הקמה עד סוכן שעונה

בקצרה

המדריך מלווה את הדרך מהקמת מערכת ועד לסוכן שעונה ללקוחות בוואטסאפ: חיבור המספר, הזנת הידע, פרסום הגרסה, בדיקה והפעלת המענה.

כל עוד המענה האוטומטי כבוי הסוכן אינו עונה ללקוחות, כך שתוכלו לבדוק הכול בנחת לפני תחילת הפעילות.

לפני שמתחילים

• מי יכול לבצע: תפקידי «בעלים» ו«ניהול» בלבד. חברי צוות אינם מורשים לפרסם, לבדוק או להפעיל את המענה.
• מסלולים: מסלולי «התותח בוואטסאפ» («פשוט» ו«מתקדם»). בעסקים עם מענה טלפוני בלבד («אלוף הטלפונים») אין פרסום ואין «בדיקת הסוכן»; מפעילים את המענה בצעד «להפעיל את המענה» ברשימת «הקמה»פתיחה במערכת (ראו רשימת ההקמה).
• מעקב: שלבי התהליך מופיעים בעמוד «הקמה»פתיחה במערכת (ראו רשימת ההקמה).

שלב אחר שלב

1. מחברים את מספר הוואטסאפ: פותחים את «הקמה»פתיחה במערכת › «חיבור מספר ה-WhatsApp של העסק» › «חיבור וואטסאפ». כשהקו פעיל, השלב מסומן אוטומטית (ראו מדריך חיבור מספר וואטסאפ).

2. מזינים את הידע ושעות הפעילות: בעמוד «ידע»פתיחה במערכת מזינים את שירותי העסק ותשובות לשאלות נפוצות. ב«יומן», תחת «מתי העסק פתוח?», מסמנים את ימי הפתיחה והשעות. כדי לפרסם נדרשים: «שם העסק», «תיאור העסק», «שם הסוכן», «מטרת הסוכן», ולפחות שירות אחד, שאלה נפוצה מאושרת או מקור ידע פעיל (ראו זהות הסוכן ועמוד הידע).

3. מפרסמים את הגרסה לסוכן: כל שינוי נשמר כטיוטה. בראש המסך לוחצים על «שינויים מחכים לפרסום» או «פרסום לסוכן». בודקים את «לפני שמפרסמים», לוחצים «פרסום לסוכן» ומאשרים. הפרסום נמשך דקה או שתיים ובזמן זה מוצג «מפרסמים לסוכן...».

4. בודקים את הסוכן: לפני הפעלת המענה, בודקים את תשובות הסוכן באחת משתי דרכים:

• בדיקה ידנית: בעמוד «בדיקת הסוכן»פתיחה במערכת כותבים הודעה ראשונה לסוכן כלקוח. ההודעות אינן נשלחות בוואטסאפ ואינן מחויבות בתשלום (ראו בדיקת הסוכן).
• בדיקה אוטומטית: פותחים את «בדיקה לפני הפעלה»פתיחה במערכת ולוחצים «להתחיל בדיקה». הסוכן עונה על 10 עד 20 שאלות נפוצות.

לשאלה שנכשלה לוחצים «לתקן: להוסיף את התשובה הנכונה» או מזינים בתיבה «התשובה הנכונה, במילים שלכם» ולוחצים «לשמור את התשובה». לאחר מספר דקות לוחצים «לבדוק שוב». מעבר דורש לפחות 80% (ראו בדיקה לפני הפעלה).

5. מפעילים את המענה האוטומטי: בעמוד «הקמה»פתיחה במערכת או בדף הבית לוחצים על «הפעלת המענה» ומאשרים «הפעלה». הסטטוס מתעדכן ל-«המענה האוטומטי מופעל».

מה קורה אחר כך

• הסוכן עונה לפניות שנכנסות למספר המחובר לפי הגרסה האחרונה שפורסמה.
• אם לקוחות כתבו כשהסוכן היה כבוי, באנר מציע לבחור בין «הסוכן יענה עכשיו» לבין «טופלו, אין צורך לענות».
• כל שינוי עתידי נשמר כטיוטה עד ללחיצה הבאה על «פרסום לסוכן».
• ניתן לכבות את המענה בכל עת דרך «הגדרות»פתיחה במערכת › «מענה והעברה לנציג» › כיבוי המתג «מענה אוטומטי».

טיפים

שאלות נפוצות

עדכנתי את הידע, למה הסוכן לא עונה לפי המידע החדש?

שינויים נשמרים כטיוטה. הסוכן ממשיך לענות לפי הגרסה הקודמת שפורסמה עד שלוחצים על «פרסום לסוכן» בראש המסך.

כמה זמן נמשך פרסום גרסה לסוכן?

בדרך כלל דקה או שתיים. במהלך הבדיקה הודעות לקוחות ממתינות ומקבלות מענה מיד בסיומה.

האם בדיקת הסוכן עולה כסף או שולחת הודעות ללקוחות?

לא. הבדיקות פנימיות במערכת, אינן נשלחות בוואטסאפ ואינן מחויבות בתשלום.

האם אפשר לכבות את המענה בלי לנתק את הוואטסאפ?

כן. נכנסים לעמוד «הגדרות» › קבוצת «הסוכן» › «מענה והעברה לנציג», ומכבים את המתג «מענה אוטומטי».

מה קורה להודעות שנכנסו כשהסוכן היה כבוי?

בהפעלת המענה בוחרים: «הסוכן יענה עכשיו» (מענה לפניות ממתינות) או «טופלו, אין צורך לענות».