היומן

בקצרה

עמוד היומן מרכז את כל הפגישות שתואמו מול הלקוחות — פגישות שהסוכן קבע בוואטסאפ ופגישות שנוספו ידנית על ידי הצוות. היומן מסונכרן מול Google Calendar של העסק. הסוכן מציע רק מועדים פנויים, קובע פגישה רק אחרי שהלקוח מאשר, וכל שינוי או ביטול נבדק ונשמר ביומן החיצוני. פגישות שהסוכן קובע בוואטסאפ זמינות במסלולים «פשוט» ו«מתקדם». בעסק עם «אלוף הטלפונים» בלבד, העמוד מציג את שיחות החזרה שהמענה הטלפוני קבע.

מה אפשר לעשות כאן

• לצפות בפגישות הקרובות: לראות את שעת הפגישה, משך הזמן, הסניף, סוג הפגישה וקישור לשיחת וידאו.
• לקבוע פגישה חדשה ידנית: פתיחת טופס לקביעת פגישה מול הלקוח (מדריך קביעת פגישה).
• לשנות מועד או לבטל: הזזת פגישה למועד חדש או ביטולה לפני ששעת הפגישה הגיעה.
• לסמן מי הגיע לפגישה: לאחר שעת הפגישה, מסמנים «הגיע» או «לא הגיע» כדי להפעיל בקשות משוב או הזמנות לתור הבא (מדריך סימון מי הגיע).
• לנהל שיחות חזרה: צפייה במועדי שיחות חזרה שתיאם המענה הטלפוני וביטול מועד לפי הצורך (מדריך שיחות חזרה).
• לגשת לכרטיס הלקוח: לחיצה על שם הלקוח פותחת את עמוד הליד המלא שלו ב-CRM (מדריך עמוד הליד).

תצוגות היומן

המערכת מתאימה את מבנה היומן לפי האפשרות שנבחרה תחת «תצוגת העבודה» («רגילה», «פוקוס» או «מבט-על»):

תצוגה רגילה

כאשר בוחרים באפשרות «רגילה» תחת «תצוגת העבודה» (תצוגה רגילה), בורר המצבים «תצוגת היומן» בראש העמוד כולל שתי אפשרויות בלבד: «פגישות» ו«הגדרות היומן». הפגישות מוצגות כרשימה המחולקת לפי ימים («היום», «מחר» והימים הבאים). פגישות מן העבר או פגישות שבוטלו מקובצות תחת הכפתור «פגישות שעברו ושבוטלו». בשורה של כל פגישה עתידית מופיעים כפתורי «שינוי מועד» ו«ביטול».

פוקוס

כאשר בוחרים באפשרות «פוקוס» תחת «תצוגת העבודה» (תצוגת פוקוס), היומן מציג סדר יום ממוקד (אג'נדה) לפי ימים. לחיצה על שורת פגישה פותחת חלונית צדדית עם פרטי הפגישה, קישור לשיחת וידאו, אפשרות חיוג מהיר אל הלקוח וכפתור מעבר אל «כרטיס הליד». מתוך החלונית הזו מבצעים «שינוי מועד» או «ביטול הפגישה».

מבט-על

כאשר בוחרים באפשרות «מבט-על» תחת «תצוגת העבודה» (תצוגת מבט-על), בורר «תצוגת היומן» מאפשר לבחור בין «שבוע», «רשימה» ו«הגדרות». במסך רחב, תצוגת «שבוע» מציגה לוח מיום ראשון עד שבת לפי שעות הפעילות של העסק:

• ימים סגורים מסומנים בתגית «סגור», ותאריכים סגורים מסומנים בתגית «סגור בתאריך הזה» (ימי חג אינם מקבלים תגית זו).
• ניתן לגרור משבצת של פגישה למועד אחר בצעדים של 15 דקות.
• לחיצה על משבצת פגישה פותחת חלונית צדדית שכוללת גם כפתורי הזזה מהירה: «+ שעה» ו«מחר באותה שעה». במסכים צרים ובטלפון נייד, ברירת המחדל של תצוגת מבט-על היא «רשימה».

שיחות חזרה מהמענה הטלפוני

בעסק עם קו טלפון מחובר, בראש עמוד היומן מופיעה שורת שיחות חזרה. השורה מציגה את מספר שיחות החזרה הקרובות ומאפשרת סינון לפי «מאושרות», «בוטלו» או «הכול». בלחיצה על «בדיקת זמינות» אפשר לבחור יום ולראות כמה מועדים פנויים נותרו למענה הטלפוני. כל שיחת חזרה מסומנת בתווית «שיחת חזרה» וכוללת קישור «לשיחה המקורית». הפעולה היחידה שניתן לבצע עליה מהיומן היא «ביטול מועד».

מי רואה את היומן ומי עורך אותו

• בעלים וניהול: רואים את כל הפגישות, קובעים ומזיזים מועדים, ומחברים את יומן Google. רק תפקידים אלה יכולים להפעיל את מתג קביעת הפגישות ולערוך שעות פעילות, חגים, סניפים וסוגי פגישות (מדריך שעות פעילות וימים מיוחדים).
• חבר צוות: רואה את הפגישות, קובע פגישות ידנית, מזיז מועדים ומסמן הגעה. לשונית «הגדרות היומן» מוצגת עבורו לקריאה בלבד עם ההודעה «את הגדרות היומן משנים «בעלים» ו«ניהול».».
• כספים: לתפקיד זה אין גישה לפגישות, ובעמוד מופיעה ההודעה «לתפקיד שלכם אין גישה לפגישות של הלקוחות.».

איפה מתחילים

1. פותחים את «יומן» במערכתפתיחה במערכת דרך קבוצת «יום העבודה» בתפריט (או מסרגל הניווט בטלפון הנייד).
2. בודקים אם מופיעה שורת מצב בראש העמוד: בתצוגה הרגילה התג «מחובר» או «לא מחובר» מוצג רק בתוך שורת מצב שמתריעה כאשר היומן אינו מחובר או שקביעת הפגישות כבויה. כשהכול מחובר ועובד, שורת המצב אינה מוצגת כלל.
3. אם היומן אינו מחובר, משתמש בתפקיד «בעלים» או «ניהול» עובר ללשונית «הגדרות היומן» כדי לחבר אותו.
4. לוחצים על «פגישה חדשה» לקביעת פגישה ידנית, או ממתינים לפגישות שיתואמו מול הלקוחות בשיחות.

שאלות נפוצות

למה הכפתורים «פגישה חדשה» או «שינוי מועד» אינם לחיצים?

הכפתורים מושבתים כאשר יומן Google אינו מחובר, או כאשר מתג קביעת הפגישות כבוי. במעבר עכבר מופיע הסבר על הסיבה. משתמש בתפקיד «בעלים» או «ניהול» יכול להפעיל אותם תחת «הגדרות היומן».

האם יש ביומן תצוגה של יום בודד?

לא. במערכת אין תצוגת יום נפרדת. בתצוגה הרגילה ובאפשרות «פוקוס» הפגישות מוצגות ברשימה יומית מסודרת («היום», «מחר» והימים הבאים). בתצוגת «מבט-על» ניתן לצפות בלוח «שבוע» מלא.

למה אי אפשר לשנות או לבטל פגישה שמועדה כבר הגיע?

פגישה ששעת ההתחלה שלה חלפה מוגדרת כפגישה שעברה. לא ניתן לשנות את המועד שלה או לבטל אותה, אלא רק לענות על השאלה «הלקוח הגיע?» וללחוץ «הגיע» או «לא הגיע».

מה קורה כאשר מבטלים פגישה?

לוחצים על «ביטול» או «ביטול הפגישה» ומאשרים בתיבת ההודעה. המערכת מעדכנת מיד את יומן Google ומציגה הודעה שהפגישה בוטלה. הפגישה תישאר תחת «פגישות שעברו ושבוטלו» עם התגית «בוטלה». לא ניתן לשחזר פגישה שבוטלה מתוך המסך הזה.

האם שינוי מועד עלול ליצור פגישות כפולות?

לא. המערכת קוראת את הפגישה הקיימת ביומן, מעדכנת את האירוע בפעולה אחת ובודקת שהשינוי נשמר בהצלחה ב-Google Calendar לפני סיום הפעולה.