השבוע הראשון: חברי צוות

בקצרה

תפקיד «חבר צוות» במערכת של «אוטומציות AI» מיועד לעבודה השוטפת מול לקוחות ולטיפול בפניות יומיומיות. חברי צוות מקבלים סביבת עבודה ממוקדת בשם «יום העבודה», הכוללת את כל הכלים לניהול שיחות, לידים, משימות, פגישות ומסמכים — ללא הגדרות מערכת מורכבות, ניהול חיובים או חשיפה לנתונים כספיים של העסק.

מה אפשר לעשות כאן

סביבת העבודה של חבר צוות מאפשרת לנהל את כל שגרת העבודה מול הלקוחות:

• ניהול שיחות ומענה לפניות: צופים בשיחות וואטסאפ שממתינות למענה אנושי, לוקחים שיחה לטיפולכם ומשיבים ללקוחות ישירות מהמערכת (ראו סקירת שיחות).
• עדכון לידים וכרטיסי לקוח: מעדכנים פרטי ליד, משנים שלב בצינור המכירה, רושמים הערות פנימיות ומתעדים שיחות טלפון (ראו סקירת לידים).
• מעקב אחר משימות אישיות: פותחים משימות חדשות, מסמנים משימות שהושלמו ומקבלים תזכורות בוואטסאפ ובטלפון כשהמועד מגיע (ראו דף המשימות).
• ניהול פגישות ותורים: צופים בלוח הפגישות של העסק, קובעים תורים חדשים ללקוחות ומזיזים מועדים בעת הצורך (ראו דף היומן).
• מעקב ביצועים בדשבורד: צופים בנתוני העבודה האישיים בלשונית «שלי», ובלחיצה על «כל העסק» רואים את תמונת המצב של כל העסק (אלא אם בעלי העסק הגבילו אתכם ללידים שלכם).
• מענה טלפוני: בעסקים שמשתמשים במענה טלפוני («אלוף הטלפונים»), צופים בשיחות שנכנסו, בהודעות ממתקשרים ובבקשות לחזרה טלפונית.
• הסתייעות בעוזר: פותחים את «העוזר» (Ctrl J) כדי לסכם שיחה, לשאול על לידים או לקבוע פגישה. פעולות חשובות מתבצעות רק לאחר לחיצה שלכם על כפתור אישור.

מי רואה את זה ומה ההרשאות

תצוגת העבודה של «חבר צוות» מותאמת במיוחד לתפקידו:

• מה פתוח בפניכם: עמודי קבוצת «יום העבודה» («בית», «דשבורד», «שיחות», «לידים», «מסמכים», «יומן», «משימות» ו«מענה טלפוני»), וכן עמודי «משתמשים והרשאות» ו«תמיכה». בעסק ללא טלפון, העמוד «מענה טלפוני» אינו פתוח ל«חבר צוות». במסלול של מענה טלפוני בלבד, העמוד «מסמכים» אינו מופיע.
• מה סגור בפניכם: הגדרות המערכת, עמוד «ידע», הגדרות הסוכן והפעלתו, קמפיינים, החנות, יומן העוזר, וכן נתונים כספיים (הצעות מחיר, חובות ותשלומים).
• פעולות מערכתיות על לידים: ייבוא וייצוא של לידים, מחיקה, מיזוג כפילויות, פעולות על לידים רבים בבת אחת ושינוי הגדרות ה-CRM שמורים לתפקידי «בעלים» ו«ניהול».

איפה מתחילים

הצעדים הראשונים לעבודה שוטפת במערכת:

1. התחברות לחשבון: נכנסים למערכת באמצעות כתובת הדוא״ל שאליה נשלחה ההזמנה.
2. בדיקת דף הבית: פותחים את עמוד «בית» וסוקרים את החלק «דורש טיפול» (או «מחכה לך» בתצוגת «פוקוס»). שם מרוכזות שיחות שממתינות למענה, משימות להיום ולידים חדשים.
3. מענה בשיחות: נכנסים לעמוד «שיחות» (המספר לצד השם בתפריט מציג כמה שיחות ממתינות לנציג) ומשיבים לפניות שלקוחות שלחו.
4. ניהול משימות ויומן: נכנסים ל-«משימות» ול-«יומן» כדי לתכנן את יום העבודה. משימה שאתם מוסיפים משויכת תחת השדה «אצל מי המשימה» לאפשרות «אצלכם».
5. התאמת תצוגת העבודה: תוכלו לבחור בין שלוש תצוגות עבודה — «רגילה», «פוקוס» ו-«מבט-על», ולסדר את התפריט האישי שלכם באמצעות «סידור התפריט» (ראו מדריך התפריט שלך).

שאלות נפוצות

האם חברי צוות יכולים לראות הצעות מחיר ותשלומים של לקוחות?

לא. המידע הכספי, כולל הצעות מחיר, חובות ותשלומים, גלוי אך ורק לבעלי תפקידי «בעלים» ו«ניהול».

האם חבר צוות יכול להפעיל את המענה האוטומטי של הסוכן או לפרסם שינויים?

לא. לחצן הפרסום אינו מופיע אצל חברי צוות, והפעלת המענה או כיבויו שמורים לתפקידי «בעלים» ו«ניהול».

מה קורה כשמוסיפים משימה חדשה?

בשדה «אצל מי המשימה» נבחרת אוטומטית האפשרות «אצלכם». כשיגיע מועד המשימה, תקבלו התראה אישית בוואטסאפ ובטלפון.

כמה משתמשים אפשר להגדיר בעסק?

מספר המשתמשים תלוי במסלול של העסק: 3 משתמשים במסלול «פשוט», ו-6 משתמשים במסלול «מתקדם».