם הלקוח הודיע ששילם: הסטטוס מתעדכן ל-«דיווח ששילם» ונפתחת משימה לצוות לבדוק את קבלת התשלום.
• אם הלקוח הבטיח לשלם עד תאריך מסוים (עד 90 יום): הסטטוס מתעדכן ל-«הבטיח לשלם» והתזכורות ממתינות עד ליום שאחרי התאריך.
• אם הלקוח לא מסכים עם החוב: הסטטוס הופך ל-«לא מסכים», נפתחת התראה ומשימת בירור לצוות, והתזכורות נעצרות מיד.

האם נשלחות תזכורות ללקוח שביקש לא לקבל הודעות?

לא. אם הלקוח מסומן כמי שביקש לא לקבל פניות, המערכת לא תשלח אליו תזכורות גבייה, ובשורת התזכורת יופיע הסבר על כך.

מה ההבדל בין «דיווחו ששילמו» לבין «תשלומים שמחכים לבדיקה»?

הכרטיס «דיווחו ששילמו» מונה את כל החובות שבהם הלקוח מסר ששילם (במילים או בקובץ). הלוח «תשלומים שמחכים לבדיקה» מציג רק דיווחים שנשלח בהם צילום או קבלה, וממתינים ללחיצה שלכם.