פרטי העסק למענה

בקצרה

במסך זה מגדירים את פרטי הבסיס של המענה הטלפוני: הפעלה או כיבוי של המענה לשיחות חדשות, שמירת זיכרון על מתקשרים חוזרים, אופן הגיית שם העסק, מייל ומספרים נוספים של העסק שהסוכן מוסר למתקשרים לפי בקשה.

שם העסק, תיאור הפעילות, הכתובת ואתר האינטרנט נכתבים פעם אחת במדור הידע של העסק, והמענה הטלפוני שואב אותם משם.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: בעלי תפקיד «בעלים» ו«ניהול». התפקידים «חבר צוות» ו«כספים» אינם מורשים לצפות בהגדרות המענה הטלפוני או לשנות אותן.
• מסלול: מסלול «אלוף הטלפונים» הכולל שיחות נכנסות.
• תיאור העסק: לפני הפעלת המענה יש לוודא שהוגדר ב«ידע» מה העסק עושה (דרך הידע של העסק). בעסק שכולל גם את «התותח בוואטסאפ», יש לבצע פרסום לסוכן כדי שהמענה הטלפוני יכיר את הנתונים המעודכנים.

שלב אחר שלב

כניסה ל«הפעלה והגדרות כלליות»

1. לוחצים על «הגדרות»פתיחה במערכת בתפריט (בתצוגות «רגילה» ו«מבט-על» תחת «ניהול והתאמה», ובתצוגת «פוקוס» תחת «העסק»).
2. ברשימת חלקי ההגדרות, תחת הקבוצה «המענה הטלפוני», לוחצים על «הפעלה והגדרות כלליות» (כותרת הלוח היא «הפעלת המענה»).

הפעלת המענה וזיכרון מתקשרים

1. לוחצים על המתג «המענה הטלפוני מופעל» כדי להפעיל או להשהות את קבלת השיחות.
2. כדי שהסוכן יזהה לקוחות שמתקשרים שוב מאותו מספר ויכיר את השיחות הקודמות שלהם, מפעילים את המתג «המענה זוכר מתקשרים חוזרים».
3. בסרגל שמופיע בתחתית המסך, לוחצים על «שמירת ההגדרות».

הגיית שם העסק, שפה ומייל

1. אם שם העסק כתוב באנגלית, מזינים בשדה «איך אומרים את שם העסק» את ההגייה בעברית (למשל: «וי בי אס», עד 160 תווים). אם השם בעברית, משאירים את השדה ריק.
2. מוודאים ששדה «אזור זמן» מוגדר על «ישראל · Asia/Jerusalem».
3. שדה «שפת המענה» מוצג לקריאה בלבד («עברית»).
4. כתובת דוא"ל למסירה למתקשרים:
   • בעסק קולי בלבד: מזינים את הכתובת בשדה «מייל של העסק» (עד 200 תווים).
   • בעסק הכולל גם סוכן וואטסאפ: המייל נכתב פעם אחת במדור מה הסוכן עושה בשיחה, ובמסך זה מוצג קישור «למייל העסק».
5. לוחצים על «שמירת ההגדרות».

הוספת מספרים נוספים של העסק

כאשר רוצים שהסוכן יוכל למסור למתקשרים מספרי טלפון נוספים (למשל שלוחות או סניפים):

1. תחת «מספרים נוספים של העסק», לוחצים על «הוספת מספר».
2. בתיבה הראשונה רושמים את תיאור המספר (למשל «סניף חיפה», עד 60 תווים).
3. בתיבה השנייה מזינים את המספר (7 עד 20 תווים; ספרות, סימני +, - ורווחים בלבד).
4. ניתן להוסיף עד 5 מספרים נוספים. להסרת מספר, לוחצים על סמל הפח לצד השורה.
5. לוחצים על «שמירת ההגדרות».

מה קורה אחר כך

• כשהמתג «המענה הטלפוני מופעל» פעיל, המענה עונה לשיחות נכנסות חדשות. כשהוא כבוי, שיחות חדשות אינן נענות.
• כשהמתג «המענה זוכר מתקשרים חוזרים» פועל, המענה מזהה את נושאי השיחות הקודמות ואת הפניות הפתוחות של מי שמתקשר שוב מאותו מספר. הזיכרון נשמר לתקופה שבה נשמרות השיחות (הנספרת מהשיחה הנכנסת האחרונה), ונמחק אם המתקשר מבקש מחיקת מידע.
• אופן הגיית השם מושמע בהודעה שמתנגנת כאשר המענה אינו זמין.
• כתובת המייל והמספרים הנוספים נמסרים על ידי הסוכן למתקשרים שמבקשים אותם בשיחה.

שאלות נפוצות

למה מופיעה הודעה שצריך לכתוב ב«ידע» מה העסק עושה?

המענה הטלפוני אינו יכול לפעול בלי לדעת מה תחום הפעילות של העסק. יש לעבור דרך הקישור «לפרטי העסק ב«ידע»», למלא את המידע, ובעסק שמשולב עם סוכן וואטסאפ לבצע פרסום לסוכן לפני הפעלת המענה.

איפה מעדכנים את כתובת העסק או את אתר האינטרנט?

נתונים אלה אינם מנוהלים כאן. הם נכתבים פעם אחת במדור הידע של העסק דרך הקישור «לפרטי העסק ב«ידע»», והסוכן נעזר בהם משם.

שם העסק באנגלית והסוכן הוגה אותו לא נכון. מה עושים?

ממלאים את השדה «איך אומרים את שם העסק» בכתיב עברי פונטי (לדוגמה: «וי בי אס»). השם יושמע כך בהודעה שמתנגנת כאשר המענה אינו זמין.

האם ניתן לשנות את שפת המענה בשדה «שפת המענה»?

לא. שדה זה מוגדר לקריאה בלבד ומציג «עברית». אפשרות מענה בשפה של המתקשר (אנגלית, ערבית או רוסית) מופעלת בהגדרות ידע ומענה.

לאן נעלם שדה המייל של העסק?

אם בעסק שלכם מופעל גם סוכן וואטסאפ, המייל מוגדר באופן מרוכז במדור מה הסוכן עושה בשיחה. במקום שדה הזנה, המסך יציג קישור שמעביר אתכם ישירות להגדרה זו.