מה הסוכן רואה וממלא

בקצרה

כאן רואים בבת אחת מה הסוכן יודע על כל לקוח ומה הוא רושם בעצמו בכרטיס הליד. לכל שדה אפשר לבחור אם הסוכן ישאל וימלא אותו בשיחה, יקרא אותו מבלי לשנות, או לא יראה אותו כלל. שדה «מוסתר» לא מגיע לשום סוכן בשום דרך — לא בשיחה, לא בסיכום ולא בשיחת טלפון.

לפני שמתחילים

• מי יכול: «בעלים» ו«ניהול». משתמשים בתפקיד «חבר צוות» רואים את המסך במצב קריאה בלבד עם ההודעה «רק «בעלים» ו«ניהול» משנים כאן. אתם רואים את מה שנקבע, כדי לדעת מה הסוכן עושה.».
• איפה נכנסים: «הגדרות CRM ולידים»פתיחה במערכת בלשונית «מה הסוכן רואה וממלא».
  • בתצוגה «רגילה»: תפריט צד «ניהול והתאמה» › «הגדרות» › «CRM ולידים».
  • בתצוגה «פוקוס»: «העסק» › «הגדרות» › «CRM ולידים».
  • בטלפון הנייד: תחת «עוד» › «הגדרות» › «CRM ולידים».
• מומלץ לקרוא קודם את המדריך הסוכן מכיר את הלקוח.

שלב אחר שלב

המסך מחלק את כל שדות הליד לשלוש רשימות: «ממלא» («הסוכן שואל וממלא בשיחה, במילים של הלקוח»), «קורא» («הסוכן רואה את הערך ולא משנה אותו») ו«מוסתר» («הסוכן לא רואה את השדה»).

העברת שדה למוסתר

1. פותחים את הלשונית «מה הסוכן רואה וממלא» בהגדרות «CRM ולידים».
2. מאתרים את השדה ברשימה «ממלא» או ברשימה «קורא».
3. לוחצים על הכפתור «למוסתר» בשורת השדה.
4. השדה עובר לרשימה «מוסתר», והמערכת מציגה הודעה: «נשמר — הסוכן יעבוד כך מהגרסה הבאה».

מתן הרשאה לסוכן למלא שדה

1. מאתרים שדה שנמצא כרגע ברשימה «קורא» או «מוסתר».
2. לוחצים על הכפתור «לממלא» בשורת השדה.
3. אם הסוכן ניסה לעדכן את השדה בשיחות קודמות, תופיע לצד השדה הערה כמו «ניסה 3 פעמים ב-30 יום» לצד כפתור «לאפשר?». לחיצה עליו תעביר את השדה ישירות לרשימה «ממלא».

בחירת הגדרות לפי סוכן ספציפי

אם בחשבון שלכם יש שני סוכני וואטסאפ ומעלה (הסוכן הראשי וסוכן נוסף במסלול «מתקדם»), מופיע בראש המסך בורר «לאיזה סוכן» (סוכן טלפוני אינו נכלל בבורר זה).

1. בוחרים בבורר את הסוכן הרצוי במקום «כל הסוכנים».
2. משנים את מצב השדה בעזרת הכפתורים «לממלא», «לקורא» או «למוסתר».
3. שדה שהותאם אישית יציג את הכיתוב «רק לסוכן הזה». כדי לחזור להגדרה הרגילה, לוחצים «כמו כל הסוכנים».

בחירת מידע נוסף שהסוכן רואה על הלקוח

מתחת לרשימות השדות מופיע הסעיף «עוד מה שהסוכן רואה על הלקוח».

1. גוללים לסעיף «עוד מה שהסוכן רואה על הלקוח».
2. מפעילים או מכבים את המתגים לפי הצורך: «מאיפה הגיע», «תגיות», «מי מטפל», «פגישות», «משימה פתוחה», «תוצאות השיחות», «הערות לסוכן», «תשובות לשאלות הסינון», «הזמנות», «מסמכים», «סיכום השיחות הקודמות» ו«הצעת מחיר ותשלום». כל המתגים מופעלים כברירת מחדל, מלבד «הצעת מחיר ותשלום» שמכובה כברירת מחדל.
3. גם את המתגים האלה ניתן להגדיר לכל סוכן בנפרד כאשר מוגדרים כמה סוכנים.

הגדרת תצוגת הלידים לצוות

בסעיף «הצוות» שבתחתית העמוד אפשר לקבוע שני כללים נוספים:

• «אנשי צוות רואים רק את הלידים שלהם» — מאפשר לחבר צוות לראות רק ליד ששויך אליו או שהשיחה שלו מנוהלת אצלו.
• «כל שיחה חדשה נרשמת כליד» — פותח כרטיס ליד לכל שיחה נכנסת, גם כשהסוכן עדיין לא אסף פרטים.

מה קורה אחר כך

• בעת שינוי הרשאות המילוי של הסוכן, המערכת שומרת את השינוי בגרסת טיוטה («נשמר — הסוכן יעבוד כך מהגרסה הבאה»). השינוי נכנס לפעולה בשיחות לאחר פרסום הסוכן.
• כשסוכן ממלא שדה בשיחה, מופיע סימון בכרטיס הליד שהשדה עודכן על ידו. את יומן הפעולות רואים במסך מה הסוכן עדכן.
• הסוכן לעולם אינו דורס ערך שאדם הזין — הוא מציע ערך חדש, ואתם מאשרים או דוחים אותו במסך העדכונים.
• כדי לראות את כל המידע שהסוכן יודע על ליד מסוים מתוך הכרטיס שלו, קראו את המדריך מה הסוכן כתב בכרטיס.

שאלות נפוצות

האם שדה מוסתר יכול להיחשף לסוכן אי פעם?

לא. שדה שמוגדר «מוסתר» לא מגיע לשום סוכן בשום דרך — לא בשיחת וואטסאפ, לא בסיכום שיחה ולא במענה של אלוף הטלפונים.

האם הסוכן יכול לשנות את מספר הטלפון של הלקוח?

לא. מספר הטלפון משמש כמזהה הלקוח במערכת, ולכן השדה נעול לקריאה בלבד והסוכן אינו מורשה לשנות אותו.

האם הסוכן רואה את ההערות הפנימיות שנכתבו על הליד?

לא. הערות פנימיות לא מגיעות לסוכן, אלא אם סימנתם בהערה במפורש «גם הסוכן יקרא».

מדוע הכפתור «למוסתר» מנוטרל לצד שדה מסוים?

שדה שמקושר לשאלת סינון או לפרט במסמך שהסוכן קורא אינו יכול להיות מוסתר. יש לנתק תחילה את הקישור לשאלת הסינון או למסמך, ורק לאחר מכן ניתן יהיה להסתיר את השדה.

מתי הסוכן מתחיל לפעול לפי ההגדרות החדשות?

העדכון נשמר מיד במערכת, והסוכן יפעל לפיו בשיחות החל מהגרסה הבאה, לאחר שתבצעו פרסום הסוכן.